Automatisierung

Workflow-Automatisierung:Abläufe, die von selbst starten

Eine Anfrage kommt herein und landet ohne Abtippen im richtigen System. Ein Bericht erstellt sich jeden Montag selbst. Ein Angebot, das zu lange offen ist, löst eine Erinnerung aus. Das ist Workflow-Automatisierung: Schritte, die bisher ein Mensch angestoßen hat, laufen nach einer festen Regel ab.

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Kurz gesagt

Feste Regeln statt Handarbeit.

Workflow-Automatisierung lässt wiederkehrende Abläufe nach festen Regeln von selbst laufen.

Ein Auslöser startet den Ablauf. Regeln bestimmen die nächsten Schritte.
Bei Ausnahmen entscheidet weiterhin ein Mensch.
Jeder Ablauf hat einen Notfallweg und meldet Fehler selbst.
Ihre vorhandenen Programme bleiben. Wir verbinden sie.

Was ist
Workflow-Automatisierung? Niemand muss mehr daran denken.

Ein Workflow ist eine Folge von Arbeitsschritten mit festem Auslöser, klaren Regeln und klaren Zuständigkeiten. Bei der Workflow-Automatisierung übernimmt Software diese Schritte, startet den Ablauf selbst und gibt Informationen ohne Abtippen weiter.

Im Alltag sieht das ziemlich unspektakulär aus. Eine Anfrage aus dem Kontaktformular landet direkt im richtigen System, ein Bericht liegt jeden Montag früh im Postfach und ein Angebot ohne Antwort meldet sich nach einer Woche von selbst. Niemand muss mehr daran denken.

Der Mensch bleibt dabei wichtig, denn er legt die Regeln fest und entscheidet in Ausnahmen. Die Software übernimmt das Weiterreichen, Übertragen und Erinnern. Genau diese Arbeit kostet heute in vielen Betrieben jeden Tag Zeit, ohne dass es jemandem auffällt.

Warum Handarbeit zwischen Programmen so viel kostet Fehler fallen oft erst spät auf.

Bei hundert übertragenen Vorgängen pro Woche entsteht so fast zwangsläufig ein Fehler, der oft erst Tage später auffällt. Dann beginnt die Suche nach der Ursache. Ein automatisierter Ablauf überträgt Daten dagegen jedes Mal auf dieselbe Weise. Fehler entstehen vor allem bei Ausnahmen und sind dann im Ablauf klar markiert.

Woran Sie einen geeigneten Ablauf erkennen

Denken Sie an einen Ablauf aus Ihrem Alltag und wählen Sie aus, welche Eigenschaften zutreffen.

Wählen Sie aus, was auf Ihren Ablauf zutrifft.

Wo es etwas abzuwägen gibt, entscheidet weiterhin ein Mensch. Automatisierung übernimmt das Übertragen und Weiterreichen, damit mehr Zeit für genau diese Entscheidungen bleibt.

Die vier Bausteine eines automatisierten Ablaufs

Jeder automatisierte Ablauf besteht aus denselben vier Bausteinen. Wer sie kennt, erkennt geeignete Abläufe im eigenen Betrieb sehr schnell.

Der erste Baustein ist der Auslöser. Gemeint ist das Ereignis, das den Ablauf startet. Das kann eine eingehende Mail sein, eine neue Datei im Ordner oder ein abgeschicktes Formular. Auch eine feste Uhrzeit oder eine Meldung aus einem anderen System kommen infrage.

Der zweite Baustein sind die Arbeitsschritte, die bisher ein Mensch von Hand erledigt hat. Daten werden herausgelesen und geprüft, danach umgeformt und an ein anderes System übergeben. Manchmal wird zusätzlich jemand benachrichtigt.

Der dritte Baustein ist die Verzweigung mit ihren Wenn-dann-Regeln. Liegt ein Betrag über einer festgelegten Grenze, geht der Vorgang zur Freigabe. Fehlen Angaben, wird ein Mensch gefragt.

Der vierte Baustein ist der Notfallweg für den Fall, dass ein Schritt fehlschlägt. Fehler werden gemeldet statt verschluckt. Der Vorgang lässt sich dann von Hand weiterführen.

Typische Abläufe im Mittelstand

Manche Abläufe kommen in fast jedem Betrieb vor. Ein klassisches Beispiel sind Anfragen, die über das Webformular oder per Mail hereinkommen. Der automatisierte Ablauf legt sie im System an und weist sie direkt der zuständigen Person zu.

Ein zweites Beispiel sind wiederkehrende Berichte. Kennzahlen werden jede Woche automatisch zusammengetragen und verschickt, ohne dass jemand daran denken muss. Mehr dazu bei Berichte & Dashboards.

Ein drittes Beispiel sind Erinnerungen und Eskalationen. Bleibt ein Vorgang zu lange liegen, wird automatisch jemand benachrichtigt. Das gilt für offene Angebote ebenso wie für Rechnungen auf dem Weg zur Freigabe. Mehr dazu bei der Angebotsverfolgung.

Dazu kommen viele kleinere Abläufe, die selten jemand bewusst wahrnimmt. Neue Kunden werden in mehreren Programmen gleichzeitig angelegt, Liefertermine werden überwacht und Dokumente landen automatisch am richtigen Vorgang. Jeder dieser Abläufe spart für sich nur wenige Minuten, zusammen machen sie aber einen spürbaren Unterschied.

Typische Abläufe zum Stöbern

Viele Betriebe finden sich in denselben Abläufen wieder. Wählen Sie eine Gruppe und sehen Sie, was dort automatisch passieren kann.

Anfragen sortierenAuslöserEine neue Mail kommt an.ErgebnisDer Vorgang ist angelegt und zugewiesen.
Rechnungen auslesenAuslöserEine Rechnung landet im Postfach.ErgebnisDie Daten stehen in der Buchhaltung.
Anhänge ablegenAuslöserEine Mail mit Anhang kommt an.ErgebnisDas Dokument liegt am richtigen Vorgang.

Typische Beispiele. Ihre eigenen Abläufe nehmen wir im Workshop auf.

Welche Abläufe sich eignen und welche nicht Abwägen bleibt beim Menschen.

Gut geeignet sind Abläufe mit drei Eigenschaften. Sie wiederholen sich regelmäßig und folgen einer klaren Regel ohne Abwägen. Vor allem übertragen sie vor allem Informationen zwischen Programmen, Postfächern oder Formularen.

Weniger geeignet sind Entscheidungen mit großem Ermessensspielraum. Auch ständig wechselnde Abläufe bleiben besser beim Menschen. Software kann hier höchstens gute Informationen für die Entscheidung bereitstellen.

So entsteht ein automatisierter Ablauf

Sechs Schritte vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb.

Ablauf verstehen
Im Automatisierungscheck und bei der Prozessaufnahme sehen wir uns den Ablauf genau an.
Regeln festlegen
Gemeinsam beschreiben wir Auslöser, Schritte, Verzweigungen und Ausnahmen.
Notfallweg planen
Wir legen fest, wer bei einem Fehler benachrichtigt wird und wie der Vorgang weiterläuft.
Aufbauen
Der Ablauf entsteht in einer Testumgebung und arbeitet mit Ihren vorhandenen Programmen.
Testen
Ihr Team prüft den Ablauf mit echten Beispielen, auch mit schwierigen Fällen.
Betreiben
Der Ablauf wird überwacht. Bei Änderungen an Programmen oder Regeln passen wir ihn an.

Regeln, Ausnahmen und der Mensch im Ablauf

Ein automatisierter Ablauf ist nur so gut wie seine Regeln. Deshalb nehmen wir uns für diesen Teil besonders viel Zeit und sprechen mit den Menschen, die den Ablauf heute erledigen. Sie kennen die Regeln und vor allem die Ausnahmen.

Ausnahmen sind im Mittelstand keine Seltenheit. Ein Kunde hat Sonderpreise, ein Lieferant schickt Belege in einem anderen Aufbau oder ein Auftrag läuft anders als sonst. Für jede bekannte Ausnahme legen wir gemeinsam fest, ob der Ablauf sie selbst behandelt oder an einen Menschen übergibt.

Unbekannte Ausnahmen gehen grundsätzlich an einen Menschen, der alle bereits erkannten Angaben vor sich sieht. So entscheidet er schnell und muss nichts erneut zusammensuchen. Wiederholt sich eine Ausnahme häufiger, kann daraus eine neue Regel werden.

Werkzeuge und Ihre vorhandenen Programme Verbinden, was schon da ist.

Für Workflow-Automatisierung braucht es selten neue Software. Die meisten Abläufe verbinden bereits vorhandene Programme wie Postfach und Warenwirtschaft oder Buchhaltung und Ablage.

Für den Aufbau nutzen wir Werkzeuge, die ohne aufwendige Programmierung auskommen. Bei Bedarf ergänzen wir bei Bedarf eigene Bausteine. Entscheidend ist dabei nicht das Werkzeug selbst. Entscheidend ist ein Ablauf, der zuverlässig läuft und verständlich dokumentiert ist.

Sollen Programme dauerhaft Daten austauschen, geht es um Schnittstellen. Sie bilden die Grundlage, auf der automatisierte Abläufe aufbauen.

Überwachung, Protokoll und Notfallweg Fehler melden sich selbst.

Ein automatisierter Ablauf arbeitet leise im Hintergrund. Gerade deshalb muss ein Ausfall sofort auffallen. Jeder Ablauf meldet Fehler deshalb selbst an eine vorher benannte Person.

Für den Notfall gibt es immer einen Weg von Hand, damit keine Vorgänge verloren gehen. Nach der Behebung laufen liegen gebliebene Vorgänge automatisch nach. So bleibt Ihr Betrieb auch bei einer Störung handlungsfähig.

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Woran Sie erkennen, dass ein Ablauf automatisiert werden sollte

Diese Anzeichen kennen viele Betriebe.

Dieselben Daten werden in mehrere Programme getippt.
Ein Ablauf stockt, wenn eine bestimmte Person fehlt.
Erinnerungen hängen am Gedächtnis einzelner Kolleginnen und Kollegen.
Anfragen bleiben im Postfach liegen.
Berichte entstehen jede Woche mühsam von Hand.
Vorgänge warten tagelang auf den nächsten Schritt.
Fehler beim Übertragen fallen erst spät auf.

Was eine Automatisierung kostet und bringt

Der Aufwand hängt vom Ablauf, von den beteiligten Programmen und von der Zahl der Ausnahmen ab. Ein einfacher Ablauf mit klaren Regeln ist überschaubar, während Abläufe mit vielen Sonderfällen mehr Zeit für Regeln und Tests brauchen.

Dem stehen gewonnene Stunden, weniger Fehler und schnellere Durchläufe gegenüber. Beides rechnen wir vorab mit Ihren eigenen Zahlen, etwa wie oft der Vorgang vorkommt und wie lange er heute dauert. Zur ehrlichen Rechnung gehört auch die laufende Betreuung.

Beispiel: Anfragen ohne Umweg ins System

Dienstleistungsbetrieb, rund 40 Mitarbeitende

Ausgangslage: Anfragen kommen über das Webformular und per Mail. Eine Kollegin liest sie täglich, legt sie in der Warenwirtschaft an und leitet sie an die zuständige Person weiter.
Was sich zeigt: Im Urlaub der Kollegin bleiben Anfragen liegen. Manche werden doppelt angelegt. Einige gehen ganz verloren.
Möglicher erster Schritt: Anfragen aus dem Formular werden automatisch angelegt und zugewiesen. Mails ohne festen Aufbau gehen an eine Person zur Prüfung. Nach drei Tagen ohne Bearbeitung kommt eine Erinnerung.

Illustratives Szenario auf Basis typischer Abläufe im Mittelstand.

Was dazugehört

Welche Abläufe bei Ihnen zuerst kommen, zeigt die Potenzialanalyse. Wo Programme dauerhaft Daten austauschen sollen, geht es um Schnittstellen. Typische Anwendungen sind der Rechnungseingang, die Angebotsverfolgung, digitale Freigaben und wiederkehrende Berichte. Passt Ihr Ablauf zu keinem dieser Muster, hilft die individuelle Automatisierung.

Was Sie danach in der Hand haben

Zu jeder Automatisierung gehört eine saubere Übergabe.

Einen laufenden Ablauf nach festen Regeln
Eine verständliche Beschreibung der Regeln und Ausnahmen
Einen Notfallweg mit klaren Zuständigkeiten
Ein Protokoll aller Vorgänge
Eine feste Ansprechperson

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FAQ

Häufige Fragen.Kurze Antworten zuerst.

Nein. Viele Abläufe lassen sich mit Werkzeugen bauen, die ohne aufwendige Programmierung auskommen. Wichtig ist jemand auf Ihrer Seite, der den Ablauf fachlich kennt.

Ein guter Ablauf meldet Fehler, statt sie zu verschlucken. Es gibt immer einen Weg, den Vorgang notfalls von Hand zu erledigen. Das planen wir vor dem Start mit.

Nein. Automatisierung folgt festen Regeln. Künstliche Intelligenz kommt erst bei unklaren Eingaben ins Spiel. Auch dann ist sie meist nur ein einzelner Schritt im Ablauf.

Dann wird der Ablauf angepasst. Deshalb legen wir vor dem Start fest, wer ihn betreut und wie Änderungen gemeldet werden.

Ein häufiger Ablauf mit klaren Regeln. Oft ist das der Rechnungseingang oder die Bearbeitung von Anfragen.

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