Softwareentwicklung

Mobile Erfassung:Dort erfassen, wo die Arbeit passiert

In der Werkstatt, auf der Baustelle, beim Kunden: Dort entstehen die Informationen, die das Büro später braucht. Heute landen sie oft auf Zetteln, die eingesammelt und abgetippt werden. Mobile Erfassung bringt sie direkt ins System, ob auf dem Tablet, dem Telefon oder am Terminal.

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Kurz gesagt

Erfassen, wo gearbeitet wird.

Bei der mobilen Erfassung entstehen Daten direkt dort, wo gearbeitet wird.

Zeiten, Rückmeldungen, Fotos und Unterschriften gehen ohne Zettel ins System.
Das Abtippen im Büro entfällt.
Auch ohne Netz können Eingaben zwischengespeichert werden.
Die Erfassung ist auf die Menschen vor Ort zugeschnitten.

Was ist mobile Erfassung? Kein Abtippen mehr im Büro.

Mobile Erfassung bedeutet, Daten direkt am Ort ihrer Entstehung einzugeben. Das kann beim Kunden sein, auf der Baustelle, im Lager oder in der Produktion.

Statt eines Zettels nutzen die Mitarbeitenden ein Tablet, ein Telefon oder ein Terminal. Die Daten gehen sofort ins System und im Büro ist der Stand ohne Verzögerung sichtbar.

So entfällt der doppelte Weg vom Papier ins Programm. Fehler beim Abtippen gehören der Vergangenheit an.

Auch Fotos und Unterschriften gehören dazu.

Zettel sind schnell zur Hand. Sie gehen aber auch schnell verloren. Handschriften sind manchmal schwer zu lesen. Und im Büro muss jemand alles noch einmal abtippen.

Dazu kommt die Verzögerung. Was heute auf dem Zettel steht, ist oft erst Tage später im System. Nachkalkulation und Abrechnung warten so lange.

Bei vielen Einsätzen summiert sich das schnell.

Für welche Betriebe sich mobile Erfassung eignet Montage, Service, Außendienst, Lager.

Mobile Erfassung eignet sich für Betriebe, in denen ein Teil der Arbeit nicht am Schreibtisch stattfindet. Typisch sind Montage, Service, Außendienst, Lager und Produktion.

Besonders spürbar ist der Nutzen bei vielen kleinen Einsätzen mit Zeiterfassung und Rückmeldung.

Typisch sind Betriebe mit Arbeit außerhalb des Büros. Dazu zählen Montage, Service, Außendienst und Lager. Auch Werkstätten mit vielen Aufträgen am Tag profitieren.

Vom Zettel ins System

Schalten Sie zwischen dem heutigen Weg in vielen Betrieben und der direkten Erfassung vor Ort um.

1Stunden auf dem Zettel notieren
2Zettel sammeln und abgeben
3Im Büro abtippen
4Rückfragen klären
5Auswertung am Monatsende

1Zeit am Einsatzort erfassen
2Daten fließen sofort ins System
3Auftrag zeigt den aktuellen Stand
4Rückfragen entfallen meist
5Auswertung jederzeit möglich

Fünf Schritte mit Papier. Die Daten werden zweimal erfasst und kommen erst Tage später an.

Was typischerweise mobil erfasst wird

Diese Daten entstehen oft außerhalb des Büros.

Arbeitszeiten und Pausen
Material und Ersatzteile
Rückmeldungen zum Auftrag
Fotos vom Einsatzort
Unterschriften von Kunden
Prüf- und Wartungsprotokolle
Lagerbewegungen und Inventuren

Was eine gute
mobile Erfassung leistet Einfach, auch mit Handschuhen.

Eine gute mobile Erfassung erfüllt mehrere Aufgaben zugleich.

Große Schaltflächen und wenige Schritte. Funktioniert auch bei schlechter Verbindung. Daten fließen sofort in Auftrag und Abrechnung. Jede Person sieht nur, was sie gerade braucht.

Am Einsatzort ist wenig Zeit und oft trägt jemand Handschuhe oder steht im Freien. Deshalb muss die Erfassung einfach sein. Große Schaltflächen, wenige Felder und klare Schritte.

Wir entwickeln die Oberfläche gemeinsam mit den Menschen, die sie nutzen. Ein Prototyp wird im echten Einsatz getestet. Erst danach geht es in die Breite.

Wichtig ist eine Bedienung, die auch mit Handschuhen oder unter Zeitdruck funktioniert. Große Schaltflächen und wenige Schritte machen den Unterschied.

So führen wir mobile Erfassung ein

Sechs Schritte vom ersten Gespräch bis zum Alltag.

Vor Ort ansehen
Wir sehen uns an, wo und wie heute erfasst wird.
Mit den Nutzern sprechen
Die Menschen vor Ort sagen uns, was im Alltag wirklich funktioniert.
Geräte festlegen
Gemeinsam wählen wir Tablet, Telefon oder Terminal.
Prototyp testen
Ein früher Entwurf wird im echten Einsatz ausprobiert.
Einführen
Ihr Team lernt die Erfassung kennen. Die ersten Wochen begleiten wir eng.
Weiterentwickeln
Rückmeldungen aus dem Alltag fließen in kleine Verbesserungen ein.

Geräte, Fotos und Unterschriften

Nicht jedes Gerät passt zu jedem Einsatz. Ein Telefon ist immer dabei. Ein Tablet bietet mehr Platz für Protokolle. Ein fest montiertes Terminal eignet sich für Produktion und Lager.

Oft lassen sich vorhandene Geräte nutzen. Wo neue nötig sind, wählen wir sie gemeinsam aus. Robustheit und Akkulaufzeit spielen dabei eine wichtige Rolle.

Ein Foto sagt oft mehr als eine lange Beschreibung. Mit der mobilen Erfassung landen Bilder direkt am Auftrag. Niemand muss sie später vom privaten Telefon übertragen.

Auch Unterschriften von Kunden lassen sich digital erfassen und der Einsatzbericht ist sofort vollständig. Rückfragen zur Abnahme werden seltener.

Häufig genügen vorhandene Smartphones oder Tablets und in rauer Umgebung können robuste Geräte sinnvoll sein. Die Entscheidung treffen wir gemeinsam mit den Menschen, die sie nutzen.

Für die Verwaltung der Geräte gibt es feste Regeln. Neue Geräte werden zentral eingerichtet. Updates kommen automatisch und so bleibt die Technik im Hintergrund.

Arbeitszeiterfassung
und Mitbestimmung

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Besteht ein Betriebsrat, sind bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung seine Mitbestimmungsrechte zu beachten, weil solche Systeme zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sein können (Quelle: § 87 BetrVG).

Wie die Erfassung künftig aussehen muss, will der Gesetzgeber genauer regeln. Im Gespräch ist vor allem eine elektronische Erfassung am Tag der Arbeitsleistung. Beschlossen ist eine solche Regelung bisher nicht. Wer heute digital erfasst, ist für jede künftige Vorgabe gut vorbereitet.

Viele Betriebe nutzen diesen Anlass für einen größeren Schritt. Mit der Zeiterfassung lassen sich gleich Rückmeldungen und Material erfassen. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.

Eine offene Information kann Vertrauen stärken. Was wird erfasst? Wofür werden die Daten genutzt? Wer sieht sie? Diese Fragen beantworten wir gemeinsam vor dem Start.

Viele Mitarbeitende fragen sich bei der Einführung, ob nun jeder Handgriff kontrolliert wird. Wir empfehlen, vor dem Start gemeinsam festzulegen und offen zu sagen, welche Auswertungen es gibt und welche bewusst nicht.

Ohne Netz
und Schritt für Schritt Erst speichern, dann senden.

Nicht überall gibt es eine stabile Verbindung. Im Keller, auf dem Land oder in großen Hallen fällt das Netz manchmal aus.

Gute mobile Erfassung kommt damit zurecht. Eingaben werden auf dem Gerät zwischengespeichert. Sobald wieder eine Verbindung besteht, gehen sie automatisch ins System.

Mobile Erfassung beginnt oft mit einem einzigen Bereich und das kann die Zeiterfassung sein oder das Prüfprotokoll. Ein kleines Team testet zuerst im Alltag.

Danach folgen weitere Bereiche und Personen. Erfahrungen aus dem ersten Schritt fließen direkt ein und so wächst die Erfassung ohne große Umstellung.

Das Team gewöhnt sich so in Ruhe an das neue Werkzeug.

Woran Sie erkennen, dass mobile Erfassung sinnvoll ist

Diese Anzeichen sprechen dafür.

Stundenzettel werden im Büro abgetippt.
Zettel gehen verloren oder sind schwer lesbar.
Die Nachkalkulation kommt Wochen nach dem Auftrag.
Rechnungen warten auf Rückmeldungen von draußen.
Fotos vom Einsatz liegen auf privaten Telefonen.
Rückfragen zu Einsätzen kosten viel Zeit.
Arbeitszeiten werden noch auf Papier oder gar nicht erfasst.

Wo verliert Ihr Betrieb heute Zeit?

In dreißig Minuten per Video finden wir es gemeinsam heraus. Kostenfrei und ohne Vorbereitung.

Automatisierungscheck vereinbaren

Kosten, Nutzen und der Betrieb nach dem Start

Die Kosten hängen von Umfang, Geräten und Anbindungen ab. Dem stehen eingesparte Bürozeit, schnellere Rechnungen und genauere Nachkalkulationen gegenüber.

Wir rechnen beides vorab mit Zahlen aus Ihrem Betrieb. Wie viele Zettel kommen pro Woche? Wie lange dauert das Abtippen?

In den ersten Wochen begleiten wir die Einführung eng. Rückmeldungen aus dem Team fließen schnell in kleine Verbesserungen.

Danach kümmern wir uns um Updates und Sicherheit. Neue Erfassungen lassen sich später ergänzen. Mehr dazu bei Wartung und Weiterentwicklung.

Wir beginnen meist mit einem Ablauf, etwa der Zeiterfassung. So zeigt sich der Nutzen schnell. Weitere Funktionen folgen Schritt für Schritt.

Beispiel: Montage ohne Stundenzettel

Montagebetrieb, rund 40 Mitarbeitende

Ausgangslage: Monteure notieren Zeiten und Material auf Zetteln. Im Büro werden sie einmal pro Woche abgetippt. Rechnungen gehen oft erst Wochen nach dem Einsatz raus.
Was sich zeigt: Die Monteure nutzen bereits Diensttelefone. Die Auftragsdaten liegen in der Warenwirtschaft.
Möglicher erster Schritt: Eine mobile Erfassung auf dem Telefon ersetzt den Zettel. Zeiten und Material landen direkt am Auftrag. Rechnungen entstehen kurz nach dem Einsatz.

Illustratives Szenario auf Basis typischer Abläufe im Mittelstand.

Was Sie danach in der Hand haben

Zur mobilen Erfassung gehört eine saubere Übergabe.

Eine Erfassung, die zum Alltag vor Ort passt
Eine direkte Verbindung zu Ihrer Warenwirtschaft
Ein Konzept für Zugänge und Geräte
Den vollständigen Quellcode
Eine feste Ansprechperson

Was dazugehört

Die erfassten Daten fließen über eine ERP-Anbindung an den Auftrag und in Auswertungen.

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FAQ

Häufige Fragen.Kurze Antworten zuerst.

Oft genügen vorhandene Telefone oder einfache Tablets. Die Wahl treffen wir gemeinsam nach dem Blick vor Ort.

Ja. Eingaben werden zwischengespeichert und später automatisch übertragen.

Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 besteht eine Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit (Quelle: Personalrat Universität Mainz, Arbeitszeiterfassung). Die rechtliche Bewertung im Einzelfall klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.

Systeme zur Zeiterfassung betreffen die Mitbestimmung. Gibt es einen Betriebsrat, gehört er von Anfang an dazu.

Ja. Beides lässt sich direkt am Auftrag ablegen.

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