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DATEV-Anbindung:Der Weg zum Steuerberater ohne Umweg

Belege werden gesammelt, sortiert, gescannt und weitergegeben. Rechnungsdaten werden aus der Warenwirtschaft für die Buchhaltung noch einmal erfasst. Viele Betriebe arbeiten mit einem Steuerberater, der DATEV nutzt. An der Übergabe dorthin entsteht oft der letzte Medienbruch in der Kette.

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Kurz gesagt

Belege ohne Abtippen ans Steuerbüro.

Mit einer DATEV-Anbindung gehen Buchungsdaten und Belege ohne Abtippen an Ihr Steuerbüro.

Rechnungen werden automatisch erfasst, digital freigegeben und revisionssicher abgelegt.
Der Ordner am Monatsende entfällt.
Die Anbindung baut auf Ihrer vorhandenen Warenwirtschaft auf.
Die steuerliche Bewertung im Einzelfall bleibt bei Ihrem Steuerbüro.

Was bedeutet DATEV-Anbindung? Vom Betrieb direkt in die Kanzlei.

DATEV ist ein weit verbreitetes Programm für Buchhaltung in Steuerkanzleien. Viele Betriebe arbeiten deshalb indirekt damit, über ihr Steuerbüro.

Eine DATEV-Anbindung verbindet Ihre eigenen Programme mit der Buchhaltung Ihres Steuerbüros. Belege und Buchungsdaten fließen dann digital. Niemand muss sie ausdrucken, sammeln oder abtippen.

Der Begriff steht dabei stellvertretend für die Übergabe an die Buchhaltung. Die Grundsätze gelten auch für andere Buchhaltungsprogramme.

Am Ende fast jedes Ablaufs steht die Buchhaltung. Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen landen dort. In vielen Betrieben entsteht genau an dieser Stelle der letzte Medienbruch.

Belege werden ausgedruckt, gesammelt und am Monatsende übergeben. Das Steuerbüro erfasst sie anschließend erneut und das kostet Zeit auf beiden Seiten. Außerdem liegen aktuelle Zahlen erst Wochen später vor.

Eine digitale Übergabe schließt diese Lücke. Belege fließen dann so selbstverständlich wie E-Mails.

Wie die Übergabe genau aussieht, hängt von Ihrem Steuerbüro ab. Manche Büros arbeiten mit Belegbildern, andere mit vorbereiteten Buchungsdaten. Wir richten die Anbindung so ein, dass sie zur Arbeitsweise Ihres Büros passt.

Wie DATEV und Ihre
Programme zusammenspielen

Ihre Rechnungen entstehen in der Warenwirtschaft. Eingangsrechnungen kommen per Mail oder Post und die Buchhaltung findet im Steuerbüro statt. Diese drei Welten verbindet die Anbindung.

Ausgangsrechnungen fließen direkt aus der Warenwirtschaft. Eingangsrechnungen werden beim Eingang erfasst und nach der Freigabe übergeben. Ihr Steuerbüro findet alle Daten an der gewohnten Stelle.

Wichtig ist eine klare Aufgabenteilung. Ihre Programme erzeugen Belege und Buchungsdaten. Das Steuerbüro bucht, prüft und erstellt die Abschlüsse. Die Anbindung sorgt dafür, dass beides ohne Umweg zusammenkommt.

Für welche Betriebe sich die Anbindung eignet Die Größe ist zweitrangig.

Die Anbindung eignet sich für Betriebe, die mit einem Steuerbüro zusammenarbeiten. Typisch sind viele Eingangs- und Ausgangsrechnungen pro Monat.

Die Größe spielt eine untergeordnete Rolle. Schon bei einer überschaubaren Zahl von Belegen entlastet die digitale Übergabe spürbar.

Wichtig ist eine Ansprechperson, die die Belegarbeit im Alltag kennt. Gemeinsam mit ihr und Ihrem Steuerbüro finden wir den passenden Weg.

Auch kleinere Betriebe profitieren deutlich. Dort hängt die Belegarbeit oft an einer einzigen Person.

Typisch ist eine monatliche Belegübergabe mit viel Vorbereitung. Belege werden gesammelt, sortiert und kopiert. Rückfragen des Steuerbüros kommen Wochen später. Wer diesen Ablauf kennt, profitiert besonders. Auch Betriebe mit vielen kleinen Belegen gewinnen deutlich Zeit.

Der Weg eines Belegs

Schalten Sie zwischen dem heutigen Ablauf in vielen Betrieben und einer digitalen Übergabe um.

1Rechnung kommt per Post oder Mail
2Ausdrucken und prüfen
3Im Ordner sammeln
4Am Monatsende ans Steuerbüro
5Steuerbüro erfasst die Daten erneut

1Rechnung kommt per Mail oder als E-Rechnung
2Daten werden automatisch ausgelesen
3Prüfung und Freigabe digital
4Laufende Übergabe an das Steuerbüro
5Beleg liegt revisionssicher im Archiv

Fünf Schritte, zwei davon mit Papier. Die Daten werden zweimal erfasst.

Was typischerweise übergeben wird

Diese Daten und Unterlagen fließen bei einer Anbindung digital.

Eingangsrechnungen von Lieferanten
Ausgangsrechnungen an Kunden
Gutschriften und Korrekturen
Buchungsdaten aus der Warenwirtschaft
Kassen- und Zahlungsdaten
Die zugehörigen Belege als Datei

So entsteht die Anbindung

Fünf Schritte in enger Abstimmung mit Ihrem Steuerbüro.

Ablauf aufnehmen
Wir sehen uns an, wie Belege heute zu Ihrem Steuerbüro kommen. Lücken und Doppelarbeit werden dabei sichtbar.
Mit dem Steuerbüro abstimmen
Gemeinsam mit Ihrem Steuerbüro klären wir, welche Daten in welcher Form gebraucht werden.
Programme verbinden
Ihre Warenwirtschaft und Ihr Rechnungseingang werden an die Buchhaltung angebunden.
Testen
Mit echten Belegen aus einem abgeschlossenen Monat prüfen wir die Übergabe.
Begleiten
Nach dem Start bleiben wir Ihr Ansprechpartner. Ändert sich ein Programm, passen wir die Anbindung an.

Belege digital
und laufend übergeben Kein Ordner mehr am Monatsende.

Mit der Anbindung bleibt jeder Beleg digital. Er wird beim Eingang erfasst und dem richtigen Vorgang zugeordnet. Danach geht er zur Freigabe und anschließend an die Buchhaltung.

Der Ordner am Monatsende entfällt. Fragen des Steuerbüros lassen sich mit einem Klick beantworten. Jeder Beleg ist jederzeit auffindbar. Mehr dazu beim Rechnungseingang.

Auch Betriebsprüfungen werden damit deutlich entspannter.

Bei der klassischen Übergabe sammeln sich Belege einen Monat lang. Danach kommt alles auf einmal ins Steuerbüro. Fehlende Belege fallen erst spät auf.

Mit einer Anbindung fließen Belege laufend. Ihr Steuerbüro kann zeitnah buchen. Rückfragen entstehen früher und lassen sich leichter klären. Auswertungen liegen schneller vor.

Für Ihr Team entfällt damit das Sammeln und Sortieren am Monatsende. Belege werden direkt nach dem Eingang erfasst und die Ablage im Ordner wird überflüssig. Das Original bleibt digital am richtigen Vorgang auffindbar.

Klassische und laufende Übergabe

	Klassisch	Mit Anbindung
Übergabe ans Steuerbüro	Am Monatsende	Laufend
Fehlende Belege und Rückfragen	Erst spät	Früher
Auswertungen liegen vor	Später	Schneller
Sammeln und Sortieren nötig
Beleg digital am Vorgang auffindbar

Auch Betriebsprüfungen werden damit deutlich entspannter

Freigaben und Skonto Mensch prüft, Fristen im Blick.

Bevor eine Rechnung an die Buchhaltung geht, prüft sie jemand. Stimmen Menge und Preis? Ist die Leistung erbracht? Diese Prüfung bleibt beim Menschen.

Der Freigabeweg läuft aber digital. Die zuständige Person sieht die Rechnung mit allen Angaben. Nach der Freigabe geht sie automatisch weiter. Mehr dazu bei den digitalen Freigaben.

Viele Lieferanten gewähren Skonto bei schneller Zahlung. Liegt eine Rechnung zu lange im Ordner, verstreicht die Frist.

Mit einem digitalen Ablauf ist jede Rechnung sofort sichtbar. Fristen lassen sich im Blick behalten. Erinnerungen melden sich, bevor ein Skonto verloren geht.

Wichtig ist dabei eine klare Vertretungsregel. Ist die zuständige Person abwesend, geht die Freigabe an die Vertretung. So bleibt keine Rechnung liegen. Fristen für Skonto werden im Ablauf sichtbar. Wer freigibt, sieht sofort den spätesten Zahltag. Mehr dazu bei den digitalen Freigaben.

Woran Sie erkennen, dass die Übergabe noch von Hand läuft

Diese Anzeichen sind typisch.

Belege werden ausgedruckt und in Ordnern gesammelt.
Am Monatsende geht ein Paket ans Steuerbüro.
Das Steuerbüro fragt regelmäßig nach fehlenden Belegen.
Betriebswirtschaftliche Auswertungen liegen erst Wochen später vor.
Rechnungen werden in zwei Programmen erfasst.
Die Suche nach einem Beleg dauert lange.
Skontofristen werden knapp.

Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerbüro Technik bei uns, Fachliches bei der Kanzlei.

Eine gute Anbindung entsteht nur gemeinsam mit Ihrem Steuerbüro. Deshalb beziehen wir die Kanzlei von Anfang an ein. Sie kennt die Anforderungen an die Buchhaltung am besten.

Wir kümmern uns um die technische Seite. Ihr Steuerbüro behält die fachliche Verantwortung für die Buchhaltung. Diese Aufteilung schafft Klarheit für alle Beteiligten.

Auf Wunsch nehmen wir am Abstimmungstermin mit der Kanzlei teil.

Vor dem Start sprechen wir gemeinsam mit Ihrem Steuerbüro. Wir klären, welche Daten in welcher Form gebraucht werden. Auch Kontenrahmen, Kostenstellen und Belegbezeichnungen stimmen wir ab. So passt die Übergabe von Anfang an.

Nach dem Start bleibt das Steuerbüro ein wichtiger Partner. Hinweise aus der Buchhaltung fließen in kleine Verbesserungen ein. So wird die Zusammenarbeit mit der Zeit immer reibungsloser.

Wo verliert Ihr Betrieb heute Zeit?

In dreißig Minuten per Video finden wir es gemeinsam heraus. Kostenfrei und ohne Vorbereitung.

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Fragen für das Gespräch mit Ihrem Steuerbüro

Diese Fragen helfen bei der Vorbereitung.

In welcher Form möchte die Kanzlei Belege erhalten?
Wie oft sollen Daten übergeben werden?
Welche Kontierungen nimmt das Steuerbüro selbst vor?
Wie werden Rückfragen zu Belegen geklärt?
Welche Auswertungen sind für Sie wichtig?
Wer ist in der Kanzlei Ansprechperson für die Umstellung?

Beispiel: Vom Ordner zur digitalen Übergabe

Handwerksbetrieb, rund 25 Mitarbeitende

Ausgangslage: Eingangsrechnungen werden ausgedruckt, abgelegt und am Monatsende gesammelt ans Steuerbüro gebracht. Die Auswertung kommt meist sechs Wochen später.
Was sich zeigt: Die meisten Rechnungen kommen bereits per Mail. Das Steuerbüro arbeitet digital und kann Daten direkt übernehmen.
Möglicher erster Schritt: Rechnungen werden beim Eingang automatisch erfasst und digital freigegeben. Die Übergabe ans Steuerbüro erfolgt laufend statt monatlich.

Illustratives Szenario auf Basis typischer Abläufe im Mittelstand.

Was Sie danach in der Hand haben

Zur Anbindung gehört eine saubere Übergabe.

Einen digitalen Weg vom Beleg bis zur Buchhaltung
Eine revisionssichere Ablage aller Belege
Eine abgestimmte Lösung mit Ihrem Steuerbüro
Eine Dokumentation der Verbindung
Eine feste Ansprechperson

Was dazugehört

Die Belege kommen meist aus dem Rechnungseingang oder als E-Rechnung. Die revisionssichere Aufbewahrung gehört zum Dokumentenmanagement. Technisch ist die Übergabe eine Schnittstelle.

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