Ein Kunde ist zweimal angelegt, einmal mit Rechtsform und einmal ohne. Im Alltag fällt das kaum auf. Zum Problem wird es, sobald Programme miteinander verbunden werden oder ein neues System kommt. Dann verteilt sich jeder Vorgang auf zwei Einträge, und die Verbindung gibt fehlerhafte Daten nur schneller weiter.
Dieser Beitrag erklärt, woher Dubletten kommen, für welche Betriebe sich eine Bereinigung lohnt und wie sich Datenqualität in Zahlen fassen lässt. Danach zeigen wir, wie eine Bereinigung in sechs Schritten abläuft und wie Ihre Daten in fünf Schritten vom alten ins neue System umziehen, während der Alltag weiterläuft.
Warum die Stammdaten vor jeder Verbindung kommen
Jede Verbindung zwischen Programmen arbeitet mit den Daten, die sie vorfindet. Ist ein Kunde doppelt angelegt, verteilt sich jeder Vorgang auf zwei Einträge. Ist eine Adresse veraltet, landet sie automatisch überall dort, wo die Verbindung hinreicht.
Deshalb beginnt jede Integration mit einem Blick auf die Stammdaten. Doppelte Einträge werden zusammengeführt, veraltete Daten bereinigt. Erst danach fließen die Daten automatisch. Wie Programme überhaupt Daten austauschen, erklärt der Beitrag Schnittstellen verstehen. Einen Überblick über unsere Arbeit an Programmen und Daten finden Sie unter Systeme und Daten.
Woher Dubletten kommen
Dubletten entstehen selten aus Nachlässigkeit. Oft fehlt im Alltag einfach die Zeit für eine gründliche Suche. Niemand hat dabei etwas falsch gemacht. Es fehlten nur klare Regeln. Die häufigsten Ursachen lassen sich gut unterscheiden.
| Ursache | So sieht es im Alltag aus |
|---|---|
| Abweichende Schreibweise | Ein Kunde heißt einmal mit Rechtsform und einmal ohne. Eine Straße steht einmal ausgeschrieben und einmal abgekürzt. |
| Wenig Zeit | Ein Kunde ruft an und wird schnell neu angelegt, statt den vorhandenen Eintrag zu suchen. |
| Mehrere Programme | Derselbe Kunde wird im Shop und in der Warenwirtschaft angelegt. Es entstehen zwei Einträge. |
| Zusammenführen von Systemen | Beim Vereinen zweier Kundenlisten tauchen viele Kunden doppelt auf. |
Für einen Menschen ist ein Firmenname mit und ohne Rechtsform derselbe Kunde. Ein Programm sieht zwei verschiedene. Mit den Jahren wächst so ein Bestand mit vielen Doppelungen. Besonders deutlich wird das beim Zusammenführen von Systemen. Ohne Abgleich vor der Übernahme vervielfachen sich die Probleme.
Für welche Betriebe sich eine Bereinigung lohnt
Eine Bereinigung eignet sich für jeden Betrieb, der über Jahre Daten gesammelt hat. Typisch sind doppelte Kunden, veraltete Artikel oder unvollständige Adressen. Ein guter Anlass ist jede größere Veränderung.
- eine neue Verbindung zwischen Programmen
- ein Wechsel auf ein neues System
- ein Generationswechsel in der Buchhaltung
Vor solchen Schritten zeigt sich der Wert sauberer Daten besonders deutlich. Auch kleinere Betriebe profitieren deutlich. Dort hängt das Wissen über Kunden oft an wenigen Personen. Wie Betriebe solches Wissen sichern, bevor es mit dem Ruhestand geht, beschreibt der Beitrag Wenn die Babyboomer gehen.
Wer mitarbeiten sollte
Wichtig sind Kolleginnen und Kollegen, die Kunden und Artikel gut kennen. Sie wissen, welcher von zwei Einträgen der richtige ist. Ihr Wissen macht die Bereinigung verlässlich.
Wie sich Datenqualität messen lässt
Wie sauber Ihre Stammdaten sind, lässt sich messen. Drei Fragen helfen dabei.
- Wie viele Kunden sind doppelt angelegt?
- Wie viele Adressen sind unvollständig?
- Wie viele Artikel wurden seit Jahren nicht mehr genutzt?
MintCode Solutions ermittelt vor einer Bereinigung die Zahl der Dubletten, den Anteil unvollständiger Einträge und die Zahl veralteter Adressen und vergleicht diese Werte danach mit dem neuen Stand. Die Zahlen schaffen vorher Klarheit und zeigen hinterher, wie viel sich verbessert hat. So wird aus einem Gefühl eine klare Zahl.
Die Messung wiederholen wir in festen Abständen. So sehen Sie, ob die Daten sauber bleiben. Steigen die Werte wieder, lässt sich früh gegensteuern.
Die Bereinigung in sechs Schritten
Eine Bereinigung führt in sechs Schritten zu einem sauberen Datenbestand.
- Bestand aufnehmen. Wir sehen uns an, welche Stammdaten es gibt und in welchen Programmen sie liegen.
- Qualität prüfen. Doppelte, veraltete und unvollständige Einträge werden sichtbar gemacht.
- Regeln festlegen. Gemeinsam legen wir fest, welcher Eintrag bei Dubletten erhalten bleibt.
- Bereinigen. Dubletten werden zusammengeführt. Veraltete Einträge werden aktualisiert oder archiviert.
- Prüfen. Ihr Team prüft Stichproben aus dem Alltag.
- Pflege sichern. Regeln für neue Einträge sorgen dafür, dass der Bestand sauber bleibt.
Bei MintCode gilt ein Datenbestand erst dann als sauber, wenn das Team des Betriebs Stichproben aus dem eigenen Alltag geprüft hat.
Neue Dubletten verhindern
Der letzte Schritt entscheidet, ob die Arbeit hält. Neue Dubletten verhindern klare Regeln für neue Einträge. Dazu gehört eine Suche nach vorhandenen Einträgen, bevor jemand einen Kunden neu anlegt. Weil Dubletten meist aus fehlenden Regeln entstehen, hilft eine solche Regel dort, wo das Problem beginnt.
Die Migration in fünf Schritten
Manchmal stößt ein vorhandenes Programm an echte Grenzen. Es bietet keine Schnittstelle oder wird vom Hersteller nicht mehr gepflegt. Dann ist ein Wechsel die bessere Wahl als eine weitere Verbindung.
Auch in diesem Fall hilft die Vorarbeit. Bereinigte Stammdaten erleichtern die Übernahme. Eine klare Beschreibung der Abläufe, wie sie in einer Prozessaufnahme entsteht, macht die Auswahl des neuen Systems leichter. Der Umzug selbst folgt fünf Schritten.
- Daten bereinigen. Bevor etwas umzieht, wird der Bestand aufgeräumt.
- Felder zuordnen. Die Felder des alten Systems werden den Feldern des neuen zugeordnet.
- Probelauf. Ein Teil der Daten wird testweise übernommen und gemeinsam geprüft.
- Übernahme. Zum vereinbarten Zeitpunkt werden alle Daten übernommen.
- Kontrolle. Stichproben und Summen zeigen, dass alles vollständig angekommen ist.
MintCode plant die Übernahme so, dass der Alltag im Betrieb weiterläuft.
Ein neues System räumt nicht auf
Ein neues System löst schlechte Daten nicht von selbst. Werden unbereinigte Daten übernommen, beginnen die Probleme im neuen System von vorn. Deshalb steht die Bereinigung am Anfang jeder Migration.
Standpunkt von MintCode Automate
Einordnung von MintCode: erst aufräumen, dann verbinden
Wir bei MintCode Automate empfehlen, Stammdaten vor jeder neuen Verbindung zwischen Programmen und vor jedem Systemwechsel zu bereinigen. Wer unbereinigte Daten verbindet, gibt Fehler nur schneller weiter. Wer sie umzieht, nimmt die Probleme ins neue System mit.
Die Bereinigung ist dabei keine reine Technikaufgabe. Welcher von zwei Einträgen bleibt, legen wir gemeinsam mit den Menschen fest, die Kunden und Artikel kennen. Dieselben Menschen prüfen am Ende die Stichproben.
Eine einmalige Bereinigung reicht allerdings nicht. Erst Regeln für neue Einträge und eine Messung in festen Abständen sorgen dafür, dass der Bestand sauber bleibt. Wie wir dabei vorgehen, zeigt die Seite Stammdaten und Migration.
