Softwareentwicklung

Kundenportale:Die Antwort, bevor die Frage kommt

„Wo steht mein Auftrag?“ „Können Sie mir die Rechnung noch einmal schicken?“ „Was hatten wir letztes Mal bestellt?“ Solche Anrufe kosten Ihre Leute jeden Tag Zeit. Ein Kundenportal gibt Ihren Kunden die Antworten selbst.

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Kurz gesagt

Kunden holen sich Infos selbst.

In einem Kundenportal rufen Ihre Kunden Informationen selbst ab.

Auftragsstatus, Rechnungen und Dokumente sind jederzeit verfügbar.
Wiederkehrende Anfragen per Telefon und Mail nehmen ab.
Das Portal greift auf die Daten aus Ihrer Warenwirtschaft zu.
Jeder Kunde sieht nur seine eigenen Daten.

Was ist ein Kundenportal? Antworten, bevor jemand fragt.

Ein Kundenportal ist ein geschützter Bereich im Internet. Ihre Kunden melden sich dort an und sehen Informationen zu ihren eigenen Aufträgen. Dazu gehören Status, Rechnungen, Lieferscheine und Dokumente.

Die Daten kommen direkt aus Ihren Programmen und niemand muss sie extra einpflegen. Was in der Warenwirtschaft steht, ist auch im Portal sichtbar.

So beantwortet das Portal viele Fragen, bevor sie gestellt werden. Ihr Team gewinnt Zeit für Anfragen, die wirklich ein Gespräch brauchen.

Auch Dokumente wie Zertifikate oder Prüfberichte lassen sich dort bereitstellen.

In vielen Betrieben kommen täglich dieselben Fragen. Wo steht mein Auftrag? Können Sie mir die Rechnung noch einmal schicken? Was hatten wir letztes Mal bestellt?

Jede dieser Fragen unterbricht die Arbeit. Jemand sucht die Information und schickt sie weiter. Ein Portal macht diese Informationen direkt zugänglich. Kunden finden sie selbst, auch abends oder am Wochenende.

Ihr Team wird seltener unterbrochen.

Für welche Betriebe sich ein Kundenportal eignet

Ein Kundenportal eignet sich für Betriebe mit vielen wiederkehrenden Kunden. Typisch sind Großhandel, Fertigung im Auftrag und Dienstleister mit laufenden Verträgen.

Besonders spürbar ist die Entlastung bei vielen Statusanfragen. Auch wenn Kunden regelmäßig Unterlagen wie Zertifikate oder Prüfberichte brauchen, ist ein Portal hilfreich.

Die Größe Ihres Betriebs spielt dabei eine untergeordnete Rolle.

Typisch sind Betriebe mit vielen wiederkehrenden Kundenfragen. Wo steht mein Auftrag? Wo finde ich die Rechnung? Wann kommt die Lieferung? Jede dieser Fragen kostet heute einen Anruf oder eine Mail.

Welche Fragen beantwortet Ihr Portal?

Wählen Sie die Fragen aus, die Ihre Kunden am häufigsten stellen. Darunter sehen Sie, wie das Portal sie beantwortet.

Was ein Kundenportal typischerweise zeigt

Diese Informationen stehen in vielen Portalen zur Verfügung.

Status offener Aufträge
Rechnungen und Lieferscheine
Frühere Bestellungen
Liefertermine
Technische Unterlagen und Zertifikate
Ansprechpersonen im Betrieb
Möglichkeit zur Nachbestellung

Was ein gutes Kundenportal leistet

Ein gutes Kundenportal erfüllt mehrere Aufgaben zugleich.

Die Daten kommen direkt aus Ihren Programmen. Kunden finden sich ohne Anleitung zurecht und jeder Kunde sieht nur seine eigenen Daten. Das Portal läuft im Browser auf jedem Gerät.

Ein Kundenportal trägt Ihr Erscheinungsbild. Farben, Logo und Sprache passen zu Ihrem Betrieb. Für Ihre Kunden wirkt es wie ein Teil Ihres Auftritts.

Die Bedienung bleibt bewusst einfach. Wichtige Informationen stehen auf der ersten Seite. Wer mehr braucht, findet es mit wenigen Klicks.

Ihre Kunden finden sich sofort zurecht.

Wichtig ist, dass das Portal einfach bleibt. Kunden sollen es ohne Einweisung nutzen können. Deshalb zeigt es nur die Informationen, die wirklich gebraucht werden.

So entsteht Ihr Kundenportal

Sechs Schritte vom ersten Gespräch bis zum laufenden Portal.

Fragen sammeln
Wir sammeln, welche Fragen Ihre Kunden am häufigsten stellen.
Inhalte festlegen
Gemeinsam legen wir fest, was das Portal zuerst zeigen soll.
Daten anbinden
Das Portal wird mit Warenwirtschaft und Ablage verbunden.
Prototyp zeigen
Ein früher Entwurf zeigt Aussehen und Bedienung. Ausgewählte Kunden können ihn testen.
Starten
Das Portal geht in Betrieb. Kunden erhalten ihre Zugänge.
Weiterentwickeln
Rückmeldungen Ihrer Kunden fließen in die nächsten Schritte ein.

Die Daten kommen
aus Ihren Programmen Immer der aktuelle Stand.

Ein Portal ist nur so gut wie seine Daten. Deshalb verbinden wir es direkt mit Ihrer Warenwirtschaft und Ihrer Ablage. Änderungen erscheinen dort ohne Verzögerung.

So entsteht keine zweite Datenquelle. Niemand muss Informationen doppelt pflegen. Mehr dazu bei der ERP-Anbindung und beim Dokumentenmanagement.

Ihre Kunden sehen damit immer den echten Stand.

Die Daten werden automatisch aktualisiert. Ändert sich der Status eines Auftrags, sieht der Kunde das sofort. Niemand muss das Portal von Hand pflegen.

Klein anfangen und Kunden mitnehmen Start mit Status und Rechnungen.

Ein Portal muss nicht von Anfang an alles können. Oft beginnt es mit dem Auftragsstatus und den Rechnungen. Das deckt bereits viele Anfragen ab.

Weitere Funktionen kommen später hinzu. Rückmeldungen Ihrer Kunden zeigen, was als Nächstes sinnvoll ist.

So bleibt der Einstieg überschaubar.

Ein Portal entfaltet seinen Nutzen erst, wenn Kunden es nutzen. Deshalb planen wir die Einführung mit. Eine kurze Information, ein einfacher Zugang und ein klarer Hinweis auf die Vorteile helfen dabei.

Viele Kunden schätzen es, Informationen jederzeit selbst abrufen zu können. Das telefonische Gespräch bleibt trotzdem möglich und das Portal ergänzt den persönlichen Kontakt.

Nach dem Start zeigt sich schnell, welche Bereiche besonders oft genutzt werden. Diese Hinweise helfen bei der Weiterentwicklung.

Wir sammeln Rückmeldungen gemeinsam mit Ihnen und daraus entstehen die nächsten Schritte. So wächst das Portal mit den Wünschen Ihrer Kunden.

Ihre Kunden gestalten so indirekt mit.

Was sich durch ein Kundenportal ändert Mehr Raum für Beratung.

Ein Kundenportal entlastet zuerst den Alltag.

Statusfragen per Telefon und Mail nehmen ab. Informationen sind sofort verfügbar, rund um die Uhr. Rechnungen und Dokumente müssen nicht mehr einzeln verschickt werden. Ihr Team kann sich auf Anfragen konzentrieren, die ein Gespräch brauchen.

Die Geschäftsführung gewinnt vor allem Überblick.

Ihr Betrieb hebt sich durch schnelle Auskünfte ab. Gleiche Besetzung, mehr Raum für Beratung und Verkauf. Sie sehen, welche Informationen Kunden besonders oft abrufen.

Am deutlichsten merkt das der Innendienst. Statusanfragen werden seltener. Die gewonnene Zeit fließt in Beratung und Angebote.

Wo verliert Ihr Betrieb heute Zeit?

In dreißig Minuten per Video finden wir es gemeinsam heraus. Kostenfrei und ohne Vorbereitung.

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Woran Sie erkennen, dass ein Kundenportal sinnvoll ist

Diese Anzeichen sprechen dafür.

Kunden fragen regelmäßig nach dem Stand ihrer Aufträge.
Rechnungen werden häufig erneut angefordert.
Zertifikate oder Datenblätter werden immer wieder verschickt.
Nachbestellungen kommen per Mail mit langen Listen.
Ihr Team wird ständig durch kurze Anfragen unterbrochen.
Kunden wünschen sich Auskünfte auch außerhalb der Geschäftszeiten.
Mehrere Ansprechpersonen beim Kunden brauchen dieselben Informationen.

Sicherheit und Datenschutz Jeder sieht nur seine Daten.

Jeder Kunde meldet sich mit eigenen Zugangsdaten an und er sieht nur die Daten seines Unternehmens. Die Verbindung läuft verschlüsselt.

Unsere Server stehen in Deutschland. Zugriffe lassen sich jederzeit nachvollziehen. Zugänge können bei Bedarf schnell gesperrt werden.

So bleiben die Daten Ihrer Kunden geschützt.

Kosten, Quellcode und der Betrieb nach dem Start

Die Kosten hängen vom Umfang und von den Anbindungen ab. Dazu kommen laufende Kosten für Betrieb und Pflege. Dem stehen weniger Anfragen und zufriedenere Kunden gegenüber.

Wir rechnen beides vorab mit Zahlen aus Ihrem Betrieb. Wie viele Statusanfragen kommen pro Woche? Wie lange dauert eine Antwort?

Sie erhalten den vollständigen Quellcode Ihres Portals. Eine verständliche Dokumentation gehört dazu.

So bleiben Sie unabhängig und das Portal kann später von jedem weiterentwickelt werden.

Auch neue Partner finden sich damit schnell zurecht.

In den ersten Wochen begleiten wir den Start eng. Rückmeldungen Ihrer Kunden sammeln wir gemeinsam.

Danach entwickeln wir das Portal Schritt für Schritt weiter. Wir kümmern uns um Betrieb, Updates und Sicherheit. Mehr dazu bei Wartung und Weiterentwicklung.

Beispiel: Statusanfragen im Großhandel

Großhandel, rund 45 Mitarbeitende

Ausgangslage: Der Innendienst beantwortet täglich viele Anrufe zum Stand von Lieferungen. Rechnungskopien werden regelmäßig per Mail angefordert.
Was sich zeigt: Alle Informationen liegen bereits in der Warenwirtschaft. Kunden haben aber keinen direkten Zugang dazu.
Möglicher erster Schritt: Ein Kundenportal zeigt Auftragsstatus und Rechnungen. Es ist direkt mit der Warenwirtschaft verbunden. Der Innendienst gewinnt Zeit für Beratung.

Illustratives Szenario auf Basis typischer Abläufe im Mittelstand.

Was Sie danach in der Hand haben

Zum Kundenportal gehört eine saubere Übergabe.

Ein Portal mit direkter Anbindung an Ihre Programme
Ein Konzept für Zugänge und Berechtigungen
Den vollständigen Quellcode
Eine verständliche Dokumentation
Eine feste Ansprechperson

Was dazugehört

Ein Kundenportal ist eine Web-Anwendung und braucht eine Verbindung zur Warenwirtschaft, siehe ERP-Anbindung. Dokumente kommen aus dem Dokumentenmanagement.

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