Künstliche Intelligenz ist im Büro angekommen, oft über einzelne Mitarbeitende, die einen Chatbot für Texte nutzen. Spannender wird es, wenn KI in Abläufe eingebaut ist: Sie liest eine Anfrage, erkennt einen Beleg, schlägt eine Zuordnung vor.
Dieser Beitrag zeigt, wo das heute sinnvoll ist, wo der Mensch weiter entscheiden sollte und was die europäische KI-Verordnung von Betrieben verlangt, die KI einsetzen.
Wie verbreitet KI ist
Laut Eurostat nutzten 2025 in Deutschland 26 Prozent der Unternehmen künstliche Intelligenz, im EU-Durchschnitt 20 Prozent. Am häufigsten werten Unternehmen damit geschriebene Sprache aus. Generative KI nutzte laut dem Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung jeder vierte Betrieb, in Betrieben mit 200 und mehr Beschäftigten waren es 48 Prozent, in Betrieben mit weniger als zehn Beschäftigten 21 Prozent.
Für das Büro ist der Befund wichtig. Die häufigste Anwendung, das Auswerten von Text, ist genau das, was im Büro den ganzen Tag passiert.
Wo KI im Büro hilft
| Aufgabe | Was KI übernimmt | Was beim Menschen bleibt |
|---|---|---|
| Eingehende Mails | Anliegen erkennen, an die richtige Stelle leiten, Vorgang vorbefüllen | Antworten mit Ermessen, Beschwerden |
| Belege und Rechnungen | Angaben aus PDF und Scan lesen, unsichere Felder markieren | Abweichungen prüfen, freigeben |
| Anfragen | Mengen, Termine und Artikel aus Freitext erkennen | Angebot und Preis |
| Wissen im Betrieb | Antworten aus Handbüchern und Dokumenten finden | Bewertung, ob die Antwort passt |
In KI-Abläufen, die MintCode Solutions im Büro einrichtet, folgt die Aufteilung demselben Muster: KI erledigt die Vorarbeit beim Lesen und Einordnen, ein Mensch entscheidet dort, wo es darauf ankommt. Wie das im Rechnungseingang aussieht, beschreiben wir ausführlich. Wenn Sie KI im eigenen Haus betreiben wollen, ist MintCode AI unser Bereich dafür.
Was Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt
Seit dem 2. Februar 2025 gilt Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung zur KI-Kompetenz. Er betrifft Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, unabhängig von Branche und Größe. Betreiber ist auch ein Betrieb, der ein KI-System in eigener Verantwortung einsetzt.
Mit dem sogenannten Digital-Omnibus, der Verordnung (EU) 2026/1744, die am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht wurde, ist die Pflicht neu gefasst worden. Bisher mussten Unternehmen ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihres Personals sicherstellen. Jetzt genügt es, Maßnahmen zu ergreifen, die die Entwicklung dieser Kompetenz unterstützen. Ein bestimmtes Niveau jeder einzelnen Person muss nicht mehr garantiert werden. Die Pflicht selbst bleibt bestehen.
Laut Bundesnetzagentur schreibt die Verordnung kein Format, keine standardisierten Schulungen und keine Zertifikate vor. Schulungen können intern oder extern stattfinden. Eine Dokumentation verlangt die Verordnung nicht ausdrücklich, die Bundesnetzagentur empfiehlt sie aber: welche Maßnahmen, in welchem Umfang, mit welchen Teilnehmenden, und wann sie aufgefrischt werden.
Was das praktisch heißt
- Halten Sie fest, welche KI-Systeme im Betrieb genutzt werden, auch Chatbots, die einzelne Mitarbeitende nutzen.
- Erklären Sie den Nutzenden, was das System kann, wo es Fehler macht und welche Daten nicht hineingehören.
- Legen Sie fest, wo ein Mensch Ergebnisse prüft, bevor sie wirken.
- Dokumentieren Sie kurz, was Sie dafür getan haben, und frischen Sie es auf, wenn sich Systeme ändern.
In einem automatisierten Ablauf ist der letzte Punkt oft schon eingebaut. Die Regeln, wann die KI einen Vorgang allein weiterleitet und wann ein Mensch prüft, stehen im Ablauf selbst.
Standpunkt von MintCode Automate
Einordnung von MintCode: erst Daten, dann KI
Wir bei MintCode Automate empfehlen, KI im Büro erst auf geordnete Abläufe und saubere Stammdaten zu setzen und sie dort einzusetzen, wo Text gelesen und eingeordnet werden muss. KI ist am stärksten, wo die Daten sauber sind und der Ablauf klar ist. Wer KI auf einen ungeordneten Prozess setzt, bekommt schnellere Unordnung.
Und wir halten den Menschen in der Schleife. Nicht aus Misstrauen gegenüber der Technik, sondern weil Entscheidungen mit Folgen bei Menschen gut aufgehoben sind.
Quellen
- Eurostat: 20% of EU enterprises use AI technologies, Dezember 2025 (Datensatz isoc_eb_ai)
- Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung: Jeder vierte Betrieb in Deutschland nutzt generative KI, IAB-Kurzbericht 8/2026
- Bundesnetzagentur: KI-Kompetenz nach Artikel 4 KI-Verordnung
- Bundesnetzagentur: Factsheet KI-Verordnung für kleine und mittlere Unternehmen sowie Start-ups, November 2025
- Krammer Jahn Rechtsanwälte: Digital-Omnibus zur KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2026/1744)
Stand: 13. Oktober 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Steuerliche Fragen klären Sie bitte mit Ihrem Steuerbüro.
