Der erste Ablauf: Was sich zuerst zu automatisieren lohnt

Wo der Mittelstand steht

Laut KfW hat im Zeitraum 2022 bis 2024 knapp ein Drittel der mittelständischen Unternehmen ein Digitalisierungsvorhaben abgeschlossen. Die Ausgaben dafür sind auf knapp 24 Milliarden Euro gesunken.

Gleichzeitig wächst der Einsatz von KI. Laut Eurostat nutzten 2025 in Deutschland 26 Prozent der Unternehmen künstliche Intelligenz, im EU-Durchschnitt 20 Prozent. Generative KI nutzte laut dem Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung jeder vierte Betrieb. In Betrieben mit 200 und mehr Beschäftigten waren es 48 Prozent, in Betrieben mit weniger als zehn Beschäftigten 21 Prozent.

Das Bild ist also gemischt. Es gibt Interesse und erste Erfahrungen, aber wenig Budget für große Vorhaben. Umso wichtiger ist es, mit einem Ablauf zu beginnen, der schnell und messbar wirkt.

Vier Merkmale eines guten ersten Ablaufs

Aus Sicht von MintCode Solutions erkennt man einen guten ersten Ablauf für die Automatisierung an vier Merkmalen: Er kommt häufig vor, folgt klaren Regeln, verbindet vorhandene Programme und hat einen messbaren Aufwand.

1. Er kommt häufig vor. Täglich oder wöchentlich, nicht einmal im Quartal. Kleine Verbesserungen summieren sich dann über das Jahr.
2. Er folgt klaren Regeln. Die meisten Fälle laufen gleich ab. Ausnahmen gibt es, aber sie sind die Ausnahme.
3. Er verbindet vorhandene Programme. Die Daten liegen schon im Postfach, in der Warenwirtschaft oder in der Buchhaltung. Es fehlt nur die Verbindung.
4. Sein Aufwand lässt sich messen. Wie oft, wie lange, wie viele Fehler. Dann sehen alle nach wenigen Wochen, ob es wirkt.

Der Ablauf muss dafür nicht schlecht laufen. Entscheidend ist, dass er häufig vorkommt. Ein guter Hinweis ist oft der Ablauf, über den sich im Betrieb am häufigsten jemand ärgert.

Typische Kandidaten aus der Praxis

Was Sie besser später angehen

Weniger geeignet für den Anfang sind seltene Sonderfälle und Entscheidungen mit viel Ermessen. Dort ist der Aufwand für Regeln hoch und der Nutzen klein.

Auch ein Ablauf, den niemand genau beschreiben kann, sollte nicht zuerst automatisiert werden. Wer ihn automatisiert, schreibt Unklarheit in Software fest. Dann steht die Prozessaufnahme am Anfang. Wir sehen uns vor Ort an, wie der Ablauf wirklich läuft, und halten ihn fest.

Eine einfache Bewertung für Ihre Liste

Wenn Sie mehrere Ideen haben, hilft eine einfache Bewertung. Geben Sie jedem Ablauf für die vier Merkmale je null bis zwei Punkte:

• Häufigkeit: selten (0), monatlich (1), wöchentlich oder öfter (2)
• Regeln: viel Ermessen (0), gemischt (1), meist gleich (2)
• Programme: neue Software nötig (0), teilweise vorhanden (1), alles vorhanden (2)
• Messbarkeit: kaum (0), grob (1), genau (2)

Der Ablauf mit den meisten Punkten ist ein guter Kandidat für den Anfang. Das ersetzt keine genaue Analyse, schafft aber eine Reihenfolge für das erste Gespräch.

Vom ersten Gespräch zur Umsetzung

Bei uns beginnt jedes Vorhaben klein. Sie entscheiden nach jedem Schritt neu, ob es weitergeht.

1. Automatisierungscheck: dreißig Minuten per Video, kostenfrei. Sie schildern einen Ablauf, wir sagen offen, ob ein nächster Schritt sinnvoll ist.
2. Prozessaufnahme oder Workshop: Wir sehen uns die Abläufe vor Ort an. Der Workshop dauert einen Tag und kostet 4.000 € zuzüglich Umsatzsteuer.
3. Umsetzung in Phasen: Zuerst der Ablauf, der am meisten entlastet. Für jede Phase gibt es ein festes Angebot.