Systeme & Daten

ERP-Anbindung:Das Gedächtnis des Betriebs mit dem Rest verbinden

Die Warenwirtschaft weiß, welche Artikel es gibt, welche Aufträge laufen, was auf Lager liegt und was in Rechnung geht. Aber sie kommt selten von allein an Daten aus dem Shop, der Zeiterfassung, der Produktion oder von Lieferanten. Dafür braucht es Verbindungen.

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Kurz gesagt

Das ERP im Mittelpunkt.

Das ERP-System ist das Herz vieler Betriebe. Hier laufen Aufträge, Lager und Rechnungen zusammen.

Mit der passenden Anbindung kommen Daten aus Postfach, Shop und Zeiterfassung ohne Abtippen hinein.
Ergebnisse fließen ebenso automatisch weiter, etwa zur Buchhaltung.
Oft lässt sich die vorhandene Warenwirtschaft gut anbinden.
Ein Wechsel des Systems ist nur bei echten Grenzen nötig.

Was ist ein ERP-System? Bekannt als Warenwirtschaft.

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Gemeint ist ein zentrales Programm für die wichtigsten Abläufe eines Betriebs. Im Mittelstand heißt es oft einfach Warenwirtschaft.

Im ERP-System entstehen Angebote, Aufträge, Bestellungen und Rechnungen. Auch Lagerbestände und Kundendaten werden dort gepflegt. Es ist damit die wichtigste Datenquelle des Betriebs.

Umso wichtiger ist seine Verbindung zu den übrigen Programmen. Fehlt sie, landen Daten nur mit Handarbeit im System.

Im Alltag werden beide Begriffe oft gleich verwendet. Eine Warenwirtschaft deckt vor allem Einkauf, Lager und Verkauf ab. Ein ERP-System geht meist weiter. Es umfasst zusätzlich Bereiche wie Produktion, Personal oder Finanzen.

Für die Anbindung spielt der Name kaum eine Rolle. Entscheidend ist, welche Daten im System liegen und welche Wege es zum Austausch bietet.

	Warenwirtschaft	ERP-System
Einkauf, Lager und Verkauf
Produktion		meist
Personal		meist
Finanzen		meist

Warum die Anbindung so viel bewirkt Eine Datenbasis für alle Abteilungen.

Ein ERP-System entfaltet seinen Nutzen erst mit guten Verbindungen. Dann fließen Daten von außen hinein und Ergebnisse automatisch weiter. Das System wird zur gemeinsamen Grundlage für alle Abteilungen.

Ein ERP-System bündelt die wichtigsten Informationen eines Betriebs. Wer einen Auftrag öffnet, sieht Kunde, Artikel, Preise und Liefertermin. Das Lager sieht, was bestellt werden muss. Die Buchhaltung sieht, was abgerechnet werden kann.

Dieser Überblick funktioniert aber nur mit vollständigen Daten. Fehlen Verbindungen, bleibt ein Teil der Informationen draußen. Dann entstehen Lücken, die jemand von Hand füllen muss.

Das ERP-System im Zentrum

Alle Abteilungen arbeiten mit denselben Daten. Wählen Sie eine Abteilung, um zu sehen, was zwischen ihr und dem ERP-System fließt.

Vertrieb

Angebote und Aufträge entstehen im ERP-System. Mit Anbindung an Postfach und Shop landen Anfragen und Bestellungen ohne Abtippen dort.

Mehr zur Angebotsverfolgung

Typische Datenquellen rund um das ERP

Diese Programme liefern Daten an das ERP-System oder nutzen Daten von dort.

Postfach

Anfragen und Bestellungen per Mail werden direkt übernommen.

Onlineshop

Bestellungen, Preise und Bestände bleiben in beiden Systemen gleich.

Zeiterfassung

Erfasste Stunden fließen direkt in Auftrag und Nachkalkulation.

Portale

Daten aus Hersteller- und Lieferantenportalen kommen ohne Abtippen hinein. Mehr zur Portal-Anbindung.

Buchhaltung

Rechnungen und Buchungsdaten gehen automatisch weiter. Mehr zur DATEV-Anbindung.

Ablage

Belege liegen direkt am Vorgang. Mehr zum Dokumentenmanagement.

Welche Daten typischerweise fließen

Diese Daten sind bei fast jeder ERP-Anbindung beteiligt.

Kunden und Lieferanten
Artikel und Preise
Aufträge und Bestellungen
Lagerbestände
Lieferscheine und Rechnungen
Zeiten und Rückmeldungen

So binden wir Ihr ERP-System an

Fünf Schritte von der Bestandsaufnahme bis zum laufenden Betrieb.

Bestand aufnehmen
Wir sehen uns an, welche Programme mit dem ERP-System zusammenarbeiten sollen. Lücken werden dabei sichtbar.
Möglichkeiten prüfen
Wir prüfen, welche Schnittstellen Ihr ERP-System bietet. Daraus ergibt sich der passende Weg für jede Verbindung.
Stammdaten bereinigen
Doppelte Kunden oder veraltete Artikel werden aufgeräumt. Erst danach fließen Daten automatisch.
Verbinden und testen
Jede Verbindung entsteht zuerst in einer Testumgebung. Wir prüfen sie mit echten Vorgängen aus Ihrem Alltag.
Begleiten
Nach dem Start bleiben wir Ihr Ansprechpartner. Ändert sich das ERP-System, passen wir die Verbindungen an.

Das ERP-System
als führende Quelle Gepflegt wird an einer Stelle.

Für die meisten Stammdaten ist das ERP-System die führende Quelle. Kunden, Artikel und Preise werden dort gepflegt. Alle anderen Programme übernehmen sie von dort.

Diese Regel schafft Ordnung. Änderungen werden nur an einer Stelle gemacht. Widersprüchliche Datenstände in verschiedenen Programmen gehören damit der Vergangenheit an.

Für jede Information legen wir fest, ob das ERP-System führt oder ein anderes Programm. Kundendaten und Artikel führt meist das ERP-System. Arbeitszeiten kommen dagegen oft aus der Zeiterfassung und diese Klarheit verhindert Widersprüche zwischen den Programmen.

Woran Sie erkennen, dass Ihr ERP-System nicht angebunden ist

Diese Anzeichen deuten auf fehlende Verbindungen hin.

Bestellungen aus dem Shop werden von Hand übernommen.
Arbeitszeiten werden nachträglich ins System übertragen.
Belege gehen gesammelt und auf Papier an die Buchhaltung.
Lagerbestände stimmen nicht mit der Realität überein.
Für eine Auskunft müssen mehrere Programme geöffnet werden.
Kundendaten werden in mehreren Programmen gepflegt.
Die Nachkalkulation entsteht erst Wochen nach dem Auftrag.

Anbinden oder ersetzen? Oft reicht die Anbindung.

Viele Betriebe denken bei Problemen zuerst an ein neues ERP-System. Ein Wechsel ist aber aufwendig und bindet viele Kräfte. Oft lässt sich das vorhandene System mit guten Verbindungen deutlich aufwerten.

Ein Wechsel ist sinnvoll, wenn das System echte Grenzen hat. Das ist etwa der Fall, wenn es keine Schnittstellen bietet oder nicht mehr gepflegt wird. Dann hilft die Vorarbeit beim Umstieg. Mehr dazu bei Stammdaten und Migration.

Eine ERP-Anbindung muss nicht auf einmal entstehen. Meist beginnen wir mit der Verbindung, die am meisten entlastet. Das kann der Onlineshop sein oder die Zeiterfassung.

Weitere Verbindungen folgen danach in einer sinnvollen Reihenfolge und so bleibt der Aufwand für Ihr Team überschaubar. Jede Verbindung zeigt ihren Nutzen, bevor die nächste kommt.

Für die Entscheidung schauen wir auf einige einfache Fragen. Bietet das System eine Programmierschnittstelle? Wird es vom Hersteller weiter gepflegt? Passt es noch zu den Abläufen Ihres Betriebs? Sind alle drei Fragen mit Ja beantwortet, spricht viel für die Anbindung. Wir geben Ihnen dazu eine offene Einschätzung.

Was ein ERP-System nicht kann Gedächtnis, kein Wundermittel.

Ein ERP-System ist das Gedächtnis eines Betriebs. Ein Wundermittel ist es nicht. Ein schlechter Ablauf wird durch ein ERP-System nicht besser. Eher wird er dauerhaft festgeschrieben.

Auch eine geordnete Ablage ersetzt es nicht. Dokumente gehören in ein eigenes Archiv mit klaren Regeln. Und an Daten aus Maschinen, Portalen oder Kundensystemen kommt ein ERP-System selten von allein. Dafür braucht es Schnittstellen.

Vor allem tut ein ERP-System nichts automatisch, was niemand vorher als Regel festgelegt hat. Deshalb klären wir zuerst den Ablauf und dann die Technik. Mehr dazu bei der Prozessaufnahme.

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Was eine Anbindung im Alltag verändert

Eine gute Anbindung zeigt sich an vielen kleinen Stellen im Alltag.

Alle Abteilungen arbeiten mit denselben aktuellen Daten. Daten aus Postfach, Shop und Zeiterfassung kommen von selbst hinein. Rechnungen entstehen direkt aus dem Auftrag. Auswertungen greifen auf vollständige Daten zu.

Für Ihr Team ändert sich vor allem eines und viele Handgriffe zwischen den Programmen fallen weg. Die gewonnene Zeit fließt in Aufgaben, die bisher liegen geblieben sind.

Damit die neuen Abläufe gut ankommen, binden wir die beteiligten Kolleginnen und Kollegen früh ein.

Woran erkennen Sie ein gut angebundenes ERP-System?

Jede Information wird nur einmal erfasst. Lager und Shop zeigen jederzeit denselben Stand. Fragen zu Aufträgen lassen sich mit einem Blick beantworten. Abteilungen arbeiten auf denselben Daten.

Am deutlichsten merkt das Team den Unterschied bei Auskünften. Fragen zu Aufträgen, Beständen oder Rechnungen lassen sich mit einem Blick beantworten. Das Suchen in mehreren Programmen entfällt.

Beispiel: Zeiterfassung und Warenwirtschaft

Metallverarbeitung, rund 55 Mitarbeitende

Ausgangslage: Arbeitszeiten werden auf Papier erfasst und im Büro in die Warenwirtschaft übertragen. Die Nachkalkulation entsteht erst Wochen später.
Was sich zeigt: Die Warenwirtschaft bietet eine Schnittstelle für Rückmeldungen. Die Zeiterfassung lässt sich darüber anbinden.
Möglicher erster Schritt: Zeiten werden künftig direkt erfasst und fließen sofort in den Auftrag. Die Nachkalkulation steht nach Abschluss des Auftrags bereit.

Illustratives Szenario auf Basis typischer Abläufe im Mittelstand.

Was Sie danach in der Hand haben

Zu jeder Anbindung gehört eine saubere Übergabe.

Eine Übersicht aller Verbindungen Ihres ERP-Systems
Klare Regeln zur führenden Quelle
Bereinigte Stammdaten
Eine Überwachung mit Meldung bei Störungen
Eine feste Ansprechperson

Was dazugehört

Saubere Daten sind die Voraussetzung, siehe Stammdaten & Migration. Die Verbindung selbst ist eine Schnittstelle. Häufige Gegenstücke sind die Buchhaltung, mobile Erfassung in der Werkstatt und Lieferantenportale. Die Auswahl und Einführung eines neuen ERP-Systems ist nicht Teil dieser Seite.

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