Automatisierung

Automatisierung:Von der Rechnung bis zum Bericht

Viele Arbeitsschritte wiederholen sich jeden Tag nach demselben Muster. Genau diese Schritte können automatisch ablaufen. Das schafft Zeit für die eigentliche Arbeit und Vorgänge laufen zuverlässig weiter, auch wenn gerade viel los ist.

Automatisierungscheck vereinbaren Mehr erfahren

Kurz gesagt

Abläufe, die von selbst laufen.

Automatisierung lässt wiederkehrende Abläufe nach festen Regeln von selbst laufen.

Ein Ereignis startet den Ablauf. Regeln bestimmen die nächsten Schritte.
Für Ausnahmen bleibt ein Mensch zuständig.
Typische Themen sind Rechnungen, Angebote, Freigaben und Berichte.
Wir nutzen zuerst Ihre vorhandenen Programme.

Was bedeutet Prozessautomatisierung
im Mittelstand? Alltag statt Fabrikhalle.

Bei der Prozessautomatisierung erledigt Software wiederkehrende Arbeitsschritte und die Regeln dafür legen wir vorher gemeinsam fest.

Im Mittelstand geht es dabei selten um vollautomatische Fabriken. Es geht um Alltägliches. Eine Rechnung wird ausgelesen. Ein Angebot meldet sich nach einer Woche. Ein Bericht liegt jeden Montag bereit.

Der Mensch bleibt dabei wichtig. Er entscheidet in Ausnahmen und gibt frei, wo es darauf ankommt. Die Routine übernimmt die Software.

Die meisten Betriebe arbeiten längst digital. Trotzdem tippt jemand täglich Daten von einem Programm ins nächste. Fachleute sprechen von einem Medienbruch.

An diesen Stellen setzt Automatisierung an. Sie schließt die Lücken zwischen vorhandenen Programmen. Erst verbinden, was da ist. Dann bauen, was fehlt.

Das Übertragen von Hand kostet nicht nur Zeit. Der Wirtschaftsinformatiker Raymond Panko von der University of Hawaii verweist auf Studien zur menschlichen Fehlerquote (Quelle: Panko, Spreadsheet Errors). Schon bei sehr einfachen Tätigkeiten liegt sie bei etwa einem Fehler auf zweihundert Handgriffe. Automatisierte Abläufe übertragen Daten dagegen jedes Mal gleich.

Eine einfache Faustregel hilft bei der Einordnung. Automatisierung ersetzt keine Entscheidung, sie ersetzt das Abtippen zwischen zwei Programmen. Überall dort, wo jemand Informationen von einem Ort zum nächsten trägt, ohne sie inhaltlich zu bewerten, verdient der Ablauf deshalb einen zweiten Blick.

Die Themen im Bereich Automatisierung

Workflow-Automatisierung

Abläufe starten von selbst statt auf Zuruf

Rechnungseingang

Belege automatisch erfassen und zuordnen

E-Rechnung

Strukturierte Rechnungen empfangen und verarbeiten

Angebotsverfolgung

Kein Angebot bleibt unbeantwortet liegen

Digitale Freigaben

Genehmigungen ohne Unterschriftenmappe

Individuelle Automatisierung

Automatisierung, die zu Ihrem Betrieb passt

Berichte & Dashboards

Kennzahlen ohne Handarbeit

Wie die
Themen zusammenhängen Ereignis, Regeln, Zuständigkeit.

Allen Themen liegt dasselbe Prinzip zugrunde. Ein Ereignis startet einen Ablauf und danach folgen Schritte nach festen Regeln. Für Ausnahmen ist klar geregelt, wer übernimmt. Mehr dazu bei der Workflow-Automatisierung.

Besonders häufig geht es um Rechnungen. Die E-Rechnung liefert strukturierte Daten. Der automatisierte Rechnungseingang verarbeitet sie weiter. Angebotsverfolgung und digitale Freigaben halten Vorgänge in Bewegung. Berichte und Dashboards zeigen, wie es läuft.

In der Praxis greifen die Themen ineinander. Eine Rechnung kommt als E-Rechnung herein und der Rechnungseingang gleicht sie ab. Bei Abweichungen folgt eine digitale Freigabe. Am Ende zeigt ein Bericht, wie viele Rechnungen pünktlich bezahlt wurden. Jeder Schritt baut auf dem vorigen auf.

So ist ein automatisierter Ablauf aufgebaut

Jeder Ablauf folgt demselben Muster aus Auslöser, Regeln, Ergebnis und Ausnahme. Wählen Sie ein Thema, um ein typisches Beispiel zu sehen.

AuslöserWas den Ablauf startet
Eine Anfrage kommt über das Kontaktformular.
RegelnWas dann passiert
Sie wird im System angelegt und der zuständigen Person zugewiesen.
ErgebnisWas am Ende steht
Die Anfrage ist erfasst und hat eine Zuständigkeit.
AusnahmeDann übernimmt ein Mensch
Die Anfrage passt in keine Kategorie.

Mehr zu Workflow-Automatisierung

Typische Beispiele. Die genauen Regeln legen wir mit Ihnen fest.

Welche Abläufe sich eignen Häufig, klar geregelt, digital.

Gut geeignet sind Abläufe mit drei Eigenschaften. Sie wiederholen sich häufig und folgen klaren Regeln. Ihre Daten liegen bereits digital vor.

Weniger geeignet sind Entscheidungen mit großem Ermessensspielraum. Auch einmalige oder ständig wechselnde Abläufe bleiben besser beim Menschen. Hier unterstützt Software höchstens mit guten Informationen.

Jeder automatisierte Ablauf besteht dabei aus denselben Teilen.

Ein Ereignis startet den Ablauf. Das kann eine neue Mail sein oder ein fester Termin. Sie legen fest, was in welcher Reihenfolge passiert. Bei Abweichungen von der Regel übernimmt eine benannte Person.

Ein Leitfaden der Universität St. Gallen empfiehlt kleinen und mittleren Unternehmen, die zu verbessernden Prozesse zuerst zu erkennen und zu priorisieren (Quelle: Universität St. Gallen, Leitfaden Digitalisierung in KMU). Genau so gehen wir vor. Wir beginnen mit dem Ablauf, der heute die meiste Handarbeit verursacht.

Wo der Mittelstand steht und was jetzt ansteht

Mittelständische Unternehmen haben zuletzt weniger in Digitalisierung investiert. Laut KfW sanken die Ausgaben auf knapp 24 Milliarden Euro (Quelle: KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025). Nur noch knapp ein Drittel der Mittelständler hat im Zeitraum 2022 bis 2024 ein Digitalisierungsvorhaben abgeschlossen.

Gerade bei knappen Budgets zählt jeder Schritt. Automatisierung setzt oft bei vorhandenen Programmen an und so entsteht Nutzen ohne große Neuanschaffung.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können (Quelle: IHK Südlicher Oberrhein, E-Rechnung). Ein reines PDF gilt seitdem nicht mehr als elektronische Rechnung.

Viele Betriebe nutzen diesen Anlass. Sie stellen nicht nur den Empfang um und automatisieren gleich den ganzen Weg der Rechnung. Mehr dazu bei der E-Rechnung.

So entsteht eine Automatisierung

Sechs Schritte vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb.

Ablauf verstehen
Im Automatisierungscheck und bei der Prozessaufnahme sehen wir uns den Ablauf genau an.
Regeln festlegen
Gemeinsam beschreiben wir Auslöser, Schritte und Ausnahmen.
Lösung wählen
Oft genügt eine Verbindung vorhandener Programme. Erst danach denken wir über Neues nach.
Aufbauen und testen
Wir bauen den Ablauf in einer Testumgebung auf. Ihr Team prüft ihn mit echten Beispielen.
Einführen
Wir schulen die Beteiligten und begleiten den Start.
Betreiben und anpassen
Der Ablauf wird überwacht. Bei Änderungen passen wir die Regeln an.

Erst verbinden, dann bauen

Viele Betriebe erwarten für Automatisierung neue Software und oft ist das nicht nötig. Vorhandene Programme bieten häufig Schnittstellen. Darüber lassen sie sich verbinden.

Laut Eurostat nutzte 2025 gut die Hälfte der Unternehmen in der EU spezielle Unternehmenssoftware (Quelle: Eurostat, E-Business-Anwendungen 2025). Zwischen kleinen und großen Unternehmen zeigt sich dabei ein deutlicher Abstand. Mehr zu Verbindungen im Bereich Systeme & Daten.

Regeln
und künstliche Intelligenz Kein Entweder-oder.

Automatisierung arbeitet nach festen Regeln. Künstliche Intelligenz kann auch mit uneindeutigen Eingaben umgehen. Beides schließt sich nicht aus.

Häufig übernimmt KI einen einzelnen Schritt. Sie liest etwa eine Rechnung als PDF aus oder ordnet eine Mail zu. Der Rest des Ablaufs folgt festen Regeln.

Deutsche Unternehmen liegen beim Einsatz von KI über dem europäischen Schnitt. 2025 waren es laut Eurostat 26 Prozent gegenüber 20 Prozent in der EU (Quelle: Eurostat, KI-Nutzung in Unternehmen). Generative KI nutzte 2025 laut dem Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung jeder vierte Betrieb (Quelle: IAB-Kurzbericht 8/2026). In Betrieben mit 200 und mehr Beschäftigten waren es 48 Prozent, in Betrieben mit weniger als zehn Beschäftigten 21 Prozent.

Wo künstliche Intelligenz der Kern einer Lösung ist, arbeiten wir mit unseren Kolleginnen und Kollegen von MintCode AI zusammen. Automate bleibt für Abläufe nach festen Regeln zuständig.

Was sich durch Automatisierung ändert Im Alltag, im Team, in der Führung.

Automatisierung wirkt an drei Stellen. Zuerst im Alltag.

Daten werden einmal erfasst und dann weitergegeben. Erinnerungen melden sich bei offenen Vorgängen. Vorgänge warten nicht mehr auf den nächsten freien Moment. Übertragungsfehler beim Abschreiben entfallen.

Für das Team ändert sich spürbar etwas.

Für Kunden und anspruchsvolle Aufgaben bleibt mehr Raum. Routine läuft im Hintergrund. Jeder weiß, wer bei Ausnahmen übernimmt. Auch in vollen Wochen geht kein Vorgang verloren.

Wer den Betrieb führt, entscheidet künftig auf besserer Grundlage.

Berichte zeigen den Stand ohne Handarbeit. Abläufe hängen nicht mehr an einzelnen Personen und mehr Vorgänge belasten das Team weniger stark.

Woran Sie Automatisierungspotenzial erkennen

Diese Anzeichen kennen viele Betriebe.

Dieselben Daten werden in mehrere Programme getippt.
Rechnungen werden ausgedruckt und von Hand weitergegeben.
Offene Angebote geraten aus dem Blick.
Freigaben warten tagelang in einer Mappe.
Berichte entstehen jeden Monat mühsam in Tabellen.
Im Urlaub einer Person stockt ein Ablauf.
Erinnerungen hängen am Gedächtnis einzelner Personen.

Wo verliert Ihr Betrieb heute Zeit?

In dreißig Minuten per Video finden wir es gemeinsam heraus. Kostenfrei und ohne Vorbereitung.

Automatisierungscheck vereinbaren

Was wir aus vielen Vorhaben gelernt haben

Fehler wiederholen sich von Betrieb zu Betrieb und das macht sie gut vermeidbar.

Was nicht verstanden ist, lässt sich nicht automatisieren. Große Vorhaben ohne Etappen verlieren schnell an Fahrt. Fehler werden sonst automatisch weitergegeben und ohne Betreuung veraltet ein Ablauf still.

Manche Erwartungen führen in die Irre.

Sie übernimmt Routine. Entscheidungen bleiben beim Team. Gerade kleinere Betriebe spüren jede gewonnene Stunde und oft genügen Verbindungen zwischen vorhandenen Programmen.

Womit viele Betriebe beginnen Rechnungseingang oder Angebotsverfolgung.

Viele starten mit dem Rechnungseingang oder der Angebotsverfolgung. Beide Abläufe sind überschaubar und gleichzeitig betreffen sie viele Vorgänge. Der Nutzen wird deshalb schnell spürbar.

Ihren passenden Einstieg klären wir im Automatisierungscheck.

Der erste automatisierte Ablauf ist oft in kurzer Zeit umgesetzt. Er zeigt schnell, wie Automatisierung im eigenen Betrieb wirkt. Daraus wächst Vertrauen für die nächsten Schritte.

Weitere Abläufe bauen auf denselben Verbindungen auf. So entsteht nach und nach ein verbundener Betrieb. Die Reihenfolge legt ein Digitalisierungs-Fahrplan fest.

Vom einzelnen Ablauf bis zur verbundenen Systemlandschaft

Ein erster Überblick vor jedem Gespräch über Zahlen.

Der kleine Weg

Ein Ablauf, wenige Tage

Viele Vorhaben sind in wenigen Arbeitstagen umgesetzt und wirken sofort. Eine Anfrage landet automatisch im System. Ein Bericht erstellt sich selbst. Eine Erinnerung meldet sich bei liegen gebliebenen Vorgängen.

Der große Weg

Mehrere Systeme, dauerhaft verbunden

Dauerhaft verbundene Systeme brauchen ein Integrationsprojekt mit Konzeption, Testumgebung und laufendem Betrieb. Eine Pauschale gibt es dafür nicht. Sehr wohl aber einen klaren Ablauf mit Entscheidungspunkten.

Sicherheit, Überwachung und Datenschutz Server in Deutschland.

Automatisierte Abläufe arbeiten mit Ihren Geschäftsdaten und deshalb gelten klare Regeln. Jeder Zugang erhält nur die nötigen Rechte und jeder Schritt wird protokolliert.

Unsere Server stehen in Deutschland. Ihre Daten bleiben in Ihrer Hand.

Ein automatisierter Ablauf arbeitet leise im Hintergrund. Ein Ausfall muss deshalb sofort auffallen und unsere Abläufe melden Fehler selbst.

Vorgänge gehen dabei nicht verloren. Bis zur Behebung lässt sich der Ablauf von Hand erledigen.

Zugriffe werden außerdem protokolliert. Für die Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse hat das BSI einen eigenen Mindeststandard veröffentlicht (Quelle: BSI, Mindeststandard Protokollierung und Detektion). Daran orientieren wir uns. So lässt sich bei Bedarf nachvollziehen, wer wann worauf zugegriffen hat.

Was Automatisierung kostet und bringt

Der Aufwand hängt vom Ablauf und den beteiligten Programmen ab. Einfache Abläufe sind überschaubar. Dauerhafte Verbindungen mehrerer Systeme brauchen ein eigenes Projekt.

Dem stehen gewonnene Stunden, weniger Fehler und schnellere Durchläufe gegenüber. Eine Potenzialanalyse zeigt vorab, wo der Nutzen am größten ist.

Zur Rechnung gehört auch die laufende Betreuung. Programme ändern sich. Regeln müssen gelegentlich angepasst werden. Diesen Aufwand planen wir von Anfang an mit ein.

Beispiel: Vom Postfach bis zur Buchhaltung

Handwerksbetrieb, rund 25 Mitarbeitende

Ausgangslage: Rechnungen kommen per Mail und per Post. Eine Kollegin druckt sie aus und legt sie zur Prüfung vor. Danach tippt sie die Daten in die Buchhaltung.
Was sich zeigt: Derselbe Beleg wird mehrfach in die Hand genommen. Freigaben warten oft mehrere Tage. Der Überblick über offene Rechnungen fehlt.
Möglicher erster Schritt: Eingehende Rechnungen werden automatisch ausgelesen und dem Auftrag zugeordnet. Die Freigabe erfolgt digital. Die Buchhaltung erhält die Daten ohne Abtippen.

Illustratives Szenario auf Basis typischer Abläufe im Mittelstand.

Was Sie nach einer Automatisierung in der Hand haben

Zu jeder Automatisierung gehört eine saubere Übergabe.

Einen laufenden Ablauf nach festen Regeln
Eine verständliche Beschreibung der Regeln
Klare Zuständigkeiten für Ausnahmen
Eine Überwachung mit Fehlermeldungen
Eine feste Ansprechperson

Begriffe kurz erklärt

Prozessautomatisierung: Wiederkehrende Arbeitsschritte laufen nach festen Regeln von selbst ab. Niemand muss Informationen von Hand übertragen.
Workflow: Eine Folge von Arbeitsschritten mit festgelegtem Auslöser, klaren Regeln und Zuständigkeiten.
Auslöser: Ereignis, das einen automatisierten Ablauf startet. Das kann eine eingehende Mail sein, ein neuer Datensatz oder ein fester Termin.
Ausnahme: Vorgang, der nicht zu den festgelegten Regeln passt. Er geht an eine benannte Person zur Bearbeitung.
Medienbruch: Wechsel einer Information in ein anderes Format mit erneuter Erfassung von Hand. Ein Beispiel ist das Abtippen einer Mail in ein Programm.
E-Rechnung: Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein reines PDF zählt nicht dazu.