Systeme & Daten

Stammdaten und Migration:Die unbeliebteste und wichtigste Aufgabe

Kunden, die doppelt angelegt sind. Artikel, die seit Jahren niemand bestellt hat. Lieferanten mit veralteten Adressen. Solange Menschen damit arbeiten, gleichen sie das aus. Sobald ein System automatisch darauf zugreift, produziert jeder Fehler im Bestand einen Fehler im Ablauf.

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Kurz gesagt

Saubere Grunddaten als Basis.

Stammdaten sind die Grunddaten Ihres Betriebs, etwa Kunden, Artikel und Lieferanten.

Jede Automatisierung arbeitet mit diesen Daten.
Doppelte oder veraltete Einträge werden bei der Bereinigung zusammengeführt und aktualisiert.
Bei einer Migration ziehen Daten aus einem alten System in ein neues um.
Klare Regeln sorgen dafür, dass die Daten dauerhaft sauber bleiben.

Was sind Stammdaten? Selten geändert, oft genutzt.

Stammdaten sind die Grunddaten eines Betriebs. Dazu gehören Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise und Konditionen. Sie ändern sich selten und werden in vielen Vorgängen genutzt.

Jedes Angebot, jeder Auftrag und jede Rechnung greift auf diese Daten zu. Sind sie fehlerhaft, zieht sich der Fehler durch alle Vorgänge.

Saubere Stammdaten sind deshalb keine Nebensache. Sie sind die Grundlage für jede Verbindung zwischen Programmen und für jede Automatisierung.

Wer sie pflegt, pflegt das Fundament des Betriebs.

Neben Stammdaten gibt es Bewegungsdaten. Sie entstehen bei jedem Vorgang neu. Beispiele sind Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen.

Bewegungsdaten bauen auf Stammdaten auf. Ein Auftrag verweist auf einen Kunden und auf Artikel. Ist der Kunde doppelt angelegt, verteilen sich seine Aufträge auf zwei Einträge. Auswertungen werden dann ungenau.

Stammdaten sind damit das Fundament jedes Programms. Jede Rechnung, jeder Auftrag und jede Auswertung greift auf sie zurück. Ein Fehler in den Stammdaten wiederholt sich deshalb in jedem Vorgang.

Warum saubere Stammdaten die Grundlage sind Erst bereinigen, dann verbinden.

Verbindungen zwischen Programmen geben Daten automatisch weiter. Fehlerhafte Daten werden dadurch nur schneller verteilt und deshalb steht die Bereinigung am Anfang jeder Integration.

Viele Entscheidungen beruhen auf Auswertungen. Welche Kunden bringen den meisten Umsatz? Welche Artikel laufen gut? Mit unsauberen Stammdaten sind diese Antworten ungenau.

Nach einer Bereinigung stimmen die Zahlen wieder. Ein Kunde ist ein Kunde. Ein Artikel ist ein Artikel. Mehr zu Auswertungen bei Berichte und Dashboards.

Das schafft eine verlässliche Grundlage für Ihre Planung.

So sieht eine Bereinigung aus

Ein vereinfachtes Beispiel mit erfundenen Kundennamen. Ein Klick auf „Bereinigen" führt doppelte Einträge zusammen.

Kunde	Adresse
Müller Metallbau GmbH	Hauptstraße 4
Müller Metallbau	Hauptstr. 4
Schulz Technik KG	Am Hafen 12
Schulz-Technik	Am Hafen 12
Weber & Söhne	Ringweg 7

5 Einträge, davon 2 Kunden doppelt angelegt.

Beispieldarstellung mit erfundenen Namen.

Typische Stammdaten im Mittelstand

Diese Daten stehen bei fast jeder Bereinigung im Mittelpunkt.

Kunden mit Adressen und Ansprechpersonen
Lieferanten mit Konditionen
Artikel mit Beschreibungen und Einheiten
Preise und Rabatte
Zahlungsbedingungen
Mitarbeitende mit Rollen und Kostenstellen
Zuordnungen von Hersteller- zu eigenen Artikelnummern

Woran Sie unsaubere Stammdaten erkennen

Diese Anzeichen sind typisch.

Derselbe Kunde ist mehrfach angelegt.
Artikel tauchen unter verschiedenen Bezeichnungen auf.
Adressen oder Ansprechpersonen sind veraltet.
Auswertungen nach Kunden oder Artikeln liefern widersprüchliche Ergebnisse.
Dieselben Daten werden in mehreren Programmen gepflegt.
Neue Einträge werden ohne feste Regeln angelegt.
Eine Excel-Datei gilt als die eigentliche Wahrheit.

So gehen wir vor

Bereinigung und Übernahme in drei Schritten.

Bestand verstehen
Wir sehen uns gemeinsam an, welche Stammdaten es gibt und wo sie liegen.
Bereinigen und übernehmen
Doppelte und veraltete Einträge werden bereinigt und bei Bedarf in das neue System übernommen.
Sauber halten
Klare Regeln für neue Einträge sorgen dafür, dass der Bestand dauerhaft stimmt.

Was ist eine Datenmigration? Der beste Moment zum Aufräumen.

Bei einer Datenmigration ziehen Daten aus einem alten System in ein neues um. Das kann eine neue Warenwirtschaft sein oder ein neues Buchhaltungsprogramm.

Eine Migration ist der beste Zeitpunkt für eine Bereinigung. Was sauber übernommen wird, muss später nicht korrigiert werden.

Außerdem startet Ihr Team im neuen System mit einem aufgeräumten Bestand.

Ein Systemwechsel ist aufwendig. Er ist sinnvoll, wenn das alte System an echte Grenzen stößt. Das ist etwa der Fall, wenn es keine Schnittstellen bietet oder nicht mehr gepflegt wird.

Oft lässt sich ein vorhandenes System aber mit guten Verbindungen deutlich aufwerten. Ob ein Wechsel oder eine Anbindung besser passt, prüfen wir gemeinsam. Mehr dazu bei der ERP-Anbindung.

Eine Migration ist dabei immer auch eine Chance. Alte Datenfelder ohne Nutzen müssen nicht mitgenommen werden. Die Übernahme ist ein guter Moment für einen Neuanfang mit klaren Regeln.

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Migration ohne Stillstand Erst Probelauf, dann Umzug.

Ein Systemwechsel darf den Alltag nicht lahmlegen und deshalb planen wir die Übernahme sorgfältig. Ruhige Zeiten im Jahr eignen sich dafür am besten.

Nach dem Probelauf ist klar, wie lange die Übernahme dauert. Am vereinbarten Tag ziehen die Daten um und danach arbeitet Ihr Team im neuen System weiter.

Fragen in den ersten Tagen klären wir schnell und direkt.

Dafür planen wir die Umstellung sorgfältig. Wir testen die Übernahme vorab mit einer Kopie der Daten. Ihr Team prüft die Ergebnisse. Erst nach einer erfolgreichen Prüfung folgt die eigentliche Umstellung.

Den Zeitpunkt wählen wir gemeinsam mit Ihnen. Oft eignet sich ein Wochenende oder eine ruhigere Phase. Am ersten Arbeitstag danach sind wir besonders gut erreichbar.

Führende Quelle und Regeln für die Pflege Eine Stelle pflegt, alle übernehmen.

Für jede Art von Stammdaten gibt es ein führendes Programm. Dort werden die Daten gepflegt und alle anderen Programme übernehmen sie von dort.

Diese Regel verhindert Widersprüche. Eine Adressänderung wird nur an einer Stelle gemacht und danach steht sie überall zur Verfügung. Mehr dazu bei den Schnittstellen.

Eine Bereinigung wirkt nur dauerhaft mit klaren Regeln. Wer darf neue Kunden anlegen? Welche Angaben sind Pflicht? Wie wird vor dem Anlegen nach vorhandenen Einträgen gesucht?

Diese Regeln legen wir gemeinsam mit Ihrem Team fest. Sie sind kurz und praxistauglich. So bleibt der Bestand auch nach Jahren sauber.

Neue Kolleginnen und Kollegen lernen sie schnell.

Stammdaten verändern sich ständig. Kunden ziehen um. Ansprechpersonen wechseln. Artikel kommen hinzu oder laufen aus. Eine einmalige Bereinigung ist deshalb nur der Anfang.

Mit klaren Regeln und einer regelmäßigen kurzen Prüfung bleibt der Bestand dauerhaft sauber. Der Aufwand dafür ist gering, wenn die Grundlage einmal steht.

Eine kurze Prüfung pro Quartal genügt oft.

Mit dem Team bereinigen

Bei der Bereinigung braucht es das Wissen Ihres Teams. Ist das derselbe Kunde oder ein anderer Standort? Gilt diese Adresse noch? Solche Fragen klären die Menschen, die mit den Daten arbeiten.

Wir bereiten die Entscheidungen so vor, dass sie schnell getroffen werden können. Ihr Team prüft Listen statt einzelner Datensätze und so bleibt der Aufwand überschaubar.

Das Ergebnis tragen dann alle mit.

In der Praxis prüfen Kolleginnen und Kollegen die Vorschläge für zusammengeführte Einträge. Sie kennen ihre Kunden und Lieferanten am besten. Ihre Erfahrung macht die Bereinigung zuverlässiger.

Beispiel: Kundendaten vor dem Systemwechsel

Großhandel, rund 50 Mitarbeitende

Ausgangslage: Ein Wechsel der Warenwirtschaft steht an. Im alten System sind viele Kunden doppelt angelegt. Ansprechpersonen und Adressen sind teilweise veraltet.
Was sich zeigt: Die Prüfung zeigt zahlreiche Dubletten. Zusätzlich pflegt der Vertrieb eine eigene Tabelle mit Ansprechpersonen.
Möglicher erster Schritt: Dubletten werden zusammengeführt. Die Tabelle des Vertriebs fließt in den Bestand ein. Erst danach werden die Daten ins neue System übernommen.

Illustratives Szenario auf Basis typischer Abläufe im Mittelstand.

Kosten, Nutzen und der Weg nach der Bereinigung

Den Kosten stehen verlässliche Auswertungen, weniger Rückfragen und reibungslose Verbindungen gegenüber. Wie groß der Aufwand ist, hängt von der Menge und dem Zustand der Daten ab.

Eine erste Prüfung zeigt, wie viele Dubletten und Lücken es gibt. Danach lässt sich der Aufwand gut einschätzen.

Oft ist der Aufwand kleiner als befürchtet und der Nutzen zeigt sich dagegen in jedem Vorgang.

Nach der Bereinigung gelten die neuen Regeln für die Pflege. In den ersten Wochen schauen wir gemeinsam, ob sie im Alltag funktionieren.

Auf Wunsch prüfen wir den Bestand später erneut und so bleibt die Qualität dauerhaft hoch.

Wir beginnen meist mit den Daten mit den meisten Problemen. Häufig sind das Kunden oder Artikel und so zeigt sich der Nutzen schnell.

Was Sie danach in der Hand haben

Zur Bereinigung gehört eine saubere Übergabe.

Einen bereinigten Datenbestand ohne Dubletten
Klare Regeln für neue Einträge
Eine festgelegte führende Quelle je Datenart
Eine Dokumentation der Bereinigung
Eine feste Ansprechperson

Was dazugehört

Saubere Stammdaten sind Voraussetzung für die ERP-Anbindung, für Berichte und Dashboards und für jede Schnittstelle. Wenn die Daten aus einer gewachsenen Tabelle kommen, hilft der Schritt Excel ablösen.

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