In fast jedem Betrieb gibt es jemanden, der weiß, wie es wirklich läuft. Welcher Kunde welchen Rabatt bekommt, warum die Bestellung bei einem Lieferanten anders geht, was am Quartalsende zu tun ist. Oft steht nichts davon irgendwo geschrieben.
In den nächsten Jahren gehen viele dieser Menschen in Rente. Dieser Beitrag zeigt die Zahlen und wie Sie das Wissen über Ihre Abläufe sichern, solange die Menschen noch da sind.
Die Zahlen
Laut Statistischem Bundesamt werden bis 2040 rund 13,3 Millionen Erwerbspersonen das gesetzliche Rentenalter von 67 Jahren überschritten haben. Das sind 30,0 Prozent aller Erwerbspersonen, die dem Arbeitsmarkt 2025 zur Verfügung standen. Grundlage sind Erstergebnisse des Mikrozensus 2025.
Die größte Altersgruppe sind die 55- bis 59-Jährigen mit 5,5 Millionen Erwerbspersonen, dazu kommen 4,5 Millionen 60- bis 64-Jährige. Keine jüngere Altersgruppe kann sie zahlenmäßig ersetzen. Der Anteil der Erwerbspersonen ab 55 Jahren ist von 20,7 Prozent im Jahr 2015 auf 27,0 Prozent im Jahr 2025 gestiegen.
Gleichzeitig fehlen schon heute Fachkräfte. Das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung beziffert die Lücke im Durchschnitt von Juli 2025 bis Juni 2026 auf rund 340.000 qualifizierte Arbeitskräfte. Für 32 Prozent aller offenen Stellen gab es keine passend qualifizierten Arbeitslosen.
Was verloren geht
Mit einer erfahrenen Kollegin geht nicht nur Arbeitskraft. Es geht Wissen, das nirgends steht: Sonderfälle, Absprachen mit Kunden, der Grund für eine Formel in der Kalkulation. Häufig steckt es in einer Excel-Datei, die nur sie versteht, oder in Abläufen, die nur funktionieren, weil sie an die Ausnahmen denkt.
Eine Nachfolgerin kann das nicht in zwei Wochen Übergabe lernen. Und nicht jede Stelle lässt sich überhaupt nachbesetzen.
Drei Schritte, um Wissen zu sichern
Wenn MintCode Solutions mit Betrieben Prozesswissen sichert, geschieht das in drei Schritten: Abläufe sichtbar machen, beschreibbare Regeln in Systeme übertragen und Routine automatisieren.
1. Abläufe sichtbar machen
Gehen Sie mit den Menschen, die einen Ablauf tragen, einen echten Fall durch. Wer macht was, mit welchem Programm, und was passiert bei Ausnahmen? Das Ergebnis ist eine Prozessdokumentation, die auch jemand ohne Vorwissen versteht.
2. Regeln in Systeme übertragen
Was als Regel beschreibbar ist, gehört nicht in einen Kopf. Freigabegrenzen, Rabattregeln, Fristen und Zuständigkeiten lassen sich in Programmen hinterlegen. Dann funktioniert der Ablauf auch, wenn jemand fehlt. Eine gewachsene Tabelle mit verborgenen Regeln ist oft der erste Kandidat, siehe Excel ablösen.
3. Routine automatisieren
Wenn weniger Menschen da sind, sollten sie ihre Zeit nicht mit Abtippen verbringen. Jeder automatisierte Routineschritt schafft Raum für die Aufgaben, bei denen Erfahrung zählt.
Der richtige Zeitpunkt
Der beste Zeitpunkt ist, solange die Person noch gern erzählt und nicht schon mit dem Abschied beschäftigt ist. Planen Sie die Dokumentation deshalb nicht in die letzten Wochen, sondern ein bis zwei Jahre vor dem Ruhestand.
Ein guter Einstieg ist eine Liste: Welche Abläufe hängen heute an einer einzelnen Person? Was passiert, wenn sie drei Wochen krank ist? Die Antworten zeigen, wo Sie anfangen sollten.
Standpunkt von MintCode Automate
Einordnung von MintCode: Wertschätzung statt Verhör
Wir bei MintCode Automate empfehlen, Prozesswissen gemeinsam mit den Menschen zu sichern, die es haben, und das Gespräch als Wertschätzung ihrer Arbeit zu führen. Wer es als Kontrolle führt, bekommt eine dünne Anleitung. Wer zeigt, dass ihre Arbeit im Betrieb weiterlebt, bekommt die Ausnahmen, die Gründe und die Geschichten dahinter.
Wir erleben oft, dass genau diese Kolleginnen und Kollegen die besten Ideen für die Automatisierung haben. Sie wissen am besten, welche Arbeit sich niemand mehr antun sollte.
Quellen
- Statistisches Bundesamt: 13,3 Millionen Erwerbspersonen erreichen in den nächsten 15 Jahren das gesetzliche Rentenalter, Pressemitteilung N039 vom 23. Juni 2026
- Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA): Länderreport Deutschland, Stand 2026
Stand: 13. Oktober 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Steuerliche Fragen klären Sie bitte mit Ihrem Steuerbüro.
