Prozesse & Beratung
Automatisierungscheck:Dreißig Minuten, ehrliche Einschätzung
Ein kurzes Gespräch am Bildschirm. Sie erzählen, wie bei Ihnen eine Anfrage bis zur Rechnung läuft. Wir hören zu, fragen nach und sagen Ihnen am Ende offen, ob ein nächster Schritt aus unserer Sicht sinnvoll ist.
Kurz gesagt
Dreißig Minuten per Video.
Der Automatisierungscheck ist ein dreißigminütiges Gespräch per Video zum Einstieg.
- Sie schildern einen typischen Ablauf aus Ihrem Alltag, wir hören zu und fragen nach.
- Eine Vorbereitung ist nicht nötig.
- Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung und im Anschluss eine kurze Zusammenfassung per Mail.
- Es entsteht keine Verpflichtung.
Was ist ein Automatisierungscheck? Dreißig Minuten per Video.
Der Automatisierungscheck ist ein kurzes, unverbindliches Gespräch, in dem wir gemeinsam herausfinden, ob es in Ihrem Betrieb Ansatzpunkte für Automatisierung gibt. Er findet per Video statt und dauert dreißig Minuten.
Anders als eine ausführliche Analyse dient der Check der ersten Orientierung. Wir sprechen über einen konkreten Ablauf aus Ihrem Alltag, etwa den Weg einer Anfrage bis zur Rechnung. Dabei achten wir darauf, wo Informationen mehrfach erfasst werden oder Vorgänge liegen bleiben.
Am Ende steht eine klare Empfehlung, ob ein genauerer Blick vor Ort sinnvoll ist oder ob Sie vorerst nichts unternehmen müssen.
Dreißig Minuten reichen, um einen Ablauf in seinen Grundzügen zu verstehen und erste Auffälligkeiten zu erkennen. Gleichzeitig ist der Aufwand für Sie so gering, dass Sie ohne große Planung einsteigen können.
Für eine genaue Analyse ist das Gespräch bewusst kurz gehalten. Dafür gibt es die Prozessaufnahme vor Ort. Der Check beantwortet die Frage, ob dieser nächste Schritt für Sie sinnvoll ist.
Passt es nach dem Gespräch, besuchen wir Ihren Betrieb und sehen uns die Gegebenheiten und Abläufe vor Ort an. So können wir den Aufwand realistisch einschätzen, bevor Sie sich für einen nächsten Schritt entscheiden. Auch dieser Termin ist in der Regel kostenfrei.
So vereinbaren Sie den Check
Vier einfache Schritte vom ersten Klick bis zur Zusammenfassung.
Termin anfragen
Über den Button auf dieser Seite fragen Sie einen passenden Termin an.
Thema nennen
Wenn Sie möchten, nennen Sie vorab den Ablauf, über den Sie sprechen möchten. Nötig ist das nicht.
Gespräch führen
Zum vereinbarten Zeitpunkt treffen wir uns per Video für dreißig Minuten.
Zusammenfassung erhalten
Im Anschluss bekommen Sie eine kurze Zusammenfassung mit unserer Einschätzung per Mail.
Woran Sie merken, dass ein Check sinnvoll ist
Wenn einer dieser Sätze auf Ihren Betrieb zutrifft, ist ein Gespräch sinnvoll.
- Im Büro werden regelmäßig Daten von einem Programm in ein anderes übertragen.
- Für einfache Auskünfte muss erst jemand nachfragen oder suchen.
- Bestimmte Abläufe stocken, wenn eine Person fehlt.
- Neue Pflichten wie die E-Rechnung stehen an und sollen sinnvoll gelöst werden.
- Es gibt viele Ideen, aber keine klare Reihenfolge.
- Sie möchten wissen, ob Automatisierung für Ihren Betrieb grundsätzlich infrage kommt.
Trifft einer dieser Sätze zu?
Dann lohnt sich ein Gespräch. Der Check ist kostenfrei und dauert dreißig Minuten per Video.
Welcher Ablauf eignet sich für das Gespräch? Hauptsache, er kommt oft vor.
Am besten eignet sich ein Ablauf, der regelmäßig vorkommt und an dem mehrere Personen beteiligt sind. Ein guter Kandidat ist der Weg einer Anfrage bis zur Rechnung. Auch der Rechnungseingang oder die Erfassung von Arbeitszeiten eignen sich gut.
Der Ablauf muss dabei nicht schlecht laufen. Entscheidend ist, dass er häufig vorkommt. Schon kleine Verbesserungen machen sich dann über das Jahr deutlich bemerkbar.
Eine gute Wahl ist der Ablauf, über den sich im Betrieb am häufigsten jemand ärgert. Oft ist das ein Ablauf mit viel Abtippen oder mit langen Wartezeiten. Auch Abläufe, die an einer einzelnen Person hängen, eignen sich gut.
Sie müssen dafür nichts vorbereiten. Am meisten hilft ein aktueller Fall aus Ihrem Alltag. Zum Beispiel eine Rechnung von gestern oder eine Anfrage aus der letzten Woche. An einem echten Fall zeigt sich schnell, wo Zeit verloren geht.
Worüber können wir sprechen?
Im Gespräch geht es um den Ablauf, der Sie im Alltag am meisten beschäftigt. Wählen Sie ein Thema, um zu sehen, worauf wir dabei achten.
Rechnungen und Belege
Wir schauen, wie Rechnungen bei Ihnen ankommen, wer sie prüft und wie sie in die Buchhaltung gelangen. Häufig zeigt sich hier schnell, wo Daten mehrfach erfasst werden.
Mehr zum Rechnungseingang- Wie kommen Rechnungen bei Ihnen an?
- Wer prüft und gibt sie frei?
- Wie gelangen die Daten in die Buchhaltung?
Anfragen und Angebote
Wir gehen den Weg einer Anfrage bis zum Angebot durch. Dabei interessiert uns besonders, wie offene Angebote nachverfolgt werden.
Mehr zur Angebotsverfolgung- Wie kommt eine Anfrage herein?
- Wer erstellt das Angebot?
- Wie behalten Sie offene Angebote im Blick?
Daten zwischen Programmen
Wir sammeln, welche Programme im Einsatz sind und an welchen Stellen Daten von Hand übertragen werden.
Mehr zu Schnittstellen- Welche Programme nutzen Sie täglich?
- Wo werden Daten von Hand übertragen?
- Welche Angaben werden doppelt gepflegt?
Ablage und Dokumente
Wir sprechen darüber, wo Unterlagen liegen, wie sie gefunden werden und wie viel Zeit die Suche im Alltag kostet.
Mehr zum Dokumentenmanagement- Wo liegen wichtige Unterlagen?
- Wie lange dauert die Suche?
- Woran erkennt man die gültige Fassung?
Zeiten und Rückmeldungen
Wir schauen, wie Arbeitszeiten oder Auftragsstände erfasst werden und wie sie ins Büro gelangen.
Mehr zur mobilen Erfassung- Wie werden Arbeitszeiten erfasst?
- Wie gelangen sie ins Büro?
- Wofür werden sie danach genutzt?
Wissen im Team
Wir fragen, welche Abläufe an einzelnen Personen hängen und was passiert, wenn diese einmal fehlen.
Mehr zur Prozessdokumentation- Welche Abläufe hängen an einzelnen Personen?
- Was passiert bei Urlaub oder Krankheit?
- Wo ist das Wissen festgehalten?
Was Sie mitnehmen Klarheit, auch ohne nächsten Schritt.
Nach dreißig Minuten haben Sie mehr in der Hand als vorher.
Auf Stellen, die im Alltag niemandem mehr auffallen. Oft sind es kleine Umwege, die sich über das Jahr zu viel Zeit summieren. Wo Informationen doppelt erfasst werden oder Vorgänge liegen bleiben. Sie wissen danach, wo ein genauerer Blick sinnvoll wäre. Ob ein Termin vor Ort sinnvoll ist oder ob Sie vorerst nichts tun müssen. Beides ist ein gutes Ergebnis.
Wichtig ist uns, dass Sie danach klarer sehen. Auch wenn wir Ihnen keinen nächsten Schritt empfehlen, haben Sie etwas gewonnen. Sie wissen dann, wo Ihr Ablauf heute steht und worauf Sie achten können.
Was sich im Gespräch häufig zeigt
Diese Beobachtungen tauchen in vielen Gesprächen auf. Oft genügt schon eine davon für einen konkreten Ansatzpunkt.
- Rechnungsdaten werden an mehreren Stellen erfasst.
- Offene Angebote sind nur für eine Person sichtbar.
- Daten werden zwischen zwei Programmen von Hand übertragen.
- Wichtige Unterlagen liegen verstreut in Ordnern und Postfächern.
- Arbeitszeiten oder Rückmeldungen kommen auf Papier ins Büro.
- Bestimmte Fragen kann nur eine einzige Person beantworten.
Erkennen Sie Ihren Betrieb wieder?
Im Check sehen wir uns Ihren Ablauf gemeinsam an. Kostenfrei, unverbindlich und ohne Vorbereitung.
Erkennen Sie diese Anzeichen?
Typische Anzeichen aus dem Alltag zeigen, ob sich ein genauerer Blick auf Ihre Abläufe lohnt. Dafür gibt es unseren Selbsttest.
Der Selbsttest auf unserer Startseite stellt Ihnen acht kurze Aussagen aus dem Alltag mittelständischer Betriebe. Sie beantworten eine nach der anderen und sehen am Ende Ihr Ergebnis. Das dauert etwa zwei Minuten, gespeichert wird nichts.
Was das Videogespräch zeigt und was erst vor Ort sichtbar wird
Der Check per Video und der Workshop vor Ort haben unterschiedliche Aufgaben. Wählen Sie ein Thema für den Vergleich.
Sie erzählen, wie ein Auftrag läuft. Wir hören zu und fragen nach.
Wir gehen den Weg eines echten Auftrags mit und sehen jede Station.
Wir sehen die Programme, die Sie selbst nennen.
Auch kleine, inoffizielle Werkzeuge und Tabellen tauchen auf.
Wir erkennen die Brüche, die Sie selbst kennen.
Wir finden auch die Brüche, die im Alltag niemandem mehr auffallen.
Meist spricht nur die Geschäftsführung.
Wir sprechen mit den Menschen, die die Arbeit täglich erledigen.
Eine erste grobe Einschätzung ist möglich.
Mit Ihren Zahlen vor Ort entsteht eine belastbare Rechnung.
Der Check klärt in dreißig Minuten, ob sich ein genauerer Blick anbietet. Beim Termin vor Ort, der in der Regel kostenfrei ist, entsteht das vollständige Bild.
Wie geht es nach dem Gespräch weiter?
Im Anschluss bekommen Sie eine kurze Zusammenfassung per Mail. Sie enthält, was wir verstanden haben, sowie einen Vorschlag für den nächsten Schritt, falls einer sinnvoll ist.
Empfehlen wir einen genaueren Blick, folgt die Prozessaufnahme bei Ihnen vor Ort. Dort sehen wir uns den Ablauf an einem echten Auftrag an und sprechen mit den beteiligten Personen.
Zeigt sich kein dringender Bedarf, sagen wir Ihnen das ebenso offen. Die Zusammenfassung können Sie trotzdem als Grundlage für eigene Verbesserungen nutzen.
Lieber direkt sprechen?
Schreiben Sie uns oder rufen Sie an. Eine feste Ansprechperson meldet sich bei Ihnen. Auch der Check bleibt für Sie kostenfrei.
Beispiel: So kann ein Automatisierungscheck verlaufen
Metallverarbeitung, rund 60 Mitarbeitende
- Ausgangslage
- Der Geschäftsführer möchte wissen, ob sich Automatisierung für seinen Betrieb grundsätzlich eignet.
- Was sich zeigt
- Im Gespräch beschreibt er den Weg eines Auftrags. Dabei wird deutlich, dass Stunden aus der Fertigung auf Papier erfasst und im Büro abgetippt werden.
- Möglicher erster Schritt
- Die Empfehlung lautet, diesen Ablauf vor Ort genauer anzusehen. In der Zusammenfassung stehen die beobachteten Stellen und ein Vorschlag für den Termin.
Illustratives Szenario auf Basis typischer Abläufe im Mittelstand.
Ihr Aufwand: Eine halbe Stunde
Eine Vorbereitung ist nicht nötig. Am meisten hilft uns ein aktueller Auftrag, an dem wir den Ablauf gemeinsam nachvollziehen können.
Für das Gespräch genügt ein Rechner mit Kamera und Mikrofon. Den Zugang erhalten Sie mit der Terminbestätigung.
Auf einen Blick
Was Sie erwarten können und was nicht
Damit Sie wissen, woran Sie sind, hier unsere Zusagen für das Gespräch.
Im Mittelpunkt steht ein konkreter Ablauf aus Ihrem Betrieb. Sie hören von uns auch, wenn aus unserer Sicht kein Handlungsbedarf besteht. Was Sie mit der Einschätzung machen, entscheiden allein Sie. Was Sie uns im Gespräch erzählen, behandeln wir vertraulich.
Rund um den Check halten sich außerdem einige Annahmen.
Oft lassen sich vorhandene Programme verbinden. Neue Software kommt erst ins Spiel, wenn das nicht reicht. Ein guter Anfang braucht keine perfekte Dokumentation. Wir beginnen mit dem Ablauf, wie er heute läuft. Automatisierung übernimmt das Übertragen und Weiterreichen. Die gewonnene Zeit kann in Aufgaben fließen, die bisher liegen geblieben sind.
Was Sie nicht erwarten müssen, ist ein Verkaufsgespräch. Es gibt keine Präsentation und keine Folien. Im Mittelpunkt steht Ihr Ablauf.
Eine halbe Stunde, keine Kosten.
Der Automatisierungscheck ist kostenfrei und verpflichtet Sie zu nichts. Danach entscheiden Sie, ob es weitergeht.
Wo dieser Schritt steht
Drei Schritte mit steigendem Aufwand. Sie entscheiden nach jedem neu, ob es weitergeht.
Was dazugehört
Wenn sich im Gespräch zeigt, dass sich ein genauerer Blick lohnt, folgt die Prozessaufnahme bei Ihnen vor Ort. Aus deren Beobachtungen entsteht anschließend die Potenzialanalyse. Wer sich vorab selbst einschätzen möchte, findet auf der Startseite einen kurzen Selbsttest.
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Häufige Fragen.Kurze Antworten zuerst.
Nein. Der Automatisierungscheck ist ein kostenfreies Gespräch von dreißig Minuten per Video.
Eine feste Ansprechperson aus unserem Team, die Ihren Ablauf verstehen möchte. Sie begleitet Sie auch bei den nächsten Schritten.
Nein. Das Gespräch ist eine Einschätzung und keine Verpflichtung. Die Zusammenfassung können Sie auch ohne uns als Arbeitsgrundlage nutzen.
Weil Sie für eine erste Einschätzung keinen halben Tag freiräumen sollten. Erst wenn klar ist, dass ein genauerer Blick sinnvoll ist, kommen wir vorbei.
Am besten die Person, die über Abläufe entscheidet, meist die Geschäftsführung. Wer den Ablauf täglich bearbeitet, wird beim Termin vor Ort wichtig.
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