Beim Empfang von E-Rechnungen sind die meisten Betriebe inzwischen aufgestellt. Beim Ausstellen steht die Umstellung oft noch aus. Für größere Unternehmen beginnt die Pflicht am 1. Januar 2027, für alle anderen spätestens ein Jahr später.
Dieser Beitrag zeigt, was eine gültige E-Rechnung ausmacht, welche Fehler Sie vermeiden sollten und wie Ausgangsrechnungen ohne Handarbeit aus Ihrer Warenwirtschaft entstehen.
Wer ab wann ausstellen muss
Unternehmen, deren Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, müssen ab dem 1. Januar 2027 im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Für alle übrigen gilt die Pflicht spätestens ab dem 1. Januar 2028. Für 2027 zählt also der Umsatz des Jahres 2026.
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweise. Bei Dauerleistungen genügt eine erste E-Rechnung, solange Leistung und Entgelt unverändert bleiben. Jede Änderung löst eine neue E-Rechnung aus.
Was eine gültige E-Rechnung ist
Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2025 hat die Anforderungen präzisiert:
- Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen nicht.
- Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD, also Daten und lesbarem PDF, ist der Datenteil maßgeblich. Weichen Daten und PDF voneinander ab, ist der Vorsteuerabzug Ihres Kunden gefährdet.
- Alle Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a Umsatzsteuergesetz müssen im strukturierten Datensatz stehen. Verweise auf externe Dokumente oder Links reichen nicht.
- Ein einfaches PDF per Mail ist keine E-Rechnung mehr.
Drei Arten von Fehlern
Das BMF-Schreiben unterscheidet drei Fehlerarten. Für Ihre Kunden haben sie unterschiedliche Folgen.
| Fehlerart | Beispiel | Folge |
|---|---|---|
| Formatfehler | Datei weicht technisch von EN 16931 ab | Gilt als sonstige Rechnung, der Kunde muss eine korrekte E-Rechnung anfordern |
| Geschäftsregelfehler | Pflichtfeld fehlt, Summen passen nicht zusammen | Bei Pflichtangaben kann der Vorsteuerabzug betroffen sein, geringfügige Abweichungen meist nicht |
| Inhaltsfehler | falscher Steuersatz, falsche USt-IdNr. | Vorsteuerabzug erst mit berichtigter E-Rechnung |
Das BMF empfiehlt automatische Validierung. Ein Prüfbericht kann als Nachweis einer ordnungsgemäßen technischen Prüfung dienen. Wer vor dem Versand prüft, erspart sich und dem Kunden Rückfragen und Korrekturrechnungen.
Der Ablauf aus der Warenwirtschaft
Im besten Fall erzeugt Ihr Programm die E-Rechnung direkt aus dem Auftrag. Ein automatisierter Ablauf sieht dann so aus:
- Erzeugen: Die Warenwirtschaft legt die Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD an, mit allen Pflichtangaben im Datensatz.
- Prüfen: Ein Validator prüft Format und Geschäftsregeln. Fehlerhafte Rechnungen bleiben stehen und gehen an die zuständige Person.
- Versenden: Je nach Kunde per Mail, über ein Portal oder an die Rechnungsplattform einer Behörde.
- Ablegen und übergeben: Der Datensatz wird unverändert archiviert und an Buchhaltung oder Steuerbüro übergeben.
Kann Ihr Programm keine gültigen E-Rechnungen erzeugen, lässt sich der Datensatz oft über eine Schnittstelle aus den vorhandenen Daten bilden. Wie die Umstellung insgesamt abläuft, steht auf unserer Seite E-Rechnung einführen. Was die Pflicht für Empfang und IT bedeutet, beschreibt die IT-Checkliste zur E-Rechnung-Pflicht von MintCode IT.
Der unterschätzte Teil: Stammdaten
Wir bei MintCode Automate erleben, dass die meisten Probleme beim ersten Versand von E-Rechnungen mit den Kundenstammdaten zu tun haben. Fehlt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, ist die Adresse unvollständig oder fehlt bei Behörden die Leitweg-ID, bricht die Prüfung ab.
Diese Lücken lassen sich vorab finden. Ein Abgleich der Kundenstammdaten gegen die Pflichtfelder zeigt, welche Datensätze vor dem Stichtag ergänzt werden müssen. Mehr dazu bei Stammdaten und Migration.
Standpunkt von MintCode Automate
Einordnung von MintCode: jetzt testen, nicht im Dezember
Wir bei MintCode Automate empfehlen, schon jetzt einzelne Ausgangsrechnungen als E-Rechnung zu erzeugen und prüfen zu lassen, statt erst kurz vor dem Stichtag umzustellen und dann mit echten Kunden zu testen. E-Rechnungen auszustellen ist heute schon zulässig, und ein Test zeigt früh, wo es hakt.
Klären Sie außerdem mit Ihrem Steuerbüro, ob Ihr Umsatz 2026 über der Grenze liegt. Davon hängt ab, ob Sie ein Jahr Zeit haben oder zwei.
Quellen
- IHK Köln: Neues BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025
- IHK Ostthüringen zu Gera: Übergangsregelung zur E-Rechnung
- IHK Südlicher Oberrhein: E-Rechnungsabwicklung, Einstieg und FAQ
Stand: 13. Oktober 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Steuerliche Fragen klären Sie bitte mit Ihrem Steuerbüro.
