Automatisierung

E-Rechnung einführen:Aus der Pflicht einen Vorteil machen

Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft elektronische Rechnungen empfangen können, ab 2027 oder 2028 auch ausstellen. Wer die Umstellung nutzt, gewinnt mehr als die erfüllte Pflicht, denn E-Rechnungen lassen sich ohne Abtippen direkt weiterverarbeiten und aus der Warenwirtschaft heraus erzeugen.

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Kurz gesagt

Der Empfang ist seit 2025 Pflicht.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen.
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zum Ausstellen für alle Unternehmen im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen.
Ein reines PDF ist keine E-Rechnung.
Wer die Daten der E-Rechnung direkt weiterverarbeitet, spart Abtippen und Fehler.

Was ist eine E-Rechnung? Ein PDF per Mail reicht nicht.

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die per Mail kommt. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Sie muss die europäische Norm EN 16931 erfüllen (Quelle: IHK Fulda, E-Rechnung). In Deutschland sind dafür vor allem zwei Formate verbreitet. Die XRechnung besteht nur aus Daten. ZUGFeRD verbindet eine lesbare Ansicht mit eingebetteten Daten.

Ein PDF per Mail gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung (Quelle: IHK Südlicher Oberrhein, E-Rechnung). Es ist eine sonstige Rechnung und der Unterschied ist für Ihren Ablauf entscheidend. Bei einem PDF muss Text erkannt und gedeutet werden. Bei einer E-Rechnung liegen Lieferant, Betrag und Positionen bereits als Daten vor.

Genau darin liegt der eigentliche Gewinn. Eine E-Rechnung lässt sich ohne Abtippen weiterverarbeiten. Sie kann direkt mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen werden. Die Pflicht wird so zur Gelegenheit, den ganzen Rechnungsweg zu vereinfachen.

PDF per Mail oder E-Rechnung

	PDF per Mail	E-Rechnung
Strukturiertes Format nach EN 16931
Gilt als elektronische Rechnung
Text muss erkannt und gedeutet werden
Lieferant, Betrag und Positionen als Daten
Weiterverarbeiten ohne Abtippen

Verbreitet in Deutschland: XRechnung und ZUGFeRD

Die Termine auf einen Blick

Was wann gilt. Für das Ausstellen entscheidet der Umsatz im Vorjahr.

Seit 1. Januar 2025
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gilt noch eine Übergangsfrist.
Bis 31. Dezember 2026
Alle Unternehmen dürfen noch sonstige Rechnungen ausstellen, etwa auf Papier oder als PDF (Quelle: IHK Ostthüringen, Übergangsregelung E-Rechnung).
Ab 1. Januar 2027
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen verwenden.
Ab 1. Januar 2028
Alle Unternehmen müssen die Anforderungen an E-Rechnungen vollständig umsetzen.

Was die Termine für Ihren Betrieb bedeuten Empfang gilt, Ausstellen nach Umsatz.

Die Pflicht zum Empfang gilt bereits. Lieferanten dürfen Ihnen also schon heute E-Rechnungen schicken. Sie müssen diese annehmen und verarbeiten können. Viele Betriebe merken das erst, wenn die erste XRechnung im Postfach liegt und sich nicht wie gewohnt öffnen lässt.

Beim Ausstellen kommt es auf den Umsatz an. Lag er im Jahr 2026 über 800.000 Euro, beginnt die Pflicht am 1. Januar 2027. Für kleinere Betriebe beginnt sie ein Jahr später. Bis dahin muss Ihre Warenwirtschaft oder Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen erzeugen können.

Die Übergangsfristen betreffen nur das Ausstellen von Rechnungen. Für den Empfang gibt es keinen Aufschub. Wer heute beginnt, hat für die Umstellung des Ausstellens noch etwas Zeit. Für den Empfang besteht dagegen schon jetzt Handlungsbedarf.

Konkret empfehlen wir drei Schritte. Zuerst prüfen Sie, ob eingehende E-Rechnungen heute lesbar ankommen und weiterverarbeitet werden. Danach klären Sie mit Ihrem Steuerbüro, ob Ihr Umsatz 2026 über der Grenze liegt. Zum Schluss fragen Sie beim Hersteller Ihres Rechnungsprogramms nach, ab wann es E-Rechnungen erzeugt.

Ausnahmen von der Pflicht Kleinbeträge und Privatkunden.

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Dasselbe gilt für Fahrausweise.

Die Pflicht betrifft Geschäfte zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkundinnen und Privatkunden fallen nicht darunter. Auch Verfahren für den elektronischen Datenaustausch, kurz EDI, bleiben unter bestimmten Bedingungen möglich.

Ob eine Ausnahme für Ihren Betrieb greift, klären Sie im Einzelfall mit Ihrem Steuerbüro. Wir sorgen dafür, dass Ihre Abläufe beide Wege zuverlässig beherrschen.

Für Ihren Ablauf heißt das vor allem eines. Auch nach 2028 werden einzelne Rechnungen noch auf Papier oder als PDF ankommen. Ein guter Rechnungseingang bleibt deshalb für alle Wege offen. Er behandelt E-Rechnungen bevorzugt und verarbeitet den Rest im selben Ablauf mit.

Empfangen, lesen und prüfen

Für den Empfang braucht es zuerst einen festen Eingangsweg. Meist ist das ein eigenes Postfach für Rechnungen. Lieferanten schicken ihre E-Rechnungen dorthin. Von dort aus werden sie automatisch abgeholt.

Eine XRechnung besteht aus Daten und nicht aus einem Seitenbild. Wer sie öffnet, sieht zunächst nur Text mit Auszeichnungen. Für Menschen braucht es deshalb eine lesbare Darstellung. Gute Lösungen zeigen die Rechnung übersichtlich an, mit allen Positionen und Beträgen.

Dazu kommt eine Prüfung. Sind alle Pflichtangaben vorhanden? Stimmt das Format? Fehlerhafte Rechnungen werden markiert und können sofort an den Lieferanten zurückgehen. So fallen Probleme auf, bevor die Rechnung in der Buchhaltung landet.

So bleibt der Empfang auch bei vielen Lieferanten übersichtlich und nachvollziehbar. Ob Postfach, Archiv und Sicherung für die Pflicht bereitstehen, prüft MintCode IT im E-Rechnung-IT-Check. Die einzelnen Punkte stehen in der IT-Checkliste zur E-Rechnung-Pflicht.

Verarbeiten ohne Abtippen Keine Texterkennung, keine Lesefehler.

Erst bei der Verarbeitung zeigt die E-Rechnung ihren vollen Nutzen. Ihre Daten fließen direkt in den Rechnungseingang. Dort werden sie mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen. Unauffällige Rechnungen laufen nach Regel weiter. Abweichungen gehen an die zuständige Person.

Texterkennung ist dafür nicht nötig. Lesefehler bei Beträgen oder Rechnungsnummern gibt es nicht. Das macht E-Rechnungen zum zuverlässigsten Weg in einen automatisierten Rechnungseingang. Mehr dazu auf der Seite zum Rechnungseingang.

Viele Betriebe empfangen in der Übergangszeit beides. Ein Teil kommt als E-Rechnung, ein anderer als PDF oder auf Papier. Ein guter Ablauf verarbeitet alle Wege gemeinsam und so entsteht kein zweiter Prozess nur für E-Rechnungen.

E-Rechnung und Rechnungseingang
zusammen denken Nur die Pflicht bringt wenig.

Viele Betriebe lösen zuerst nur die Pflicht. Sie richten einen Empfang ein und drucken die Rechnungen danach aus. Damit ist die Vorgabe erfüllt. Gewonnen ist aber wenig.

Mehr bringt ein durchgehender Weg. Die E-Rechnung kommt im Postfach an und wird automatisch abgeholt. Ihre Daten werden mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen. Unauffällige Rechnungen gehen zur Buchhaltung, Abweichungen zur Prüfung. Am Ende liegt die Rechnung revisionssicher am Vorgang.

Dieser Weg lässt sich Schritt für Schritt aufbauen. Erst der Empfang, dann der Abgleich, dann die Übergabe. Jeder Schritt bringt für sich schon Entlastung.

Selbst E-Rechnungen ausstellen

Ab 2027 oder 2028 müssen Sie selbst E-Rechnungen ausstellen. Je nach Umsatz gilt der frühere oder der spätere Termin. Die Rechnung muss dann in einem Format nach EN 16931 erzeugt werden.

Viele Warenwirtschafts- und Rechnungsprogramme können das bereits oder mit einem Update. Wichtig ist eine Prüfung vorab. Erzeugt Ihr Programm gültige E-Rechnungen? Sind Ihre Stammdaten vollständig? Fehlende Angaben bei Kunden fallen sonst erst beim ersten Versand auf.

Auch der Versandweg will geklärt sein. Manche Kunden wünschen die E-Rechnung per Mail, andere über ein Portal. Wir helfen, diese Wege einzurichten und mit Ihren Programmen zu verbinden.

Ein Sonderfall sind Rechnungen an Behörden. Öffentliche Auftraggeber verlangen E-Rechnungen schon länger. Dort braucht es zusätzlich eine Leitweg-ID, die der Auftraggeber vorgibt. Wer bereits Behörden beliefert, hat damit oft schon erste Erfahrungen gesammelt.

Aufbewahrung nach den GoBD Die XML-Datei genügt.

Auch für die Aufbewahrung gibt es klare Regeln und nach den GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 genügt bei einer E-Rechnung die strukturierte XML-Datei (Quelle: ZDH, aktualisierte GoBD). Ein zusätzliches PDF ist nur bei abweichenden oder zusätzlichen steuerlich relevanten Angaben nötig.

Der strukturierte Datensatz muss revisionssicher und unverändert gespeichert werden (Quelle: IHK Köln, BMF-Schreiben zur E-Rechnung). Eine Ablage im normalen Dateiordner reicht dafür nicht. Deshalb planen wir die Archivierung von Anfang an mit. Mehr dazu beim Dokumentenmanagement.

Wo verliert Ihr Betrieb heute Zeit?

In dreißig Minuten per Video finden wir es gemeinsam heraus. Kostenfrei und ohne Vorbereitung.

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Woran Sie erkennen, dass Handlungsbedarf besteht

Diese Anzeichen sprechen dafür, jetzt aktiv zu werden.

XRechnungen lassen sich bei Ihnen nicht öffnen.
E-Rechnungen werden ausgedruckt und abgetippt.
Ihr Rechnungsprogramm kann noch keine E-Rechnungen erzeugen.
Niemand weiß, ob Ihr Umsatz 2026 über 800.000 Euro liegt.
Rechnungen landen in persönlichen Postfächern.
E-Rechnungen werden als einfache Dateien abgelegt.

Fragen an Ihre Programme und Ihr Steuerbüro

Diese Fragen helfen bei der Vorbereitung.

Kann unser Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen?
Gibt es ein festes Postfach für eingehende Rechnungen?
Wie werden E-Rechnungen heute lesbar dargestellt?
Wo werden sie revisionssicher abgelegt?
Ab wann gilt für uns die Pflicht zum Ausstellen?
Wie übergeben wir die Daten an die Buchhaltung?

Was die Umstellung kostet und bringt

Der Aufwand hängt davon ab, wie weit Ihre Programme schon sind. Manchmal genügt ein Update und ein sauber eingerichteter Eingangsweg. Manchmal braucht es eine Verbindung zwischen mehreren Programmen.

Dem stehen weniger Abtippen, weniger Fehler und ein schnellerer Rechnungsweg gegenüber. Die Pflicht wird so zum Anlass für eine echte Verbesserung.

Beispiel: Ein Großhandel vor dem Stichtag 2027

Großhandel, rund 35 Mitarbeitende

Ausgangslage: Der Umsatz lag 2026 über 800.000 Euro. Eingehende Rechnungen kommen als PDF und vereinzelt als XRechnung. Die XRechnungen werden ausgedruckt. Ausgangsrechnungen verschickt die Warenwirtschaft als PDF.
Was sich zeigt: Ab dem 1. Januar 2027 muss der Betrieb E-Rechnungen ausstellen. Gleichzeitig kosten die ausgedruckten XRechnungen schon heute Zeit.
Möglicher erster Schritt: Zuerst wird der Empfang gelöst. E-Rechnungen werden lesbar dargestellt und direkt in den Rechnungseingang übernommen. Danach folgt die Umstellung der Ausgangsrechnungen in der Warenwirtschaft.

Illustratives Szenario auf Basis typischer Abläufe im Mittelstand.

Was dazugehört

Was nach dem Empfang passiert, beschreibt die Seite zum Rechnungseingang. Die Archivierung im Original gehört zum Dokumentenmanagement. Die Weitergabe an die Buchhaltung beschreibt die DATEV-Anbindung. Wie weit Ihre Programme sind, klären wir im Automatisierungscheck.

Was Sie danach in der Hand haben

Zur Umstellung gehört eine saubere Übergabe.

Einen festen Eingangsweg für E-Rechnungen
Eine lesbare Darstellung mit Prüfung
Die direkte Übernahme in den Rechnungseingang
Eine revisionssichere Ablage
Einen Plan für das eigene Ausstellen

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FAQ

Häufige Fragen.Kurze Antworten zuerst.

Die Pflicht zum Empfang gilt seit dem 1. Januar 2025. Das Ausstellen wird ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Pflicht und ab 2028 für alle.

Nein. Als E-Rechnung gilt nur ein strukturiertes Format nach EN 16931. Ein reines PDF ist eine sonstige Rechnung.

Beim Ausstellen und in der Buchhaltung unterstützt er Sie oft bereits. Offen bleibt meist der Eingang, also wer eingehende E-Rechnungen einliest und den richtigen Aufträgen zuordnet.

Nein. Wir unterstützen Sie bei der technischen Umsetzung. Steuerliche Fragen klären Sie bitte mit Ihrem Steuerbüro.

Maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres. Für 2027 zählt also der Umsatz des Jahres 2026.

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