Bevor ein Ablauf automatisiert, eine Verbindung zwischen zwei Programmen gebaut oder eine eigene Anwendung entwickelt wird, stehen fast immer dieselben Fragen im Raum. Welcher Ablauf ist gemeint? Welche Programme sind beteiligt? Wer arbeitet damit, und wer kümmert sich nach dem Start? Auf unseren Leistungsseiten standen diese Fragen bisher einzeln, jeweils passend zum Thema.
In diesem Beitrag sind sie zu einer Prüfliste gebündelt. Sie ist nach den Fragen geordnet, die sich ein Betrieb vor dem Start stellt, und gilt für Automatisierung, Anbindung und Software gleichermaßen. Sie müssen nicht jede Antwort kennen, bevor Sie mit uns sprechen. Die Liste zeigt aber, wo noch etwas offen ist und wen Sie früh einbeziehen sollten.
Ablauf: Welches Problem soll gelöst werden?
Am Anfang steht der Ablauf, nicht die Technik. MintCode Solutions klärt vor jeder Automatisierung gemeinsam mit dem Betrieb, welcher Ablauf heute die meiste Zeit kostet, wie oft er vorkommt und wer bei Ausnahmen entscheidet. Bei einer Anwendung lautet die Frage entsprechend, welche Aufgabe sie übernehmen und welchen Ablauf sie unterstützen soll.
- Welcher Ablauf kostet heute die meiste Zeit? Und wie oft kommt er vor, zum Beispiel im Monat?
- Wo entstehen Wartezeiten? Und welche Angaben werden mehrfach erfasst?
- Welche Regeln gelten heute? Dazu gehören Sonderfälle, Wertgrenzen und Fristen, auch solche, die bisher nur in einer Tabelle oder im Kopf einzelner Personen stehen.
- Wer ist für Ausnahmen zuständig? Ein automatisierter Ablauf braucht eine klare Stelle, an der ein Mensch entscheidet.
- Was muss die erste Etappe können? Bei Software und Portalen ist das die erste Fassung, bei einer Automatisierung der Schritt, der die größte Entlastung bringt.
Wer diese Fragen noch nicht sicher beantworten kann, ist nicht zu früh dran. Sie sind der Kern einer Prozessaufnahme. Am Ende wissen Sie, wo Wartezeiten entstehen, wo der Ablauf an einzelnen Personen hängt und welcher Schritt die größte Entlastung bringt.
Daten und Systeme: Woher kommen die Angaben?
Kaum ein Ablauf bleibt in einem einzigen Programm. Rechnungen müssen in die Buchhaltung, Berichte holen ihre Zahlen aus mehreren Programmen, eine neue Anwendung braucht Daten aus den bestehenden. Bevor eine Verbindung entsteht, sollte deshalb klar sein, was heute wo liegt und was künftig fließen soll.
Der heutige Stand
- Welche Programme sind im Einsatz, und welche davon sind am Ablauf beteiligt?
- Woher kommen die Daten, und wie gelangen sie heute ins nächste Programm?
- Wo liegen Unterlagen und Dokumente bisher?
Die künftige Verbindung
- Welche Daten sollen fließen, in welche Richtung und wie oft?
- Welches Programm ist die führende Quelle?
- Was passiert bei einem Fehler?
- Wer muss über Änderungen informiert werden?
Die führende Quelle legt fest, wo eine Angabe gepflegt wird und wohin sie nur übertragen wird. Ohne diese Festlegung ist unklar, welcher Stand gilt. Wie Verbindungen zwischen Programmen aufgebaut sind, erklärt der Beitrag Schnittstellen verstehen.
Team: Wer arbeitet damit, wer entscheidet?
Ein neuer Ablauf verändert die Arbeit von Menschen. Zur Vorbereitung gehört deshalb die Frage, wer beteiligt ist, wer entscheidet und wer im Alltag damit arbeitet.
- Wer ist an welchem Schritt beteiligt, und wer kennt den Ablauf am besten?
- Wo hängt der Ablauf an einzelnen Personen? Steht ein Generationswechsel bevor?
- Wer ist von der Umstellung betroffen, und welche Rollen gibt es im neuen Ablauf?
- Wer nutzt die Lösung im Alltag, wie oft und wo?
- Wer soll künftig welche Daten sehen und welche Rechte haben?
- Wer vertritt bei Abwesenheit?
- Gibt es einen Betriebsrat?
- Wann passt der Start in Ihren Jahreslauf, und wie und wann informieren Sie das Team?
Die Ansprechperson auf Ihrer Seite
Auf vielen unserer Listen steht die Frage, wer im Betrieb Ansprechperson wird. Eine eigene IT-Abteilung brauchen Sie dafür nicht. Wichtig ist eine Person, die den Ablauf kennt und Zeit für Abstimmungen hat. Diese Zeit sollte fest eingeplant sein und nicht nebenbei aus dem Tagesgeschäft kommen. Für die Entscheidungen gehört die Geschäftsführung dazu.
Wie Sie das Team bei der Umstellung mitnehmen, beschreibt der Beitrag Neue Abläufe einführen.
Betrieb nach dem Start: Wer kümmert sich danach?
Viele unserer Fragenlisten enden mit demselben Punkt. Wer betreut den Ablauf, wenn er läuft? Eine Automatisierung, eine Verbindung oder eine Anwendung braucht nach dem Start Pflege, und im Alltag entstehen neue Wünsche.
- Wer betreut den Ablauf nach dem Start, und wer kümmert sich um Wünsche und Änderungen?
- Wo soll die Anwendung betrieben werden, und auf welchen Geräten soll sie laufen?
- Wo soll die Dokumentation liegen, und wer hält sie künftig aktuell?
- Wo sollen Entscheidungen dokumentiert werden?
- Wer ist Ansprechperson für Fragen, etwa zur Ablage oder zur Übernahme der Daten?
Wer die Umsetzung verantwortet, legen wir gemeinsam fest. Manche Schritte setzen wir um, andere übernimmt Ihr Team oder ein anderer Partner. Gebunden sind Sie dabei nicht. Jede Verbindung wird dokumentiert, Quellcode und Dokumentation bleiben in Ihrer Hand. Mit Ihrem bisherigen IT-Dienstleister stimmen wir uns gern ab.
Was je nach Vorhaben dazukommt
Neben den allgemeinen Fragen bringt jedes Vorhaben eigene mit. Die Tabelle fasst die wichtigsten zusammen.
| Vorhaben | Zusätzliche Fragen |
|---|---|
| Rechnungseingang | Wie viele Rechnungen kommen im Monat, und auf welchen Wegen? Gibt es Bestellungen und Lieferscheine im System? Wer gibt welche Rechnungen frei? |
| Digitale Freigaben | Welche Vorgänge brauchen eine Freigabe? Welche Wertgrenzen gelten heute? Nach welcher Frist soll erinnert werden? Wer soll unterwegs freigeben können? |
| Angebotsverfolgung | Wo entstehen Ihre Angebote heute, und wie viele verschicken Sie im Monat? Nach welcher Zeit fassen Sie nach? Welche Auswertungen wünschen Sie sich? |
| Berichte und Dashboards | Welche Entscheidungen sollen die Zahlen unterstützen? Welche Kennzahlen nutzen Sie heute? Wie oft brauchen Sie die Zahlen? Bei welchen Werten wollen Sie gewarnt werden? |
| Dokumentenmanagement | Welche Dokumentarten gibt es im Betrieb? Mit welchen Programmen soll die Ablage verbunden werden? Welche Unterlagen werden zuerst übernommen? |
| Stammdaten und Migration | Welche Daten sollen umziehen, und welche werden nicht mehr gebraucht? Bis wann muss die Übernahme abgeschlossen sein? Wer prüft die Daten nach dem Probelauf? Wie lange bleibt das alte System verfügbar? |
| Excel ablösen | Welche Tabelle ist am wichtigsten? Welche Regeln und Sonderfälle stecken darin? |
| Mobile Erfassung | Wer erfasst was und wo? Welche Geräte sind vorhanden oder sinnvoll? Wie stabil ist die Verbindung vor Ort? |
| Prozessdokumentation | Welcher Ablauf ist am dringendsten? Wer kennt die Abläufe am besten? |
Kosten und Entscheidung: Lohnt sich der Schritt?
Ob sich ein Vorhaben lohnt, hängt an zwei Angaben aus dem ersten Abschnitt: wie viel Zeit der Ablauf heute kostet und wie oft er vorkommt. Wie Sie daraus einen Betrag pro Jahr berechnen, zeigt der Beitrag Was doppelte Erfassung Ihren Betrieb kostet.
Gibt es im Betrieb unterschiedliche Prioritäten, ist das normal. Eine Potenzialanalyse ordnet die Wünsche nach Aufwand und Nutzen und schafft so eine gemeinsame Grundlage für die Entscheidung. Ideen aus Ihrem Team werden dabei genauso bewertet wie die Ansatzpunkte aus der Aufnahme. Zeigt sich kein Bedarf, sagen wir Ihnen das. Auch das ist ein Ergebnis.
Nach jedem Schritt neu entscheiden
Die Entscheidung fällt nicht einmal am Anfang. Am Ende jeder Phase eines Digitalisierungs-Fahrplans prüft MintCode gemeinsam mit dem Betrieb, ob der Schritt die erwartete Entlastung gebracht hat und ob die Reihenfolge der nächsten Schritte noch stimmt. Dazu gehören diese Fragen.
- Hat der Schritt die erwartete Entlastung gebracht?
- Wird der neue Ablauf im Alltag genutzt?
- Welche Rückmeldungen gibt es aus dem Team?
- Stimmt die Reihenfolge der nächsten Schritte noch?
- Haben sich Prioritäten im Betrieb verschoben?
- Reicht die Zeit der Ansprechperson?
Standpunkt von MintCode Automate
Einordnung von MintCode: Drei Antworten zuerst
Wir bei MintCode Automate empfehlen, vor dem Start drei Antworten festzuhalten: welcher Ablauf zuerst kommt, welches Programm für die Daten die führende Quelle ist und wer den Ablauf nach dem Start betreut. Mit diesen Antworten lässt sich ein Vorhaben sinnvoll zuschneiden. Viele der übrigen Fragen klären sich im Lauf der Aufnahme.
Wir raten außerdem dazu, klein anzufangen, mit einem überschaubaren Ablauf, einer einzigen Verbindung oder einer ersten Etappe. Sie zeigt schnell, wie die Zusammenarbeit funktioniert und welchen Nutzen sie bringt. Weitere Schritte folgen danach.
Wenn Sie noch nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, ist das kein Hindernis. Im Automatisierungscheck beginnen wir mit dem Weg einer Anfrage bis zur Rechnung. Dabei zeigen sich die meisten Ansatzpunkte von selbst.
