Prozesse & Beratung

Workshop vor Ort:Ein Tag für Ihre Abläufe

An einem Tag in Ihrem Betrieb sehen wir uns gemeinsam mit Ihrem Team an, wie Ihre Abläufe heute wirklich laufen. Zum Festpreis von 4.000 Euro netto. Danach wissen Sie, wo Zeit verloren geht und womit Sie anfangen.

Workshop anfragen Mehr erfahren

Kurz gesagt

Ein Tag bei Ihnen vor Ort.

Der Workshop dauert einen Tag und findet bei Ihnen vor Ort statt.

Der Festpreis beträgt 4.000 Euro zuzüglich Umsatzsteuer.
Gemeinsam mit ausgewählten Kolleginnen und Kollegen machen wir Abläufe und Medienbrüche sichtbar.
Am Ende steht ein klares Bild mit ersten Ansatzpunkten.
Alle Ergebnisse gehören Ihnen, auch ohne Folgeauftrag.

Was ist der Workshop? Ein Tag vor Ort mit Ihrem Team.

Der Workshop ist die zweite Stufe nach dem Automatisierungscheck. Wir kommen für einen Tag zu Ihnen in den Betrieb. Gemeinsam mit den Menschen, die die Arbeit täglich erledigen, sehen wir uns Ihre Abläufe an.

Wir suchen dabei vor allem die Stellen, an denen Informationen neu erfasst werden. Eine Mail wird abgetippt. Ein Lieferschein wird in eine Tabelle übertragen. Ein Zettel wandert von der Werkstatt ins Büro. Fachleute nennen diese Stellen Medienbrüche und hier geht im Alltag die meiste Zeit verloren.

Fachlich ist der Workshop eine Prozessaufnahme. Wir nehmen auf, wie Ihre Abläufe heute wirklich laufen. Mit allen Umwegen, Ausnahmen und Abkürzungen, die im Alltag entstanden sind. Ein Vortrag mit Folien ist er nicht und er ist gemeinsame Arbeit an Ihren eigenen Abläufen.

Was zum Workshop gehört

Zum Workshop vor Ort gehören drei Leistungen. Sie hängen eng zusammen und bauen aufeinander auf.

Prozessaufnahme: die Methode, die wir am Workshop-Tag anwenden. Wir nehmen auf, wie Ihre Abläufe heute wirklich laufen.
Potenzialanalyse: folgt auf den Workshop und bringt die gefundenen Ideen in eine Reihenfolge.
Prozessdokumentation: hält die aufgenommenen Abläufe verständlich fest, damit das Wissen dem ganzen Team zur Verfügung steht.

Zusammen mit dem Automatisierungscheck ergibt sich ein Einstieg in drei Stufen. Jede Stufe liefert ein eigenes Ergebnis. Nach jeder Stufe entscheiden Sie neu, ob und wie es weitergeht. Mehr dazu auf der Seite So arbeiten wir.

Was der Workshop nicht ist Keine Prüfung, kein Verkauf.

Der Workshop ist keine Prüfung Ihres Teams und niemand wird bewertet. Es geht um Abläufe und nicht um Personen. Das sagen wir zu Beginn ausdrücklich.

Er ist auch kein Verkaufstermin und wir stellen an diesem Tag keine Produkte vor. Im Mittelpunkt steht Ihr Betrieb. Ob und wie es danach weitergeht, entscheiden Sie in Ruhe.

Und der Workshop ersetzt keine Beratung zu Recht oder Steuern. Fragen dazu nehmen wir auf. Klären sollten Sie diese mit den passenden Fachleuten.

Für wen der Workshop gedacht ist

Der Workshop passt zu Betrieben, die spüren, dass im Alltag Zeit verloren geht. Oft ist noch unklar, wo genau. Manchmal gibt es schon Ideen aus verschiedenen Abteilungen, aber keine gemeinsame Sicht. Genau diese Sicht schafft der Workshop.

Auf eine Branche legen wir uns dabei bewusst nicht fest. Abläufe mit Medienbrüchen finden sich in der Fertigung ebenso wie im Handel, im Handwerk oder in der Dienstleistung. Entscheidend ist, dass mehrere Menschen und Programme an einem Ablauf beteiligt sind.

Eine eigene IT-Abteilung brauchen Sie dafür nicht. Wichtig ist die Erreichbarkeit der Beteiligten an diesem Tag.

Welche Abläufe sich für den Workshop eignen

Gut geeignet sind Abläufe, die viele Stationen durchlaufen. Ein Beispiel ist der Weg von der Anfrage bis zur Rechnung. Auch der Rechnungseingang oder die Planung von Einsätzen eignen sich gut.

Wichtig ist ein Ablauf, der regelmäßig vorkommt. Seltene Sonderfälle zeigen wenig über den Alltag. Ein Ablauf, der jede Woche viele Male läuft, verrät dagegen viel.

Bei Unsicherheit über den passenden Ablauf hilft das Vorgespräch. Oft ist es der Ablauf, über den sich im Betrieb am häufigsten jemand ärgert.

So läuft der Workshop-Tag ab

Ein Tag in vier Abschnitten. Die genaue Planung stimmen wir vorab mit Ihnen ab.

Auftakt
Gemeinsam mit der Geschäftsführung klären wir das Ziel des Tages. Welcher Ablauf steht im Mittelpunkt? Was soll danach besser laufen?
Rundgang am echten Auftrag
Wir folgen einem aktuellen Auftrag durch Ihren Betrieb. Von der Anfrage über das Angebot bis zur Rechnung.
Gespräche an den Stationen
An jeder Station sprechen wir mit den Menschen, die den Schritt erledigen. Wir sehen uns die Programme an und fragen nach Ausnahmen.
Gemeinsamer Abschluss
Wir fassen das Gesehene zusammen. Ihr Team prüft, ob das Bild stimmt. Erste Ideen sammeln wir direkt vor Ort.

Wer teilnimmt

Am wertvollsten sind die Menschen, die den Ablauf täglich erledigen. Sie kennen die Regeln und vor allem die Ausnahmen. Meist sind das drei bis sechs Personen aus den beteiligten Bereichen. Sie müssen nicht den ganzen Tag dabei sein. Kurze Gespräche an ihrem Arbeitsplatz genügen oft.

Dazu kommt eine Person, die Entscheidungen treffen kann. Die Geschäftsführung braucht meist nur Zeit für Auftakt und Abschluss. So bleibt der Betrieb an diesem Tag arbeitsfähig.

Wer genau teilnimmt, stimmen wir vorab mit Ihnen ab. Bei Bedarf beziehen wir auch Ihren IT-Dienstleister oder Ihr Steuerbüro für eine kurze Frage ein.

Was Ihr Team vom Workshop hat Wer gehört wird, trägt mit.

Für Ihr Team ist der Workshop eine Gelegenheit, gehört zu werden. Viele kennen die Umwege im Alltag genau und selten fragt jemand danach. Im Workshop stehen genau diese Erfahrungen im Mittelpunkt.

Das wirkt oft über den Tag hinaus. Wer an der Aufnahme beteiligt war, trägt spätere Veränderungen eher mit. Er erkennt seine Hinweise in der Lösung wieder und das macht die Einführung neuer Abläufe deutlich leichter.

Was die Geschäftsführung vom Workshop hat Budget dorthin, wo es wirkt.

Die Geschäftsführung erhält eine Entscheidungsgrundlage. Statt Vermutungen liegt ein klares Bild auf dem Tisch. Es zeigt, wo Zeit verloren geht und welche Schritte infrage kommen.

Damit lassen sich Investitionen gezielter planen. Budgets fließen dorthin, wo sie im eigenen Betrieb am meisten bewirken. Und Gespräche mit Partnern beginnen auf einer gemeinsamen Grundlage.

Was wir an diesem Tag besonders beachten

Wir stören den Betrieb so wenig wie möglich. Gespräche führen wir kurz und am Arbeitsplatz. Kundentermine und dringende Aufgaben haben Vorrang.

Vertrauliche Daten sehen wir nur, soweit es für das Verständnis des Ablaufs nötig ist. Wir notieren Abläufe und keine Inhalte einzelner Kundenakten. Auf Wunsch unterzeichnen wir vorab eine Vertraulichkeitsvereinbarung.

Gut vorbereitet in den Tag

Eine aufwendige Vorbereitung ist nicht nötig. Hilfreich ist ein aktueller Auftrag, an dem wir den Ablauf verfolgen können. Außerdem sollten die wichtigsten Programme für einen kurzen Blick zugänglich sein.

Vorab klären wir in einem kurzen Gespräch den Rahmen. Welcher Ablauf steht im Mittelpunkt? Wer nimmt teil? Wann passt der Tag in Ihren Kalender? Damit ist alles vorbereitet.

Am Tag selbst brauchen wir nur einen ruhigen Raum für Auftakt und Abschluss. Alles andere findet direkt an den Arbeitsplätzen statt. Technik bringen wir selbst mit.

Was Sie danach in der Hand haben

Nach dem Workshop erhalten Sie eine schriftliche Zusammenfassung. Sie zeigt Ihren Ablauf als übersichtliche Darstellung mit allen Stationen und Programmen. Jeder gefundene Medienbruch ist markiert und kurz beschrieben.

Dazu kommen erste Ansatzpunkte. Wo ließe sich Zeit sparen? Wo entstehen Fehler? Welche Schritte könnten als Erstes angegangen werden? Die Ideen sind noch nicht bewertet. Das geschieht in der Potenzialanalyse.

Alle Ergebnisse gehören Ihnen. Sie können damit selbst weiterarbeiten oder mit einem anderen Partner. Eine Verpflichtung zu einem Folgeauftrag entsteht nicht.

So sieht ein Ablauf nach dem Workshop aus

Im Workshop zeichnen wir Ihren Ablauf nach Bereichen auf. Jedes rote Kreuz markiert eine Stelle, an der Information neu erfasst wird oder verloren geht. Tippen Sie auf ein Kreuz.

Büro und Geschäftsführung

Arbeitsvorbereitung

Fertigung

Buchhaltung

Anfrageper Mail

KalkulationTabelle

AngebotTextdokument

MappePapier

PlanungMagnettafel

FertigenStundenzettel

Rechnungabtippen

Tippen Sie auf ein rotes Kreuz, um die Bruchstelle zu sehen.

Typisches Beispiel zur Veranschaulichung. Jede Information wird mehrfach erfasst. Den Stand eines Auftrags kennt nur, wer die Mappe gerade hat.

Wie es nach dem Workshop weitergeht

Einige Tage nach dem Workshop besprechen wir die Zusammenfassung gemeinsam. Dabei klären wir offene Fragen und ergänzen, was am Tag noch gefehlt hat.

Danach gibt es drei typische Wege. Manche Betriebe setzen einen ersten Schritt direkt um. Andere möchten die Ideen zuerst bewerten lassen und dafür eignet sich die Potenzialanalyse. Und manche arbeiten mit den Ergebnissen selbst weiter. Alle drei Wege sind in Ordnung.

Für größere Vorhaben kann aus den Ergebnissen ein Digitalisierungs-Fahrplan entstehen. Er ordnet die Schritte über mehrere Monate.

Wo verliert Ihr Betrieb heute Zeit?

In dreißig Minuten per Video finden wir es gemeinsam heraus. Kostenfrei und ohne Vorbereitung.

Automatisierungscheck vereinbaren

Preis und Leistungsumfang 4.000 Euro netto zum Festpreis.

Der Workshop kostet 4.000 Euro zum Festpreis zuzüglich Umsatzsteuer. Darin enthalten sind das Vorgespräch, der Tag vor Ort und die schriftliche Zusammenfassung mit einem Abschlussgespräch. Anfahrt und Reisekosten sind im Festpreis enthalten.

Ein Festpreis schafft Klarheit. Sie wissen vorher, was der Tag kostet. Es gibt keine Abrechnung nach Stunden und keine Überraschungen hinterher.

Vor dem Workshop stehen der kostenfreie Automatisierungscheck und ein Termin bei Ihnen vor Ort. Bei diesem Besuch sehen wir uns die Gegebenheiten an und schätzen den Aufwand ein, in der Regel ohne Kosten für Sie. Erst danach entscheiden Sie, ob ein Workshop für Ihren Betrieb sinnvoll ist.

Auf Wunsch erhalten Sie vorab ein kurzes schriftliches Angebot. Darin stehen Termin, Teilnehmende, Schwerpunkt und Leistungsumfang. So können Sie den Workshop intern sauber einplanen.

Ein Tag für mehrere Standorte? Meist genügt ein Standort.

Hat Ihr Betrieb mehrere Standorte, konzentrieren wir uns meist auf einen davon. Abläufe ähneln sich oft. Was an einem Standort sichtbar wird, lässt sich gut übertragen.

Unterscheiden sich die Abläufe stark, kann ein zweiter Tag sinnvoll sein. Das besprechen wir vorab offen mit Ihnen.

Workshop als Videotermin? Nein, dafür gibt es den Check.

Der Workshop lebt vom Blick vor Ort. Vieles zeigt sich erst, wenn man neben dem Arbeitsplatz steht. Deshalb findet er in Ihrem Betrieb statt.

Für einen ersten Austausch per Video gibt es den Automatisierungscheck. Er dauert dreißig Minuten und klärt, ob ein Tag vor Ort sinnvoll ist.

So bleibt der Tag vor Ort den Betrieben vorbehalten, für die er wirklich einen Unterschied macht.

Videotermin oder Tag vor Ort

	Check	Workshop
Wo	Per Video	In Ihrem Betrieb
Dauer	30 Minuten	Ein Tag
Wofür	Erste Orientierung	Ablauf genau aufnehmen
Ergebnis	Kurze Einschätzung	Ablauf mit allen Bruchstellen
Kosten	Kostenfrei	4.000 Euro netto, Festpreis

Der Check klärt, ob sich der Tag vor Ort lohnt

Warum ein Tag vor Ort mehr zeigt als jede Beschreibung

Abläufe lassen sich am Telefon nur begrenzt beschreiben. Vieles ist so selbstverständlich, dass niemand es erwähnt. Erst vor Ort zeigt sich, wo ein Zettel liegen bleibt oder wo zwei Programme nebeneinander gepflegt werden.

Dazu kommt der Blick von außen. Nach Jahren im selben Ablauf fallen Umwege oft nicht mehr auf. Unsere Fragen bringen sie ans Licht und dabei geht es nie um Kritik. Es geht um Verständnis.

Ein Leitfaden der Universität St. Gallen empfiehlt kleinen und mittleren Unternehmen, die zu verbessernden Prozesse zuerst zu erkennen und zu priorisieren (Quelle: Universität St. Gallen, Leitfaden Digitalisierung in KMU). Die Mitarbeitenden sollen auf diesem Weg mitgenommen werden. Der Workshop verbindet beides an einem Tag.

Wo der Mittelstand steht

Laut KfW hat im Zeitraum 2022 bis 2024 knapp ein Drittel der mittelständischen Unternehmen ein Digitalisierungsvorhaben abgeschlossen (Quelle: KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025). Die Ausgaben dafür sind auf knapp 24 Milliarden Euro gesunken.

Gerade bei knappen Budgets zählt jeder Schritt doppelt. Ein Tag vor Ort hilft, die Mittel dort einzusetzen, wo sie am meisten bewirken. Statt nach Gefühl zu investieren, entscheiden Sie auf Grundlage dessen, was im eigenen Betrieb sichtbar geworden ist.

Worauf es in der Praxis ankommt Erst Klarheit, dann Lösungen.

Ein häufiger Stolperstein ist ein zu großer Rahmen. Der Versuch, an einem Tag alle Abläufe anzusehen, bleibt an der Oberfläche. Besser ist ein klarer Schwerpunkt und weitere Abläufe können später folgen.

Ein zweiter Stolperstein sind fehlende Beteiligte. Ohne die Menschen aus dem Alltag entsteht ein Bild, wie der Ablauf laufen sollte. Nicht eines, wie er wirklich läuft.

Ein verbreiteter Irrtum lautet, dass der Workshop schon Lösungen liefert. Er liefert vor allem Klarheit. Die Lösungen entstehen danach, auf einer soliden Grundlage.

Woran Sie erkennen, dass ein Workshop sinnvoll ist

Diese Anzeichen sprechen für einen Tag vor Ort.

Es gibt viele Ideen, aber keine gemeinsame Sicht.
Niemand kann den ganzen Ablauf von Anfang bis Ende beschreiben.
Daten werden zwischen Programmen abgetippt.
Abläufe stocken, wenn bestimmte Personen fehlen.
Ein größeres Vorhaben steht an.
Sie möchten vor einer Investition wissen, wo der größte Hebel liegt.

Fragen vor dem Workshop

Diese Fragen klären wir im Vorgespräch.

Welcher Ablauf steht im Mittelpunkt?
Welche Bereiche sind beteiligt?
Wer nimmt teil?
Welche Programme kommen vor?
Welcher Tag passt in Ihren Kalender?
Was soll nach dem Workshop klarer sein?

Beispiel: Ein Tag im Dienstleistungsbetrieb

Dienstleistungsbetrieb, rund 45 Mitarbeitende

Ausgangslage: Die Geschäftsführung hat den Eindruck, dass Aufträge zu lange dauern. Jede Abteilung hat eine eigene Erklärung. Eine gemeinsame Sicht gibt es nicht.
Was sich zeigt: Im Workshop zeigt sich, dass Auftragsdaten dreimal erfasst werden. Einmal im Angebot, einmal in der Planung und einmal in der Rechnung. Dazwischen liegen Mails und Tabellen.
Möglicher erster Schritt: Die Zusammenfassung zeigt den Ablauf mit allen Medienbrüchen. In der anschließenden Potenzialanalyse wird die Verbindung von Angebot und Planung als erster Schritt gewählt.

Illustratives Szenario auf Basis typischer Abläufe im Mittelstand.

Begriffe kurz erklärt

Prozessaufnahme: Strukturierte Bestandsaufnahme eines Arbeitsablaufs vor Ort. Sie zeigt, wie ein Vorgang tatsächlich durch den Betrieb läuft.
Medienbruch: Wechsel einer Information in ein anderes Format mit erneuter Erfassung von Hand. Ein Beispiel ist das Abtippen einer Mail in ein Programm.
Potenzialanalyse: Bewertung möglicher Verbesserungen nach Aufwand und Nutzen. Das Ergebnis ist eine begründete Reihenfolge.
Automatisierungscheck: Dreißigminütiges Gespräch per Video zur Klärung möglicher Ansatzpunkte für Automatisierung.

Insights