Neue Abläufe einführen: Vom Fahrplan bis zur Routine im Team

Warum eine Einführung einen Plan braucht

Laut KfW hat im Zeitraum 2022 bis 2024 knapp ein Drittel der mittelständischen Unternehmen ein Digitalisierungsvorhaben abgeschlossen. Mit 30 Prozent liegt der Anteil fünf Prozentpunkte unter dem vorherigen Zeitraum. Die Ausgaben für Digitalisierung sanken auf knapp 24 Milliarden Euro. Die KfW beobachtet außerdem seit Jahren einen deutlichen Abstand zwischen großen und kleinen Mittelständlern.

Kleinere Betriebe haben selten eigene Fachleute für Prozesse, IT oder Schulungen. Entscheidungen hängen oft an wenigen Personen, und neue Abläufe werden neben dem Tagesgeschäft eingeführt. Ein Leitfaden der Universität St. Gallen beschreibt Digitalisierung für kleine und mittlere Unternehmen als anspruchsvolle Aufgabe neben dem Alltagsgeschäft. Er rät, die zu verbessernden Prozesse zu identifizieren und zu priorisieren und die Mitarbeitenden auf diesem Weg mitzunehmen. Digitalisierung soll dabei einem klaren Ziel und Nutzen dienen.

Ein Fahrplan macht diese Aufgabe planbar. Er verteilt die Arbeit auf Phasen, die neben dem Tagesgeschäft machbar bleiben.

Wo Sie anfangen: Abläufe verstehen und ordnen

Viele Betriebe spüren, dass Zeit in Abstimmung, Suche oder doppelter Erfassung steckt, wissen aber nicht, wo sie ansetzen sollen. Für eine erste Orientierung genügt ein kurzes Gespräch von dreißig Minuten. Dafür müssen Sie kein Projekt planen und kein Budget freigeben. Wiederkehrende Abläufe mit mehreren Beteiligten gibt es in jeder Branche, ob Fertigung, Handel, Handwerk oder Dienstleistung.

Den Ablauf sichtbar machen

Genauer wird es in der Prozessaufnahme vor Ort. In den Ablaufbildern von MintCode Solutions erhält jede beteiligte Abteilung eine eigene Bahn, und jede Stelle, an der eine Information neu erfasst wird, bekommt eine Markierung. Die Schritte eines Auftrags laufen von links nach rechts durch die Bahnen, etwa Büro, Einkauf und Lager. So erkennt man auf einen Blick, wo Übergaben stocken und wo dieselbe Angabe mehrfach eingegeben wird. Dieses Bild ist oft das wichtigste Ergebnis der ganzen Aufnahme.

Auftragskette und Systemlandschaft werden grafisch dargestellt, sodass sie auch ohne technisches Vorwissen verständlich sind. In einem gemeinsamen Termin ist Raum für Rückfragen, denn oft fällt erst beim Gesamtbild noch ein wichtiger Punkt auf. Wie Sie dabei das Wissen erfahrener Kolleginnen und Kollegen sichern, zeigt der Beitrag Wenn die Babyboomer gehen.

Prioritäten setzen

Danach werden die gefundenen Ansatzpunkte nach Aufwand und Nutzen geordnet. Eine Potenzialanalyse macht Abläufe vergleichbar und zeigt den Nutzen jedes Schritts, bevor investiert wird. Die Menschen aus dem Alltag bewerten mit. So steht das Team hinter der Entscheidung. Bei der Priorisierung zeigen sich immer wieder dieselben Stolpersteine.

• Was am lautesten gefordert wird, ist nicht immer das Wichtigste. Zahlen schaffen eine gemeinsame Grundlage.
• Ein Schritt kann technisch einfach sein und trotzdem viel Veränderung im Team bedeuten.
• Viele parallele Vorhaben binden Kräfte. Eine klare Reihenfolge sorgt für sichtbare Ergebnisse.
• Neben Lizenzen und Dienstleistung braucht jedes Vorhaben auch Zeit aus dem eigenen Betrieb.

Die sechs Phasen eines Fahrplans

Ein Digitalisierungs-Fahrplan folgt einer bewährten Reihenfolge, auch wenn sich das Tempo von Betrieb zu Betrieb unterscheidet. Die Übersicht zeigt typische Zeiträume über 24 Monate. Ihr eigener Fahrplan richtet sich nach Ihrem Betrieb.

Das technische Fundament betreut in der Unternehmensgruppe MintCode IT. Ein zentrales System wie die Warenwirtschaft kommt bei Bedarf erst nach dem ersten sichtbaren Schritt. Wer Phasen überspringt, zahlt später meist doppelt.

Woran Sie einen guten ersten Schritt erkennen

Der erste Schritt entscheidet oft über den weiteren Weg. Er betrifft viele Kolleginnen und Kollegen, damit viele den Nutzen spüren und die Veränderung mittragen. Er ist in überschaubarer Zeit umgesetzt, sein Ergebnis lässt sich messen, und er schafft die Datenbasis für den nächsten Schritt. Ein typisches Beispiel ist die digitale Zeiterfassung in der Werkstatt. Sie betrifft fast alle Mitarbeitenden, wirkt vom ersten Tag an und liefert die Zahlen für eine spätere Nachkalkulation.

Gerade bei knappen Budgets ist eine Workflow-Automatisierung ein guter Weg, weil sie vorhandene Programme nutzt. Weitere Abläufe bauen anschließend auf denselben Verbindungen auf.

Warum das Verketten am Ende steht

In der letzten Phase entstehen Kennzahlen ohne Handarbeit. Laut Eurostat nutzten 2025 in der EU 11 Prozent der kleinen Unternehmen Software für Datenanalyse und Business Intelligence, bei großen Unternehmen waren es 69 Prozent. Viele kleinere Betriebe werten ihre Zahlen also von Hand aus. Für einen automatischen Bericht genügen oft die vorhandenen Programme und eine saubere Verbindung.

Wie ein Fahrplan entsteht und wo Sie entscheiden

Aus den Ergebnissen von Prozessaufnahme und Potenzialanalyse entsteht der Fahrplan in vier Schritten.

1. Ergebnisse zusammenführen. Aus beiden entsteht eine Liste aller Schritte, die sinnvoll sind.
2. Phasen bilden. Zusammengehörige Schritte werden gebündelt. Voraussetzungen wie das technische Fundament kommen zuerst.
3. Zeiträume abstimmen. Gemeinsam wird festgelegt, was neben dem Tagesgeschäft realistisch ist. Urlaubszeiten und Saisonspitzen fließen mit ein.
4. Entscheidungspunkte festlegen. Am Ende jeder Phase steht ein fester Termin, an dem entschieden wird, wie es weitergeht.

Die Entscheidungspunkte halten den Plan beweglich. An jedem dieser Termine wird der Fahrplan überprüft und bei Bedarf angepasst. Die Entscheidungen treffen Sie selbst, die Beratung bringt Struktur und Erfahrung ein.

Den Fahrplan erhalten Sie als Dokument mit allen Phasen, Zeiträumen und Entscheidungspunkten. Er ist so aufgebaut, dass Sie ihn Ihrem Team oder Gesellschaftern ohne weitere Erklärung zeigen können.

Was vor jedem Vorhaben geklärt sein sollte

Vor jedem Vorhaben prüft MintCode Solutions fünf Punkte, bevor etwas gebaut wird: den Anschluss an die übrigen Programme, die Schnittstelle und ihre Kosten, Datenhoheit und Ausstieg, einen Notfallweg von Hand und eine Einführung in Schritten.

1. Anschluss an die übrigen Programme. Jede neue Lösung muss mit Ihren übrigen Programmen sprechen können, damit kein neuer Medienbruch entsteht.
2. Schnittstelle und Kosten. Ob ein Programm eine offene Schnittstelle hat und was sie kostet, wird früh mit dem Hersteller geklärt.
3. Datenhoheit und Ausstieg. Es ist festgelegt, wem die Daten gehören und wie Sie bei einem Wechsel wieder herauskommen.
4. Notfallweg von Hand. Für jeden Ablauf gibt es einen Weg ohne die Technik, falls eine Verbindung einmal ausfällt.
5. Einführung in Schritten. Statt alles an einem einzigen Stichtag umzustellen, kommt Neues in überschaubaren Schritten in den Betrieb.

Wie das Team den neuen Ablauf annimmt

Neue Abläufe brauchen eine Eingewöhnung. Begleitung verbindet die neue Lösung mit den Menschen, die sie täglich nutzen. MintCode Solutions begleitet eine Einführung in vier Phasen, vom Gespräch mit dem Team vor dem Start bis zur Übergabe an die Ansprechpersonen im Team.

• Vor dem Start. Das Team erfährt, was sich ändert und warum. Fragen und Bedenken kommen auf den Tisch. Betriebsrat und Datenschutz werden einbezogen, die Ansprechpersonen lernen die Lösung vorab kennen.
• Am Starttag. Der neue Ablauf geht in Betrieb. Noch sitzt nicht jeder Handgriff. Wichtig ist jetzt, dass Hilfe schnell erreichbar ist. Kleine Probleme werden zügig gelöst, kurze Anleitungen liegen griffbereit.
• In den ersten Wochen. Das Neue fühlt sich oft langsamer an als das Gewohnte. Das ist normal. Fragen tauchen jetzt im echten Alltag auf. Feste Sprechstunden fangen sie auf, Hinweise werden gesammelt und die Anleitungen ergänzt.
• Nach einigen Monaten. Der Ablauf ist Routine geworden, das Team arbeitet sicher damit. Ein gemeinsamer Rückblick bringt die letzten Verbesserungen, danach liegt der Ablauf bei den Ansprechpersonen im Team.

Wo Begleitung besonders wichtig ist

Begleitung gehört zu jedem Vorhaben. Besonders wichtig ist sie bei Umstellungen mit vielen Beteiligten, etwa bei der mobilen Erfassung im Außendienst oder bei digitalen Freigaben im Büro. Auch kleine Änderungen brauchen eine kurze Einweisung, denn schon eine neue Erinnerung im Postfach wirft Fragen auf. Betrifft die Einführung Menschen ohne viel Erfahrung mit Computern, hilft eine ruhige Einweisung direkt am Arbeitsplatz mehr als jede Anleitung.