Eine Schnittstelle holt Bestellungen aus dem ERP-System. Ein Ablauf übergibt Buchungsdaten an das Steuerbüro. Eine eigene Anwendung ersetzt die Excel-Liste mit Kalkulationen und Konditionen. In allen drei Fällen arbeitet ein Programm mit Geschäftsdaten, oft auch mit personenbezogenen Daten. Für dieses Programm gelten deshalb dieselben Sicherheitsregeln wie für jedes andere.
Vor dem Start stellen sich Betriebe meist dieselben Fragen. Wer darf was sehen? Wo liegen die Zugangsdaten? Lässt sich später nachvollziehen, was passiert ist? Und kommen wir an unsere Daten, wenn wir den Anbieter wechseln? Dieser Beitrag beantwortet die Fragen der Reihe nach. Als Maßstab dienen die Vorgaben des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
Wer darf was? Rechte nach Aufgabe vergeben
Die wichtigste Regel ist einfach. Jeder Zugang erhält nur die Rechte, die er für seine Aufgabe braucht. Das gilt für Personen ebenso wie für Verbindungen zwischen Programmen. Das BSI behandelt das Identitäts- und Berechtigungsmanagement im IT-Grundschutz als eigenen Baustein (ORP.4). Er ist ein anerkannter Maßstab für Rechte und Zugriffe. Jeder Zugang ist danach einer Aufgabe zugeordnet.
Bei Verbindungen zwischen Programmen
Eine Schnittstelle greift auf Geschäftsdaten zu und läuft deshalb mit möglichst wenigen Rechten. Ein Zugang zum Lesen von Bestellungen darf zum Beispiel keine Preise ändern. Das ist besonders wichtig, wo sensible Daten liegen. Im ERP-System ist das der Fall, und Buchhaltungsdaten zählen zu den sensibelsten Daten eines Betriebs. Jede Verbindung wird außerdem dokumentiert. So behalten Sie den Überblick, welche Programme auf welche Daten zugreifen.
Bei Personen und Dokumenten
Nicht jede Unterlage ist für alle bestimmt. Personalakten oder Verträge brauchen besondere Rechte. In einem Dokumentenmanagement wird deshalb festgelegt, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten darf. Jede Person sieht nur, was sie für ihre Arbeit braucht. Änderungen an Berechtigungen sind jederzeit möglich.
Bei Tabellen ist das ein großer Fortschritt. Eine Excel-Datei lässt sich leicht kopieren und per Mail verschicken. Oft ist nicht klar, wer welche Fassung hat. Eine Anwendung regelt mit Anmeldung und Berechtigungen genau, wer welche Daten sehen und ändern darf. Das schützt sensible Kalkulationen und Konditionen. Woran Sie erkennen, dass eine Tabelle zu wichtig geworden ist, beschreibt der Beitrag Wenn die Excel-Datei zum Kernsystem wird.
Zugänge aufräumen
Rechte bleiben nicht von allein passend. Nicht mehr benötigte Zugänge werden entfernt. Bei übernommener Software prüft MintCode Solutions die Zugänge besonders gründlich und entfernt alte und nicht mehr benötigte Zugänge.
Welche Daten fließen und wie sind sie geschützt?
Nur die Felder, die gebraucht werden
Bei personenbezogenen Daten gilt der Grundsatz der Datenminimierung. Eine Schnittstelle überträgt nur die Felder, die das Zielprogramm wirklich braucht. Personenbezogene Daten gehen nur mit, wenn das Zielprogramm sie benötigt.
Verschlüsselt übertragen, in Deutschland gespeichert
Die Übertragung läuft verschlüsselt, ob zum ERP-System, zum Steuerbüro oder von einem mobilen Gerät. Unsere Server stehen in Deutschland. Daten werden regelmäßig gesichert.
Zugangsdaten an einer Stelle
Für manche Portale braucht es Zugangsdaten. Diese gehören nicht in Tabellen oder Notizen. Sie liegen geschützt an einer Stelle und werden nur für die vereinbarte Aufgabe genutzt. Das hat im Alltag drei Vorteile.
- Ändert sich ein Passwort, muss es nur an dieser Stelle angepasst werden.
- Scheidet eine Person aus, lässt sich ihr Zugang sofort sperren.
- Zugriffe lassen sich jederzeit nachvollziehen und bei Bedarf entziehen.
Mobile Geräte
Mobile Geräte können verloren gehen. Deshalb meldet sich jede Person mit eigenen Zugangsdaten an und sieht nur die Daten, die sie für ihre Arbeit braucht. Die Daten liegen verschlüsselt auf dem Gerät. Ein verlorenes Gerät lässt sich aus der Ferne sperren.
Lässt sich später nachvollziehen, was passiert ist?
Für die Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse hat das BSI einen eigenen Mindeststandard veröffentlicht. An ihm orientiert sich, was in automatisierten Abläufen festgehalten wird. Ein Protokoll zeigt, welche Daten wann geflossen sind und wer wann worauf zugegriffen hat.
| Was festgehalten wird | Wobei es hilft |
|---|---|
| Jede Übertragung einer Schnittstelle | Rückfragen von Kunden, Fehlersuche, Sicherheit gegenüber Prüfern und dem Datenschutz |
| Jede Übergabe von Buchungsdaten an das Steuerbüro | Nachvollziehen, welche Daten wann an das Steuerbüro gingen |
| Jeder Zugriff im Dokumentenmanagement | Rückfragen und Prüfungen, weil festgehalten ist, wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat |
| Zugriffe auf eine Anwendung und Änderungen daran | Nachvollziehen, wer wann worauf zugegriffen hat und was geändert wurde |
Auch ein Ausfall ist eine Sicherheitsfrage
Fehlen plötzlich Daten, muss das schnell auffallen. Bei Schnittstellen, die MintCode einrichtet, meldet jede Verbindung Störungen selbst, und liegen gebliebene Vorgänge werden nach der Behebung automatisch nachgeholt.
Was muss vor dem Start geklärt sein?
Zum Datenschutz gehören einige feste Bausteine. Sie sollten stehen, bevor ein Ablauf personenbezogene Daten verarbeitet.
- Eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
- Ein Berechtigungskonzept, das festlegt, wer welche Daten sehen darf.
- Ein Löschkonzept, das regelt, wann Daten gelöscht werden.
- Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit jedem Dienstleister.
- Ein Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für jede Verarbeitung.
MintCode klärt diese Punkte mit dem Datenschutzbeauftragten des Betriebs, bevor etwas eingerichtet wird.
Schon bei der Aufnahme des Ablaufs
Datenschutz beginnt nicht erst mit der Technik. Bei einer Prozessaufnahme sehen wir nur so viel, wie für das Verständnis des Ablaufs nötig ist. Daten werden dabei nicht kopiert oder mitgenommen. Welche Bereiche wir einsehen, stimmen wir vorab gemeinsam mit Ihnen ab. Alles, was wir in Gesprächen erfahren, behandeln wir vertraulich. Gibt es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat, empfehlen wir, ihn vorab über die Aufnahme zu informieren.
Wie bleibt eigene Software über Jahre sicher?
Bei eigener Software gehört Sicherheit in jede Phase.
- Entwurf. Schon hier wird festgelegt, wer welche Daten sehen darf. Jede Anwendung erhält ein Konzept für Berechtigungen.
- Entwicklung. Der Code wird auf bekannte Schwachstellen geprüft.
- Betrieb. Nach dem Start halten regelmäßige Updates die Anwendung sicher. Daten werden regelmäßig gesichert.
Veraltete Software ist ein häufiges Einfallstor für Angriffe. Regelmäßige Updates schließen bekannte Lücken, Datensicherungen schützen vor Verlust. Sicherheitsupdates gehören deshalb zur laufenden Wartung und Weiterentwicklung. Jede Änderung wird dokumentiert, und Zugriffe auf die Anwendung lassen sich jederzeit nachvollziehen. So bleibt eine Anwendung auch nach Jahren geschützt.
Kommen Sie bei einem Wechsel an Ihre Daten?
Sicherheit heißt auch, dass Sie Herr Ihrer Daten bleiben. Sie sollen jederzeit an Ihre Daten kommen, auch bei einem Anbieterwechsel. Dafür braucht es zwei Dinge.
- Offene Formate, damit sich die Daten auch mit anderen Programmen weiterverwenden lassen.
- Dokumentierte Verbindungen, damit jede Schnittstelle nachvollziehbar beschrieben ist.
Damit ist niemand nach einem Projekt an den Dienstleister gebunden. Wer eigene Software beauftragt, sollte außerdem klären, wem der Quellcode gehört. Darum geht es im Beitrag Individualsoftware beauftragen.
Standpunkt von MintCode Automate
Einordnung von MintCode: Sicherheit gehört in den Plan
Wir bei MintCode Automate empfehlen, Rechte, Protokolle und Datenschutz zu klären, bevor die erste Verbindung eingerichtet wird. Wer diese Fragen erst nachträglich stellt, muss Zugänge und Abläufe später ein zweites Mal anfassen.
Für jede Verbindung stellen wir deshalb vorab drei Fragen. Welche Daten braucht sie wirklich? Mit welchen Rechten kommt sie aus? Und wer bemerkt es, wenn sie ausfällt? Als Maßstab dienen uns die Grundsätze des BSI zu Berechtigungen und Protokollierung.
Genauso wichtig ist uns, was bei einem Wechsel passiert. Ein Betrieb soll eine Lösung behalten, weil sie ihm hilft. Er soll sie nicht behalten müssen, weil er sonst nicht an seine Daten kommt.
Quellen
- Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: Umsetzungshinweise zum IT-Grundschutz-Kompendium, darunter ORP.4 Identitäts- und Berechtigungsmanagement
- Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: Mindeststandard des BSI zur Protokollierung und Detektion. Archivexemplar der ULB Bonn
Stand: 21. Oktober 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Steuerliche Fragen klären Sie bitte mit Ihrem Steuerbüro.
