Rechnungseingang:Belege, die sich selbst zuordnen

Eine Rechnung kommt per Mail. Heute öffnet jemand das PDF und tippt Betrag und Lieferant ab. Danach sucht die Person die passende Bestellung und legt den Vorgang zur Freigabe vor. Am Ende reicht sie ihn an die Buchhaltung weiter. Jeder dieser Schritte lässt sich automatisieren.

Bei einem automatisierten Rechnungseingang übernimmt Software diese Routine. Sie sammelt Rechnungen aus Postfach und Portalen ein. Sie liest die Angaben aus und gleicht sie mit Bestellung und Lieferschein ab. Unauffällige Rechnungen laufen weiter zur Buchhaltung.

Ein Mensch kommt nur dort ins Spiel, wo wirklich etwas zu entscheiden ist. Das gilt bei Abweichungen, bei Rechnungen ohne Bestellung oder ab einem festgelegten Betrag. So bleibt jede Buchung geprüft und gleichzeitig verschwindet der größte Teil der Handarbeit.

Rechnungen kommen heute auf vielen Wegen. Ein Teil kommt als E-Rechnung im XML-Format. Ein anderer Teil kommt noch als PDF per Mail. Manche Lieferanten schicken weiterhin Papier. Dazu kommen Rechnungen, die in Portalen bereitstehen.

Ein guter Rechnungseingang führt alle Wege in einem gemeinsamen Ablauf zusammen. Papier wird gescannt. PDFs werden aus dem Postfach geholt. E-Rechnungen werden direkt übernommen und danach durchlaufen alle Rechnungen dieselben Schritte.

So entsteht kein zweiter Prozess nur für E-Rechnungen. Ihr Team arbeitet mit einer Oberfläche. Der Anteil der E-Rechnungen kann dabei mit der Zeit wachsen, ohne dass sich am Ablauf etwas ändert.

Der wichtigste Schritt nach dem Auslesen ist der Abgleich. Die Rechnung wird mit der Bestellung und dem Lieferschein verglichen. Fachleute sprechen von einem dreifachen Abgleich. Stimmen Lieferant, Mengen und Preise überein, ist die Rechnung unauffällig.

Abweichungen werden markiert. Eine Rechnung mit höherem Einzelpreis geht an den Einkauf. Eine Rechnung über mehr Ware als geliefert geht an das Lager. Wer prüft, sieht sofort die Stelle der Abweichung und die passenden Belege daneben.

Gerade hier liegt oft der größte Gewinn. In vielen Betrieben kostet das Suchen der passenden Lieferscheine mehr Zeit als das Abtippen. Ein automatischer Abgleich beendet diese Suche.

Abtippen ist anstrengender, als es aussieht. Zahlen müssen genau übertragen werden. Positionen dürfen nicht fehlen. Und das alles oft unter Zeitdruck.

Ein automatisierter Rechnungseingang überträgt die Daten jedes Mal gleich. Unsichere Stellen werden markiert statt geraten. Das entlastet Ihr Team und sorgt für verlässlichere Zahlen in der Buchhaltung.