Systeme & Daten
Dokumentenmanagement:Finden statt suchen
Eine Zeichnung, ein Lieferschein, eine Mail vom Kunden: Irgendwo ist es abgelegt, aber wo? Ordnerstrukturen mit Namen wie „final_neu_2“ wachsen über Jahre und Suchen kostet jeden Tag Minuten. Ein Dokumentenmanagement legt Unterlagen so ab, dass sie gefunden werden, direkt am richtigen Vorgang und revisionssicher.
Kurz gesagt
Unterlagen digital und geordnet.
Ein Dokumentenmanagement legt Unterlagen digital und geordnet ab.
- Dokumente liegen direkt am richtigen Vorgang und sind schnell gefunden.
- Die Ablage erfolgt revisionssicher und berücksichtigt die Anforderungen der GoBD.
- Berechtigungen regeln, wer welche Unterlagen sieht.
- Bestehende Ordner und Postfächer lassen sich schrittweise übernehmen.
Was ist Dokumentenmanagement? Gefunden in Sekunden statt Minuten.
Dokumentenmanagement bedeutet, Unterlagen digital und nach festen Regeln abzulegen. Dazu gehören Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder Zeichnungen. Jedes Dokument bekommt Angaben wie Kunde, Datum oder Auftragsnummer.
Über diese Angaben wird ein Dokument später gefunden und die Suche dauert dann Sekunden statt Minuten. Oft liegen die Unterlagen direkt am passenden Vorgang in der Warenwirtschaft.
Ein Dokumentenmanagement ersetzt damit Ordner im Regal und verstreute Dateien auf dem Server. Es schafft einen Ort für alle Unterlagen.
Alle Berechtigten greifen auf denselben Stand zu.
Viele Betriebe speichern Dokumente in Ordnern auf dem Server. Das wirkt geordnet. Im Alltag entstehen aber schnell unterschiedliche Strukturen. Jede Person legt nach ihrer eigenen Logik ab.
Wer eine Unterlage sucht, muss diese Logik kennen. Außerdem fehlen Regeln für Aufbewahrung, Versionen und Berechtigungen. Ein Dokumentenmanagement schließt genau diese Lücken.
Hinzu kommt die Frage, welche Datei die gültige ist.
Ein Dokumentenmanagement ersetzt dabei nicht Ihre übrigen Programme und es arbeitet mit ihnen zusammen. Belege aus der Warenwirtschaft landen automatisch in der Ablage. Umgekehrt lässt sich aus jedem Vorgang direkt das passende Dokument öffnen.
Wo liegt was? Heute verstreut, künftig am Auftrag.
Wählen Sie eine Dokumentart. Daneben sehen Sie, wo sie heute oft liegt und wo mit einem Dokumentenmanagement.
Ausgedruckt in einem Ordner oder als Anhang in einem Postfach.
Am Auftrag in der Warenwirtschaft, revisionssicher abgelegt und nach Lieferant oder Nummer auffindbar.
In einer Mappe im Lager oder als Scan in einem Serverordner.
Direkt beim Auftrag. Abweichungen zur Rechnung fallen sofort auf.
In einem Ordner im Büro der Geschäftsführung.
Mit Fristen und Berechtigungen. Eine Erinnerung meldet sich vor Ablauf.
In einem Serverordner, oft in mehreren Fassungen.
Mit klarer Versionsführung. Alle sehen immer die gültige Fassung.
Auf Papier in der Fertigung oder beim Kunden.
Digital am Auftrag und am Gerät. Bei Rückfragen sofort zur Hand.
Im persönlichen Postfach einer Person.
Am Vorgang abgelegt und für berechtigte Kolleginnen und Kollegen sichtbar.
Welche Dokumente typischerweise abgelegt werden
Diese Unterlagen landen in vielen Betrieben im Dokumentenmanagement.
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Lieferscheine und Auftragsbestätigungen
- Verträge und Vereinbarungen
- Zeichnungen und technische Unterlagen
- Prüf- und Wartungsprotokolle
- Personalunterlagen mit besonderen Berechtigungen
- Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten
Was ein
Dokumentenmanagement leistet Ordnen, finden, sichern.
Ein Dokumentenmanagement übernimmt mehrere Aufgaben zugleich.
Jedes Dokument bekommt feste Angaben und einen festen Platz. Die Suche nach Kunde, Nummer oder Datum führt direkt zum Dokument. Unterlagen werden revisionssicher und unveränderbar gespeichert. Berechtigungen regeln, wer welche Unterlagen sieht.
Am meisten bringt ein Dokumentenmanagement, wenn es mit der Warenwirtschaft verbunden ist. Wer einen Auftrag öffnet, sieht dann alle Unterlagen dazu. Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung liegen an einer Stelle.
Niemand muss mehr in mehreren Programmen suchen und auch Rückfragen von Kunden lassen sich schneller beantworten. Mehr dazu bei der ERP-Anbindung.
Das spart jeden Tag viele kleine Wege.
Wichtig ist das Zusammenspiel dieser Aufgaben. Ein Dokument wird einmal abgelegt. Danach ist es auffindbar, geschützt und dem richtigen Vorgang zugeordnet. Niemand muss es erneut suchen oder kopieren.
So führen wir ein Dokumentenmanagement ein
Sechs Schritte von der Bestandsaufnahme bis zum Alltag.
Bestand aufnehmen
Wir sammeln, welche Dokumentarten es gibt und wo sie heute liegen.
Ablage planen
Gemeinsam legen wir fest, welche Angaben jedes Dokument bekommt und wer was sehen darf.
System einrichten
Das Dokumentenmanagement wird eingerichtet und an Ihre Programme angebunden.
Bestand übernehmen
Wichtige Unterlagen aus Ordnern und Postfächern werden schrittweise übernommen.
Team einführen
Wir zeigen Ihrem Team, wie Ablage und Suche im Alltag funktionieren.
Begleiten
Nach dem Start bleiben wir Ihr Ansprechpartner und passen die Ablage bei Bedarf an.
Revisionssicher ablegen und Fristen einhalten Fristen hinterlegt, nichts zu früh gelöscht.
Ein Dokumentenmanagement nimmt E-Rechnungen direkt auf. Die Daten werden ausgelesen und dem passenden Vorgang zugeordnet. Mehr dazu bei der E-Rechnung und beim Rechnungseingang.
So greifen Pflicht und Entlastung ineinander.
Für verschiedene Unterlagen gelten unterschiedlich lange Aufbewahrungsfristen. Welche Frist für welche Unterlage gilt, nennt Ihnen Ihr Steuerbüro.
Im Dokumentenmanagement lassen sich diese Fristen hinterlegen. Unterlagen werden nicht vor Ablauf gelöscht und nach Ablauf lassen sie sich gezielt aussortieren. So bleibt die Ablage übersichtlich.
Auch das spart Platz und Zeit.
Suchen, finden
und die richtige Fassung Auch ohne Kenntnis der Ablage.
Die Suche ist das Herzstück jeder Ablage. Dokumente lassen sich nach Kunde, Lieferant, Datum oder Nummer finden. Viele Systeme durchsuchen auch den Text eingescannter Dokumente.
So findet auch eine neue Kollegin eine Unterlage, ohne die Ablage zu kennen. Das Wissen über die Ordnerstruktur hängt nicht mehr an einzelnen Personen.
Viele Dokumente ändern sich im Lauf der Zeit. Eine Zeichnung wird angepasst. Ein Vertrag bekommt einen Nachtrag. Im Serverordner liegen dann oft mehrere Dateien mit ähnlichen Namen.
Ein Dokumentenmanagement führt Versionen sauber und alle sehen die gültige Fassung. Frühere Stände bleiben nachvollziehbar erhalten und niemand arbeitet mehr versehentlich mit einer alten Datei.
Eine gute Suche spart jeden Tag Zeit. Sie findet Dokumente auch über ihren Inhalt. Eine Rechnungsnummer oder ein Kundenname genügt. Ordnerstrukturen muss niemand mehr auswendig kennen.
Was sich durch die Einführung ändert
Ein Dokumentenmanagement verändert den Alltag an vielen Stellen.
Unterlagen sind in Sekunden gefunden statt nach langer Suche. Ordner im Regal werden nach und nach überflüssig. Bei einer Betriebsprüfung liegen alle Belege geordnet bereit. Die Ablage funktioniert auch, wenn eine Person fehlt.
Wer täglich damit arbeitet, merkt es zuerst.
Unterlagen sind für alle Berechtigten sichtbar. Neue Kolleginnen und Kollegen finden sich schnell zurecht. Unterlagen sind auch unterwegs und an anderen Standorten verfügbar. Viele Dokumente werden automatisch eingeordnet.
Am Ende steht eine Ablage, der alle vertrauen. Jeder weiß, wo ein Dokument liegt. Die gültige Fassung ist eindeutig. Prüfungen verlieren ihren Schrecken.
Wo verliert Ihr Betrieb heute Zeit?
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Woran Sie erkennen, dass Ihre Ablage an Grenzen stößt
Diese Anzeichen sind typisch.
- Die Suche nach einem Dokument dauert regelmäßig länger als einige Minuten.
- Dieselbe Datei liegt in mehreren Fassungen auf dem Server.
- Nur bestimmte Kolleginnen oder Kollegen kennen die Ordnerstruktur.
- Belege werden ausgedruckt und in Ordnern gesammelt.
- Bei Rückfragen von Kunden muss in mehreren Programmen gesucht werden.
- Unklar ist, wie lange welche Unterlage aufbewahrt werden muss.
- Mehrere Standorte arbeiten mit getrennten Ablagen.
Beispiel: Vom Serverordner zur geordneten Ablage
Fertigungsbetrieb, rund 60 Mitarbeitende
- Ausgangslage
- Rechnungen, Lieferscheine und Prüfprotokolle liegen in verschiedenen Ordnern auf dem Server und teilweise auf Papier. Die Suche nach Unterlagen zu einem Auftrag dauert oft lange.
- Was sich zeigt
- Jede Abteilung legt nach eigener Logik ab. Mehrere Dateien liegen in verschiedenen Fassungen vor.
- Möglicher erster Schritt
- Ein Dokumentenmanagement wird eingeführt und mit der Warenwirtschaft verbunden. Neue Unterlagen werden direkt am Auftrag abgelegt. Der Altbestand folgt schrittweise.
Illustratives Szenario auf Basis typischer Abläufe im Mittelstand.
Kosten, Nutzen und der Betrieb nach dem Start
Den Kosten stehen eingesparte Suchzeiten, weniger Papier und entspanntere Prüfungen gegenüber. Wie groß der Nutzen ist, hängt von der Zahl Ihrer Dokumente ab.
Wir rechnen beides vorab mit Ihren eigenen Zahlen. Wie oft wird gesucht? Wie lange dauert die Suche heute? So sehen Sie, nach welcher Zeit sich die Einführung ausgleicht.
Oft zeigt sich der Nutzen schon in den ersten Wochen.
In den ersten Wochen begleiten wir die Ablage besonders eng. Fragen aus dem Team werden schnell geklärt.
Danach läuft das Dokumentenmanagement im Alltag. Neue Dokumentarten lassen sich jederzeit ergänzen. Bei Bedarf passen wir Regeln und Berechtigungen an.
So wächst die Ablage mit Ihrem Betrieb mit.
Wir beginnen meist mit einem Bereich, etwa den Eingangsrechnungen. So zeigt sich der Nutzen schnell. Weitere Bereiche folgen Schritt für Schritt.
Was Sie danach in der Hand haben
Zur Einführung gehört eine saubere Übergabe.
- Eine geordnete digitale Ablage für alle wichtigen Dokumente
- Klare Regeln für Ablage und Berechtigungen
- Eine Verbindung zu Ihrer Warenwirtschaft
- Eine Beschreibung der Abläufe
- Eine feste Ansprechperson
Was dazugehört
Dokumente kommen oft über den Rechnungseingang oder als E-Rechnung herein. Wenn das abgelegte Wissen durchsuchbar sein soll, ist die Prozessdokumentation der nächste Schritt.
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Häufige Fragen.Kurze Antworten zuerst.
Meist ja. Ein Serverordner bietet weder Suche nach Angaben noch Regeln für Aufbewahrung. Welches Programm passt, klären wir gemeinsam.
Ein geeignetes Dokumentenmanagement erfüllt die technischen Anforderungen. Die steuerliche Bewertung im Einzelfall klären Sie mit Ihrem Steuerbüro.
Wichtige Unterlagen können eingescannt werden. Ältere Akten bleiben oft bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist im bisherigen Archiv.
Ja, das ist sogar der wichtigste Schritt. Dokumente liegen dann direkt am passenden Vorgang.
Das legen wir gemeinsam fest. Berechtigungen lassen sich für einzelne Personen oder ganze Abteilungen vergeben.
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