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Automatisierung im Mittelstand. Aus der Praxis erklärt.
Wo im Büro Zeit verloren geht, wann eine Tabelle zum Risiko wird und womit man sinnvoll anfängt. Jeder Beitrag mit unserer Einordnung, konkreten Schritten und den Quellen zum Nachlesen.
Neu · Einstieg
Fragen vor dem Start: Die Prüfliste für Automatisierung, Anbindung und eigene Software
Was ein Betrieb vor Automatisierung, Anbindung oder eigener Software klären sollte: eine Prüfliste zu Ablauf, Daten, Team, Betrieb und Entscheidung.
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Neue Abläufe einführen: Vom Fahrplan bis zur Routine im Team
Sechs Phasen von der Prozessaufnahme bis zu verbundenen Systemen, feste Entscheidungspunkte und eine Begleitung, die das Team bei neuen Abläufen mitnimmt.
Typische Fehler bei der Digitalisierung: Woran Vorhaben im Mittelstand scheitern und wie Sie vorbeugen
Digitalisierung scheitert selten an der Technik. Welche Fehler sich im Mittelstand wiederholen und wie Sie Ablauf, Daten und Team darauf vorbereiten.
Erfolg messen: Woran Sie sehen, ob sich eine Automatisierung lohnt
Welche Zahlen vor und nach einer Automatisierung zählen, wie Sie Kosten und Nutzen rechnen und was sich im Alltag ändert, auch ohne Euro-Betrag.
Schnittstellen verstehen: Wie Daten zwischen Ihren Programmen fließen
Wie Schnittstellen Daten zwischen Programmen übersetzen, wann Echtzeit nötig ist, was die E-Rechnung ändert und wie Verbindungen zuverlässig bleiben.
Stammdaten bereinigen: Woher Dubletten kommen und wie Daten sauber ins neue System umziehen
Woher doppelte Kunden kommen, wie Sie Datenqualität messen und warum die Bereinigung vor jede Verbindung und jeden Systemwechsel gehört.
Datenschutz und Sicherheit in automatisierten Abläufen: Rechte, Protokolle, Zugangsdaten und Datenhoheit
Was gilt für Schnittstellen, Abläufe und eigene Software? Rechte nach Aufgabe, Protokolle, geschützte Zugangsdaten und Datenhoheit nach Maßstäben des BSI.
KI in Fachsystemen: Was sie in ERP, Dokumentenmanagement, Buchhaltung und Portalen leistet
Wo KI in ERP, Dokumentenmanagement, Buchhaltung, Portalen und Berichten hilft, was beim Menschen bleibt und warum verbundene Daten zuerst kommen.
Eigene Software planen: Von den ersten Wünschen bis zur laufenden Pflege
Wann sich eine eigene Anwendung lohnt, wie aus Wünschen Anforderungen werden, warum Prototyp und Etappen helfen und was mit bestehender Software passiert.
Rechnungseingang automatisieren: Wo im Büro die meiste Zeit verloren geht
Abtippen ist selten das größte Problem. Wo eine Rechnung im Büro wirklich Zeit kostet, was Software übernimmt und wo weiter ein Mensch entscheidet.
Wenn die Excel-Datei zum Kernsystem wird: acht Warnzeichen und was dann hilft
Fast jeder Betrieb hat eine Excel-Datei, ohne die nichts läuft. Woran Sie erkennen, dass sie zum Risiko wird, und welche drei Wege es dann gibt.
Medienbruch: Was doppelte Erfassung Ihren Betrieb im Jahr kostet
Ein Medienbruch kostet selten viel auf einmal, aber jeden Tag. Mit drei Zahlen schätzen Sie den Aufwand und finden die Stellen, an denen er entsteht.
Der erste Ablauf: Was sich zuerst zu automatisieren lohnt
Vier Merkmale eines guten ersten Ablaufs, typische Kandidaten und was Sie besser später angehen. Mit Zahlen zum Stand im Mittelstand.
Arbeitszeiterfassung: Was der Entwurf zum Arbeitszeitgesetz verlangt und wie Betriebe sich vorbereiten
Erfassen müssen Arbeitgeber schon heute. Der Entwurf vom Juni 2026 regelt das Wie: elektronisch, am selben Tag, mit Fristen nach Betriebsgröße.
E-Rechnung ausstellen ab 2027: So erzeugen Sie Ausgangsrechnungen automatisch und richtig
Ab 2027 oder 2028 müssen Sie E-Rechnungen ausstellen. Was das BMF-Schreiben vom Oktober 2025 verlangt und wie der Ablauf aus der Warenwirtschaft gelingt.
Belege ans Steuerbüro: Digital statt Pendelordner
Der Pendelordner am Monatsende kostet beide Seiten Zeit. Welche digitalen Wege es zum Steuerbüro gibt und wie Belege automatisch dort ankommen.
Wenn die Babyboomer gehen: Wie Betriebe ihr Prozesswissen sichern
Bis 2040 erreichen 13,3 Millionen Erwerbspersonen das Rentenalter. Wie Sie das Wissen über Abläufe festhalten, bevor es mit in Rente geht.
Acht statt zehn Jahre: Aufbewahrungsfristen und revisionssichere Ablage richtig umsetzen
Buchungsbelege müssen seit 2025 nur noch acht Jahre aufbewahrt werden. Was für welche Unterlagen gilt und wie eine Ablage Fristen von selbst einhält.
KI im Büro: Wo sie bei Mails und Belegen hilft und was die KI-Verordnung verlangt
KI liest Mails und Belege, der Mensch entscheidet. Wo sie im Büro hilft, was Artikel 4 der KI-Verordnung seit 2025 verlangt und was sich 2026 geändert hat.
Individualsoftware beauftragen: Wem gehört der Quellcode?
Bezahlt heißt nicht automatisch besessen. Was das Urheberrecht bei beauftragter Software regelt und was im Vertrag stehen sollte, damit Sie unabhängig bleiben.
Und was heißt das für Ihren Betrieb?
In dreißig Minuten gehen wir einen Ablauf aus Ihrem Alltag durch und sagen Ihnen offen, ob sich ein nächster Schritt lohnt.