Am Monatsende werden Belege gesammelt, sortiert, kopiert und in einen Ordner geheftet. Das Steuerbüro bucht, findet Lücken und fragt nach. Ein Teil des Monats vergeht mit Suchen.
Die meisten Steuerbüros arbeiten längst digital. Dieser Beitrag zeigt, welche Wege es gibt, Belege digital zu übergeben, und wie sie automatisch und laufend statt gesammelt am Monatsende ankommen.
Warum der Pendelordner teuer ist
Der Ordner selbst kostet wenig. Teuer ist, was um ihn herum passiert. Belege werden doppelt angefasst: einmal im Betrieb, einmal im Steuerbüro. Fehlende Belege fallen erst Wochen später auf. Und die Auswertungen, etwa die betriebswirtschaftliche Auswertung, kommen entsprechend spät.
Wer Entscheidungen auf Zahlen stützt, die sechs Wochen alt sind, steuert mit Verzögerung.
Die digitalen Wege am Beispiel DATEV
Viele Steuerbüros arbeiten mit DATEV. Für die Übergabe von Belegen nennt DATEV mehrere Wege:
| Weg | Wofür er passt |
|---|---|
| Upload online | einzelne Dateien per Drag and Drop, nach Kategorien wie Eingangsrechnung oder Kasse |
| Upload Mail | Rechnungen aus dem Postfach weiterleiten, auch Scans per Scan-to-Mail |
| Upload mobil | Belege unterwegs mit dem Smartphone fotografieren |
| Belegtransfer | Belege und strukturierte Rechnungsdaten automatisch aus festgelegten Ordnern oder Vorsystemen übertragen |
| Belegbilderservice, Rechnungsdatenservice, Buchungsdatenservice | Daten und Belegbilder automatisch aus ERP oder Warenwirtschaft übertragen |
Kontoumsätze kommen per PIN/TAN oder EBICS dazu und werden laut DATEV automatisch den Belegen zugeordnet, auch bei Abweichungen wie Skonto. Die Daten liegen im DATEV-Rechenzentrum in Deutschland.
Automatisch statt gesammelt
Die manuellen Wege sind schon ein Fortschritt gegenüber dem Ordner. Den größten Gewinn bei der digitalen Belegübergabe ans Steuerbüro sieht MintCode Solutions in der Verbindung mit dem eigenen Rechnungsweg. Wenn Rechnungen ohnehin automatisch eingesammelt, geprüft und freigegeben werden, können sie direkt danach ans Steuerbüro gehen, ohne dass jemand sie noch einmal anfasst.
- Die Rechnung kommt im Rechnungspostfach an und wird ausgelesen.
- Sie wird mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen und freigegeben.
- Beleg und Daten gehen automatisch an das Steuerbüro, die Freigabe ist dokumentiert.
- Ausgangsrechnungen kommen auf demselben Weg aus der Warenwirtschaft dazu.
Wie die einzelnen Schritte aussehen, beschreiben unsere Seiten zum Rechnungseingang und zur DATEV-Anbindung.
Mit dem Steuerbüro abstimmen
Welcher Weg passt, entscheiden Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerbüro. Diese Fragen helfen:
- Mit welchem Programm arbeitet das Steuerbüro, und welche Übergabewege nutzt es bereits?
- Sollen nur Belegbilder kommen oder auch strukturierte Daten?
- Wer ordnet Belege den Konten zu: Ihr Betrieb oder das Steuerbüro?
- Wie werden E-Rechnungen übergeben, damit der Datensatz erhalten bleibt?
Standpunkt von MintCode Automate
Einordnung von MintCode: der Ordner ist ein Symptom
Wir bei MintCode Automate sehen im Pendelordner am Monatsende meist ein Symptom: Im Betrieb fehlt ein fester Weg, auf dem Rechnungen ankommen und weiterlaufen. Am Steuerbüro liegt es selten. Wer diesen Weg einrichtet, löst die Übergabe ans Steuerbüro fast nebenbei.
Quellen
- DATEV: Digital stark zusammenarbeiten mit DATEV Unternehmen online
- IHK Köln: Neues BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025
Stand: 13. Oktober 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Steuerliche Fragen klären Sie bitte mit Ihrem Steuerbüro.
