Typische Fehler bei der Digitalisierung: Woran Vorhaben im Mittelstand scheitern und wie Sie vorbeugen

Sind Ablauf und Daten bereit?

Erst der Ablauf, dann die Technik

Ein unklarer Ablauf lässt sich nicht automatisieren. Ohne klares Ziel entstehen Verbindungen, die niemand wirklich braucht, oder Software, die am Bedarf vorbeigeht. MintCode Solutions stellt deshalb bei jeder Automatisierung die Prozessaufnahme an den Anfang und fragt zuerst nach dem Ablauf, danach nach der Technik.

Dabei zählt der echte Alltag. Was am Schreibtisch gut aussieht, funktioniert vor Ort oft nicht. Wer eine Excel-Tabelle ablösen will, braucht einen gründlichen Blick auf die Formeln, sonst fehlen später wichtige Sonderfälle. Beim Austausch mit der Buchhaltung passen Formate oder Abläufe ohne frühe Abstimmung später nicht zusammen.

Sonderfälle von Anfang an einplanen

Sonderfälle sind im Mittelstand die Regel. Ein Kunde bekommt eigene Preise, eine Lieferung kommt in mehreren Teilen, ein Lieferant schickt Rechnungen in einem anderen Aufbau. Solche Fälle sammeln Sie vor dem Bau gemeinsam mit dem Team. Für jeden Sonderfall gibt es dann eine klare Regel. Entweder wird er automatisch richtig behandelt, oder er geht an eine benannte Person zur Prüfung. So verschwindet nichts unbemerkt.

Saubere Stammdaten vor dem Verbinden

Unsaubere Stammdaten werden durch eine Automatisierung oder Schnittstelle nur schneller verteilt. Ist ein Lieferant doppelt angelegt, findet der Abgleich im Rechnungseingang die passende Bestellung nicht. Werden Kunden in mehreren Programmen gepflegt, entstehen Widersprüche. Hersteller und Händler nutzen oft verschiedene Artikelnummern, ohne Zuordnungstabelle landen Daten beim falschen Artikel. Für E-Rechnungen an Behörden braucht es zum Beispiel eine Leitweg-ID. Solche Lücken sollten vor dem ersten Versand geschlossen sein.

MintCode legt deshalb gemeinsam mit dem Betrieb für jede Information eine Hauptquelle fest, bereinigt die Daten vor dem Start und verbindet erst danach. Eine Bereinigung kurz vor dem Systemwechsel setzt alle unter Druck. Sie braucht Regeln für Dubletten und das Wissen der Kolleginnen und Kollegen, die ihre Kunden am besten kennen. Danach legen Sie fest, wer neue Einträge anlegt und prüft, sonst entstehen bald wieder Dubletten. Mehr dazu unter Stammdaten und Migration.

Wie viel nehmen wir uns auf einmal vor?

Mehrere große Schritte gleichzeitig überfordern das Team und oft auch das Budget. Ohne Reihenfolge wird alles gleichzeitig wichtig. Große Pakete dauern lange, Etappen zeigen dagegen früh, ob die Richtung stimmt. Eine klare Reihenfolge schafft Ruhe.

In der Praxis heißt das, mit dem wichtigsten Teil zu beginnen und danach zu erweitern.

• Rechnungseingang: zuerst die häufigsten Lieferanten, den Rest Schritt für Schritt.
• Verbindungen zwischen Programmen: eine nach der anderen statt mehrere gleichzeitig.
• Portal-Anbindung: mit dem wichtigsten Portal beginnen.
• Excel ablösen: mit der wichtigsten Funktion beginnen.
• Dokumentenmanagement: mit den aktuellen Unterlagen beginnen, den Altbestand schrittweise ergänzen.
• Eigene Software: mit Prototyp und Etappen, damit sich Anforderungen unterwegs schärfen lassen.

Ein Fahrplan lebt von seinen Entscheidungspunkten. Werden sie übersprungen, veraltet der Plan. Welche Fragen Sie vorher klären sollten, steht im Beitrag Fragen vor dem Start.

Wer muss mitziehen?

Der wichtigste Stolperstein ist oft gar nicht technisch. Laut einer Studie der Universität Lumière Lyon 2 lassen sich Menschen und Arbeitsweisen schwerer verändern als Technik. Wer eine Anwendung täglich nutzt, gehört deshalb von Anfang an dazu. Ebenso wichtig ist eine verantwortliche Person auf Ihrer Seite. Ohne sie verlieren Vorhaben im Alltag schnell an Fahrt.

Typische Hürden bei der Einführung

• Das Team erfährt erst am Starttag von der Umstellung.
• Zwischen Schulung und Start liegen Wochen. Vieles ist dann vergessen.
• Probleme werden still umgangen statt gemeldet.
• Die Umstellung fällt in die arbeitsreichste Phase des Jahres.

Die meisten Fragen entstehen erst im Alltag. Wer jahrelang Belege in Ordnern gesammelt hat, braucht eine kurze Eingewöhnung. Eine klare Einweisung und eine Ansprechperson helfen dabei.

Skepsis ernst nehmen

Fast jedes Team kennt Skepsis. Oft kommt sie von erfahrenen Kolleginnen und Kollegen. Sie kennen den alten Ablauf am besten und sehen Risiken früh. Oft steckt auch eine berechtigte Sorge um die eigene Arbeit dahinter. Wir sprechen deshalb gezielt mit skeptischen Personen, denn wer den neuen Ablauf mitgestaltet, wird oft zum wichtigsten Fürsprecher.

Wie eine Einführung gelingt, beschreibt der Beitrag Neue Abläufe einführen.

Wird die neue Lösung im Alltag genutzt?

Einfach schlägt vollständig

Lange Formulare werden umgangen, lange Texte liest niemand, und was schwer zu finden ist, wird nicht genutzt. Eine zu feine Ablage überfordert, wenige klare Angaben genügen meist. Je einfacher die Regeln sind, desto eher werden sie eingehalten. Eine überladene Oberfläche bremst.

Dasselbe gilt für die Regeln im Ablauf. Jede zusätzliche Freigabestufe verlängert den Weg. Eine einzige Frist für alle Angebote passt selten, besser sind wenige, klar unterschiedene Regeln. Ein Dashboard mit dreißig Zahlen schaut niemand an. Besser sind wenige Zahlen, die wirklich zu Entscheidungen führen, mit klaren Definitionen. Sonst zeigt der Bericht eine andere Zahl als die gewohnte Tabelle, und niemand vertraut ihm.

Auch der Ort zählt. Wird das Telefon vergessen, funktioniert eine Anwendung unterwegs schlecht. Fällt die Verbindung aus, gehen Eingaben verloren. Für unsichere Verbindungen gibt es Lösungen mit Zwischenspeicherung. Und ohne Vertretung bleibt ein Vorgang digital genauso liegen wie auf Papier.

Ein Weg statt zwei

Läuft die alte Tabelle weiter, entstehen zwei Wahrheiten. Bleiben alte Ordner bestehen, weiß niemand, wo das Original liegt. Eine klare Umstellung hilft. Ein Dokumentenmanagement ohne Verbindung zur Warenwirtschaft bleibt eine weitere Insel, und eine Anwendung ohne Verbindung zu anderen Programmen erzeugt doppelte Arbeit.

Bei der E-Rechnung erfüllt eine Lösung nur für den Empfang die Pflicht, spart aber keine Arbeit. Erst die Verbindung mit Rechnungseingang und Buchhaltung macht aus der Pflicht eine Entlastung.

Wer kümmert sich nach dem Start?

Ungetestete Verbindungen fallen oft erst im Alltag auf. Erst echte Vorgänge zeigen, ob eine Verbindung trägt. Fällt sie später unbemerkt aus, fehlen Daten, oft fällt das erst Tage später auf. Eine automatische Meldung verhindert solche Überraschungen.

Eine Schnittstelle ist auch nicht einmal gebaut und dann fertig. Programme ändern sich, Portale ändern ihre Oberfläche. Eine Schnittstelle braucht deshalb gelegentliche Anpassungen, der Aufwand dafür bleibt meist überschaubar. Auch die Frage, wer sich um Server und Updates kümmert, gehört in die Planung.

• Ohne feste Zuständigkeit veraltet ein Ablauf still.
• Ohne Beschreibung weiß später niemand, was eine Verbindung genau tut. Spätere Anpassungen werden dann teuer und riskant.
• Ohne Dokumentation hängt alles an einer Person. Veraltete Beschreibungen schaden aber mehr, als sie nutzen. Die Beschreibung muss deshalb mitwachsen.
• Ohne Quellcode sind Änderungen an eigener Software kaum möglich.
• Je länger Updates warten, desto größer wird der Sprung. Änderungen direkt im Alltag bergen Risiken.

Auch eine stabile Anwendung braucht Sicherheitsupdates. Pflege schließt Sicherheit und Weiterentwicklung ein und gehört von Anfang an in die Planung. Mehr dazu unter Wartung und Weiterentwicklung.

Welche Irrtümer sich hartnäckig halten

Manche Annahmen bremsen Vorhaben oder lassen sie gar nicht erst starten.