Automatisierung

Angebotsverfolgung:Wer schneller nachfasst, gewinnt

Ein gutes Angebot verdient eine gute Nachverfolgung. Eine automatische Angebotsverfolgung erinnert zum richtigen Zeitpunkt, hält den Stand für alle sichtbar und sorgt so dafür, dass kein Angebot im Tagesgeschäft untergeht.

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Kurz gesagt

Kein Angebot gerät in Vergessenheit.

Eine automatische Angebotsverfolgung erinnert zum richtigen Zeitpunkt an offene Angebote.

Alle offenen Angebote stehen in einer gemeinsamen Übersicht.
Die Frist zum Nachfassen legen Sie selbst fest.
Oft genügt die Verbindung mit Ihrer vorhandenen Warenwirtschaft.
Die Übersicht zeigt Vorgänge und keine Personen.

Was ist Angebotsverfolgung? Erfassen, erinnern, nachfassen.

Ein Angebot ist verschickt und danach passiert oft lange nichts. Der Kunde prüft, vergleicht oder vergisst. Auf Ihrer Seite hängt das Nachfassen am Gedächtnis einzelner Kolleginnen und Kollegen. In vollen Wochen geht es leicht unter.

Eine Angebotsverfolgung ändert das und jedes verschickte Angebot wird automatisch erfasst. Ohne Antwort bis zu einer festgelegten Frist entsteht eine Erinnerung. Die zuständige Person sieht sofort den passenden Kunden für einen Anruf.

Technisch ist die Angebotsverfolgung ein überschaubarer automatisierter Ablauf. Ihre Wirkung reicht aber weiter. Sie betrifft direkt Ihre Aufträge.

Für den Kunden ändert sich dabei wenig und er erhält kein automatisches Schreiben. Er bekommt nur zur richtigen Zeit einen Anruf oder eine persönliche Mail. Genau das erwarten viele Kunden von einem aufmerksamen Lieferanten.

Mehr als eine Zeitersparnis Oft gewinnt die schnellste Antwort.

Viele Automatisierungen sparen vor allem Zeit und die Angebotsverfolgung wirkt zusätzlich auf Ihr Geschäft. Wer zügig nachfasst, zeigt Interesse und bleibt beim Kunden im Gespräch. Gerade bei eiligen Anfragen gewinnt oft die schnellste Antwort.

Zugleich hat Ihr ganzes Team jederzeit den Überblick. Offene Angebote stehen in einer gemeinsamen Übersicht statt verteilt in einzelnen Postfächern. Bei Rückfragen eines Kunden findet jede Kollegin und jeder Kollege sofort den Stand.

So funktioniert die Angebotsverfolgung

Vier Schritte, vom Versand bis zum Ergebnis. Wählen Sie einen Schritt, um zu sehen, was mit einem Angebot passiert.

Erfassen

Sobald ein Angebot verschickt wird, werden Kunde, Betrag, Datum und Zuständigkeit festgehalten. Dafür muss niemand etwas zusätzlich eintragen.

Ihr VorteilAlle Angebote sind an einer Stelle zu finden.

Warum Angebote im Alltag liegen bleiben

Selten liegt es an mangelndem Willen und meist fehlt schlicht die Zeit. Neue Anfragen haben Vorrang vor alten Angeboten. Und wer viele Angebote gleichzeitig verschickt, verliert schnell den Überblick.

Dazu kommt die Verteilung. Angebote entstehen in der Warenwirtschaft, werden per Mail verschickt und in persönlichen Postfächern beantwortet. Eine gemeinsame Sicht gibt es nicht. Bei Ausfall einer Person kennt niemand die offenen Angebote.

Eine automatische Verfolgung nimmt dem Team das Merken ab. Sie ersetzt nicht das Gespräch mit dem Kunden und sorgt nur für den richtigen Zeitpunkt.

Die richtige Frist
zum Nachfassen Sie legen sie selbst fest.

Die passende Frist hängt von Ihrem Geschäft ab und bei eiligen Ersatzteilanfragen zählen oft Stunden. Bei größeren Projekten sind ein bis zwei Wochen üblich. Bei Ausschreibungen gelten feste Termine.

Deshalb legen Sie die Fristen selbst fest. Sie können nach Betrag, Kundengruppe oder Art des Angebots unterscheiden. Ein großes Angebot erhält vielleicht eine frühere Erinnerung als ein kleines.

Nach einigen Wochen zeigt sich, ob die Fristen passen. Dann lassen sie sich leicht anpassen. Die Erfahrung Ihres Vertriebs fließt so direkt in die Regeln ein.

Eine Übersicht für das ganze Team

Alle offenen Angebote stehen an einer Stelle. Zu jedem Angebot sind Kunde, Betrag, Versanddatum und Zuständigkeit sichtbar. Dazu der Stand und die nächste Erinnerung.

Das hilft besonders bei Abwesenheit. Im Urlaub der zuständigen Person sieht die Vertretung sofort alle anstehenden Aufgaben. Kein Angebot geht verloren, weil es nur in einem Postfach lag.

Die Übersicht zeigt Vorgänge und keine Personen. Sie dient nicht der Kontrolle einzelner Kolleginnen und Kollegen. Das sollte vor dem Start klar kommuniziert werden. Erfahrungsgemäß empfindet das Team die Übersicht dann als Entlastung.

Auf Wunsch lassen sich Angebote nach Kundengruppe, Betrag oder Alter sortieren. So sieht jeder sofort, welche Angebote heute Aufmerksamkeit brauchen. Die ältesten und größten stehen oben.

Vorhandene Programme oder neues CRM? Oft reicht die Warenwirtschaft.

Für eine Angebotsverfolgung braucht es nicht zwingend ein neues Programm. Oft lässt sich die Verfolgung an Ihre vorhandene Warenwirtschaft anbinden. Angebote werden dort erstellt und von dort automatisch erfasst.

Eine Angebotsverfolgung ist für sie ein guter Zwischenschritt. Sie bringt den wichtigsten Nutzen ohne große Umstellung. Ob später ein CRM sinnvoll ist, zeigt sich mit den gewonnenen Daten deutlich klarer als heute.

Gewonnen, verloren, offen

Jedes Angebot endet irgendwann. Es wird angenommen, abgelehnt oder verfällt. Diese Ergebnisse lassen sich mit wenigen Klicks festhalten.

Daraus entsteht mit der Zeit ein wertvolles Bild. Wie viele Angebote werden zu Aufträgen? Bei welchen Kundengruppen klappt es besonders gut? Wo gehen Angebote häufig verloren? Solche Auswertungen helfen bei Preisen, Fristen und Schwerpunkten im Vertrieb.

Die Zahlen können automatisch in einen regelmäßigen Bericht fließen. Mehr dazu bei Berichte & Dashboards.

Angebotsverfolgung und Warenwirtschaft Kein zusätzliches Erfassen.

Die meisten Angebote entstehen in der Warenwirtschaft. Dort liegen Kunde, Artikel und Preise bereits vor. Eine Verbindung übernimmt diese Daten beim Versand automatisch und niemand muss das Angebot zusätzlich erfassen.

Auch die Umwandlung eines Angebots in einen Auftrag erkennt die Verfolgung. Der Vorgang verschwindet dann aus der Liste offener Angebote. So bleibt die Übersicht ohne Pflege aktuell. Mehr dazu bei der ERP-Anbindung.

Was der Vertrieb davon hat

Für den Vertrieb bedeutet die Angebotsverfolgung vor allem Entlastung. Niemand muss Listen führen oder Erinnerungen im Kalender pflegen. Die wichtigsten Anrufe des Tages stehen bereit.

Auch neue Kolleginnen und Kollegen finden sich schneller zurecht. Sie sehen sofort alle offenen Angebote und deren Alter. Das Wissen über laufende Angebote hängt nicht mehr an einzelnen Personen.

Angebote aus
Mails und Tabellen

Nicht jedes Angebot entsteht in der Warenwirtschaft. Manche werden als Dokument geschrieben und per Mail verschickt. Andere stehen nur in einer Tabelle und auch solche Angebote lassen sich erfassen.

Ein einfacher Weg ist ein festes Postfach in Kopie. Jede Mail mit Angebot landet dort und wird automatisch aufgenommen. Alternativ trägt der Vertrieb die wichtigsten Angaben in ein kurzes Formular ein. Wichtig ist nur, dass am Ende alle Angebote an einer Stelle stehen.

Die Einführung im Vertrieb

Am Anfang steht ein Gespräch mit dem Vertrieb. Wie wird heute nachgefasst? Welche Fristen haben sich bewährt? Wer vertritt wen? Aus den Antworten entstehen die ersten Regeln.

Danach läuft die Verfolgung einige Wochen im Test. Der Vertrieb gibt Rückmeldung zu Fristen und Übersicht. Erst dann wird sie für alle Angebote eingesetzt und so passt die Lösung zur Arbeitsweise Ihres Teams.

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Viele kleine Angebote, wenige große Tempo hier, Pflege dort.

Betriebe mit vielen kleinen Angeboten haben andere Bedürfnisse als Betriebe mit wenigen großen. Bei vielen kleinen Angeboten zählt vor allem Tempo. Eine Erinnerung nach wenigen Stunden oder am nächsten Tag kann entscheidend sein.

Bei großen Angeboten geht es eher um Pflege. Zwischen Angebot und Entscheidung liegen oft Wochen. Hier helfen mehrere Erinnerungen in größeren Abständen. Dazu kommen Notizen zu jedem Gespräch, damit die Vertretung im Bild ist.

Viele Betriebe haben beides und deshalb unterscheiden die Regeln nach Betrag oder Kundengruppe. So passt die Verfolgung zu jedem Angebot.

Kleine und große Angebote

	Viele kleine	Wenige große
Worauf es ankommt	Tempo	Pflege
Erinnerung	Nach Stunden oder einem Tag	Mehrmals, mit Abstand

Haben Sie beides, unterscheiden die Regeln nach Betrag oder Kundengruppe

Woran Sie erkennen, dass Angebote liegen bleiben

Diese Anzeichen kennen viele Betriebe.

Es gibt keine Übersicht offener Angebote.
Nachgefasst wird nur, wenn jemand daran denkt.
Kunden fragen nach, bevor Sie es tun.
Im Urlaub weiß niemand, welche Angebote offen sind.
Die Quote gewonnener Angebote ist unbekannt.
Angebote liegen in persönlichen Postfächern.

Was eine Angebotsverfolgung kostet und bringt

Eine Angebotsverfolgung gehört zu den kleineren Vorhaben. Der Aufwand hängt vor allem davon ab, wo Ihre Angebote entstehen und wie sie verschickt werden.

Dem stehen mehr Gespräche zur richtigen Zeit und ein klarer Überblick gegenüber. Der Nutzen zeigt sich schnell, weil jede Woche Angebote verschickt werden.

Wir beginnen meist mit den Angeboten aus der Warenwirtschaft. Weitere Quellen wie Angebote aus Tabellen oder Mails kommen später hinzu.

Beispiel: Ersatzteilangebote im Fahrzeugteile-Handel

Fahrzeugteile-Handel, rund 40 Mitarbeitende

Ausgangslage: Angebote werden in der Warenwirtschaft erstellt und als PDF per Mail verschickt. Nachgefasst wird per Telefon oder Mail, wenn der Bearbeiter daran denkt. Eine Übersicht offener Angebote gibt es nicht.
Was sich zeigt: Bei eiligen Anfragen gewinnt, wer zuerst antwortet und nachfasst. Ohne Übersicht hängt das vom Gedächtnis einzelner Mitarbeitender ab.
Möglicher erster Schritt: Angebote werden beim Versand automatisch erfasst und nach einer festen Frist erinnert. Alle offenen Vorgänge sind für das ganze Team sichtbar.

Illustratives Szenario auf Basis typischer Abläufe im Mittelstand.

Was dazugehört

Die Angebotsverfolgung ist ein typischer erster Schritt aus der Potenzialanalyse. Technisch ist sie eine Workflow-Automatisierung. Wo die Angebote aus der Warenwirtschaft kommen, gehört die ERP-Anbindung dazu.

Was Sie danach in der Hand haben

Zur Angebotsverfolgung gehört eine saubere Übergabe.

Eine Übersicht aller offenen Angebote
Erinnerungen nach Ihren Fristen
Eine Vertretungsregel für Abwesenheiten
Eine Auswertung gewonnener und verlorener Angebote
Eine feste Ansprechperson

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FAQ

Häufige Fragen.Kurze Antworten zuerst.

Nicht zwingend. Meist lässt sich die Verfolgung an das anbinden, was schon da ist. Ob ein CRM sinnvoll ist, zeigt sich danach, mit besseren Daten als heute.

Die Übersicht zeigt Vorgänge, nicht Personen. Sie entlastet eher, weil niemand mehr alles im Kopf behalten muss. Das sollte man vorher genau so kommunizieren.

Eine Angebotsverfolgung gehört zu den kleineren Vorhaben. Ein erster Ablauf ist typischerweise in wenigen Wochen in Betrieb.

Das hängt von Ihrem Geschäft ab. Bei eiligen Ersatzteilanfragen sind es oft Stunden, bei größeren Projekten eher Tage oder Wochen.

Nein. Die Erinnerung geht an Ihr Team. Das Gespräch mit dem Kunden bleibt persönlich.

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