Prozessaufnahme:Erst verstehen, dann verändern

Eine Prozessaufnahme ist eine strukturierte Bestandsaufnahme Ihrer Arbeitsabläufe. Sie zeigt, wie ein Vorgang tatsächlich durch Ihren Betrieb läuft, wer daran beteiligt ist und welche Programme dabei genutzt werden.

Im Unterschied zu einer reinen Befragung beobachten wir den Ablauf an einem laufenden Auftrag. So entsteht ein Bild, das dem Alltag entspricht und nicht nur der Beschreibung, wie es eigentlich sein sollte. Genau diese Unterschiede zwischen Plan und Alltag sind oft die interessantesten Stellen.

Die Prozessaufnahme ist der zweite Schritt auf unserem Weg und baut auf dem Automatisierungscheck auf. Ihre Ergebnisse bilden die Grundlage für die Potenzialanalyse.

Die beiden Begriffe werden oft gleichbedeutend verwendet. Bei uns meint die Prozessaufnahme den Blick auf den Ist-Zustand, also wie ein Ablauf heute tatsächlich läuft.

Die Bewertung folgt im nächsten Schritt, der Potenzialanalyse. Dort werden die gefundenen Ansatzpunkte nach Aufwand und Nutzen geordnet. Diese Trennung sorgt dafür, dass zuerst verstanden und erst danach bewertet wird.

Jeder Betrieb arbeitet anders. Eine Lösung passt nur, wenn sie zu Ihren Abläufen passt. Deshalb verschaffen wir uns zuerst ein Bild davon, wie Informationen bei Ihnen fließen, bevor wir über Werkzeuge sprechen.

Dabei sprechen wir nicht nur mit der Geschäftsführung, sondern auch mit den Menschen, die die Abläufe täglich erleben. Sie wissen oft am genauesten, wo es hakt. Ihre Erfahrung macht die Ergebnisse belastbar.

Die Geschäftsführung ist zu Beginn und am Ende dabei. Dazwischen sprechen wir mit ausgewählten Personen, die den Ablauf täglich begleiten, etwa aus Büro, Vertrieb, Einkauf oder Lager.

Welche Personen das sind, legen wir vorab gemeinsam fest. So bleibt der Aufwand für Ihren Betrieb überschaubar und der Alltag läuft weiter.

Vorab stimmen wir uns kurz mit Ihrer Ansprechperson ab, damit alle Beteiligten wissen, worum es geht und was sie erwartet.

Ein Medienbruch ist die Stelle, an der eine Information ihr Format wechselt und ein Mensch sie neu erfassen muss. Ein typisches Beispiel ist eine Anfrage per Mail, deren Angaben anschließend von Hand in die Warenwirtschaft übertragen werden.

Jeder Medienbruch kostet Zeit für das Übertragen, birgt das Risiko von Tippfehlern und verursacht Wartezeit zwischen zwei Schritten. Wer die Medienbrüche eines Ablaufs kennt, kennt auch seine wichtigsten Ansatzpunkte.

Viele Medienbrüche sind so selbstverständlich geworden, dass sie im Alltag kaum noch auffallen. Gerade deshalb hilft der genaue Blick.