Prozesse & Beratung

Prozesse und Beratung:Hinschauen, bevor sich etwas ändert

Die meisten Automatisierungsprojekte scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass an der falschen Stelle angefangen wird. Deshalb steht am Anfang kein Angebot, sondern der Blick auf Ihren Ablauf. Wir sehen, wo Informationen neu erfasst werden, wo Wissen an einzelnen Personen hängt und wo ein Anfang sinnvoll ist.

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Kurz gesagt

Erst der Alltag, dann die Software.

Prozessberatung bei MintCode beginnt mit Ihrem Alltag, nicht mit einer Software.

Der Einstieg ist der Automatisierungscheck, ein dreißigminütiges Gespräch per Video.
Bei Bedarf folgen eine Prozessaufnahme vor Ort, eine Potenzialanalyse und ein Digitalisierungs-Fahrplan.
Nach jedem Schritt entscheiden Sie neu, ob es weitergeht.
Die Dokumentation sorgt dafür, dass Wissen im Betrieb erhalten bleibt.

Was bedeutet Prozessberatung
für mittelständische Betriebe? Umwege sichtbar machen.

Prozessberatung bedeutet, Arbeitsabläufe gemeinsam mit den Menschen anzusehen, die sie täglich erledigen. Daraus entstehen konkrete Verbesserungen. Im Mittelpunkt steht die Frage, wo Informationen mehrfach erfasst werden, wo Vorgänge warten und wo Wissen nur in einzelnen Köpfen liegt.

Für mittelständische Betriebe ist das besonders wertvoll. Viele Abläufe sind über Jahre gewachsen und funktionieren im Alltag gut. Gleichzeitig kosten kleine Umwege jeden Tag Zeit, die an anderer Stelle fehlt. Ein strukturierter Blick macht diese Umwege sichtbar und schafft die Grundlage für jede spätere Automatisierung.

Prozessberatung ist dabei kein Selbstzweck. Ziel ist eine klare Entscheidung darüber, welcher Schritt als Nächstes sinnvoll ist. Dazu gehört auch die Frage, ob er sich mit den Programmen umsetzen lässt, die Sie bereits nutzen.

Wer einen Ablauf jeden Tag erledigt, kennt ihn besser als jeder andere. Gerade deshalb fallen manche Umwege nicht mehr auf, weil sie längst zur Gewohnheit geworden sind.

Ein Blick von außen ergänzt dieses Wissen. Wir stellen Fragen, die im Alltag selten gestellt werden. Außerdem sehen wir Zusammenhänge zwischen Abteilungen, die einzeln betrachtet unauffällig wirken.

Gerade bei Abläufen über mehrere Abteilungen hinweg entsteht so oft zum ersten Mal ein vollständiges Bild.

Das Ergebnis ist keine Bewertung Ihrer Arbeit. Es ist eine gemeinsame Sicht auf Ihre Abläufe, mit der Sie gut begründet entscheiden können.

Wo steht der Mittelstand
bei der Digitalisierung? Weniger Geld, weniger Vorhaben.

Laut KfW hat im Zeitraum 2022 bis 2024 knapp ein Drittel der mittelständischen Unternehmen ein Digitalisierungsvorhaben abgeschlossen. Mit 30 Prozent liegt der Anteil fünf Prozentpunkte unter dem vorherigen Zeitraum (Quelle: KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025).

Auch die Ausgaben sind gesunken. Mittelständische Unternehmen haben zuletzt knapp 24 Milliarden Euro in Digitalisierung investiert. Das sind rund acht Milliarden weniger als im Jahr davor. Zwischen großen und kleinen Mittelständlern bleibt der Abstand deutlich.

Für Betriebe heißt das vor allem eines. Wenn Budgets knapper werden, zählt jeder Schritt. Umso wichtiger ist es, Mittel dort einzusetzen, wo sie spürbar entlasten. Genau dafür ist eine strukturierte Beratung da.

Ein Leitfaden der Universität St. Gallen beschreibt die Digitalisierung für kleine und mittlere Unternehmen als anspruchsvolle Aufgabe neben dem Alltagsgeschäft (Quelle: Universität St. Gallen, Leitfaden Digitalisierung in KMU). Er empfiehlt, die zu verbessernden Abläufe zuerst zu erkennen und zu priorisieren. Ebenso wichtig ist es, die Mitarbeitenden auf diesem Weg mitzunehmen.

Der Leitfaden betont außerdem, dass Digitalisierung kein Selbstzweck ist. Sie soll einem klaren Ziel dienen. Diese Grundsätze decken sich mit unserem Vorgehen. Zuerst verstehen wir den Ablauf und dann setzen wir Prioritäten. Die Menschen, die täglich damit arbeiten, sind von Anfang an dabei.

Schritt für Schritt statt alles auf einmal

Vier Schritte mit steigendem Aufwand. Sie entscheiden nach jedem neu, ob es weitergeht. Zwei Themen begleiten den ganzen Weg. Wählen Sie einen Schritt, um mehr zu erfahren.

Automatisierungscheck

Ein kurzes Gespräch am Bildschirm. Sie erzählen, wie bei Ihnen eine Anfrage bis zur Rechnung läuft. Wir hören zu, fragen nach und sagen Ihnen am Ende offen, ob sich ein Besuch vor Ort lohnt.

Mehr zum Automatisierungscheck

Format: Videogespräch
Dauer: 30 Minuten
Ihr Ergebnis: erste Ansatzpunkte, ehrliche Empfehlung

Nach jedem Schritt entscheiden Sie neu. Jeder liefert ein Ergebnis, das auch ohne die folgenden Wert hat.

Welcher Einstieg passt zu Ihnen?

Zwei kurze Fragen helfen bei der Orientierung.

1Frage 1Wissen Sie schon, welcher Ablauf die meiste Zeit kostet?

Zum Beispiel der Rechnungseingang oder die Bearbeitung von Anfragen.

JaNoch nicht

2Frage 2Liegen bereits mehrere Ideen auf dem Tisch?

Etwa eine Liste mit Wünschen aus verschiedenen Abteilungen.

JaNein

Beantworten Sie die Fragen für eine Empfehlung.

Wann Prozessberatung sinnvoll ist und was am Ende steht

Prozessberatung ist kein Selbstzweck und in bestimmten Situationen hilft sie besonders.

Mehr Aufträge bei gleicher Besetzung zeigen, wo Abläufe bremsen. Ein strukturierter Blick macht sichtbar, welche Schritte sich vereinfachen lassen. E-Rechnung, Arbeitszeiterfassung oder Aufbewahrungsregeln sind ein guter Anlass, den betroffenen Ablauf gleich mit zu verbessern. Steht ein Generationswechsel oder ein Renteneintritt bevor, hilft es, wichtige Abläufe rechtzeitig festzuhalten. Vor einer Anschaffung schafft eine Aufnahme Klarheit darüber, was das neue Programm im Alltag wirklich können muss. Werden Daten regelmäßig von einem System ins nächste übertragen, steckt darin oft der schnellste Ansatzpunkt. Viele Ideen, wenig Zeit. Eine Potenzialanalyse bringt Ordnung in die Liste und zeigt, womit Sie beginnen.

Am Ende einer Prozessberatung steht immer etwas Greifbares.

Sie wissen, wie Ihre wichtigsten Vorgänge tatsächlich laufen und wo heute Zeit verloren geht. Sie wissen, welcher Schritt zuerst kommt und warum, gestützt auf Zahlen aus Ihrem Betrieb. Sie haben einen Fahrplan mit Zeiträumen und Entscheidungspunkten, der zu Ihrem Tagesgeschäft passt. Wichtige Abläufe sind festgehalten und stehen dem ganzen Team zur Verfügung.

Wie wir arbeiten Ihr Ablauf statt Standardpaket.

Unsere Arbeitsweise folgt einigen klaren Grundsätzen.

Jede Empfehlung beruht auf Ihrem tatsächlichen Ablauf und nicht auf einem Standardpaket. Wir sprechen mit der Geschäftsführung und mit den Menschen, die die Abläufe täglich erleben. Bevor etwas Neues entsteht, prüfen wir, was sich mit Ihren bestehenden Programmen lösen lässt. Sie binden sich nicht an ein großes Projekt und jeder Schritt liefert ein eigenes Ergebnis. Wenn ein Vorhaben aus unserer Sicht nicht sinnvoll ist, sagen wir Ihnen das offen.

Für den Einstieg genügen oft drei einfache Fragen.

Oft ist es ein Ablauf, über den im Alltag regelmäßig gesprochen wird. Genau dort liegt meist der beste Startpunkt. Jede Rückfrage zeigt, dass eine Information nicht dort ist, wo sie gebraucht wird. Die Antwort zeigt schnell, welches Wissen gesichert werden sollte.

Dazu gehört auch Ehrlichkeit. Zeigt sich kein sinnvoller Ansatz, sagen wir das offen. Nicht jeder Ablauf muss verändert werden und manchmal ist der heutige Weg bereits gut.

Wo verliert Ihr Betrieb heute Zeit?

In dreißig Minuten per Video finden wir es gemeinsam heraus. Kostenfrei und ohne Vorbereitung.

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Wie hängen Beratung und Automatisierung zusammen? Erst klären, dann umsetzen.

Die Prozessberatung ist der erste von vier Bereichen bei MintCode Automate. Sie klärt, wo ein Eingriff sinnvoll ist. Die Umsetzung erfolgt anschließend in den übrigen Bereichen.

Wiederkehrende Abläufe werden im Bereich Automatisierung so gestaltet, dass sie von selbst laufen. Wo Programme Daten austauschen sollen, hilft der Bereich Systeme & Daten. Fehlt ein passendes Programm ganz, kommt die Softwareentwicklung ins Spiel.

So entsteht ein durchgehender Weg vom ersten Gespräch bis zur funktionierenden Lösung, mit einem Ansprechpartner für alle Schritte.

In der Praxis greifen beide Schritte eng ineinander. Die Beratung zeigt, welcher Ablauf zuerst kommt. Die Automatisierung setzt ihn um. Danach zeigt sich im Alltag, ob die Annahmen gestimmt haben. Diese Erfahrung fließt in die nächste Entscheidung ein.

So entsteht kein Bruch zwischen Konzept und Umsetzung. Dieselben Menschen, die Ihren Ablauf kennengelernt haben, begleiten auch die Umsetzung. Mehr dazu im Bereich Automatisierung.

Nicht jede Antwort liegt bei uns. Fehlt das technische Fundament, hilft MintCode IT. Steht künstliche Intelligenz im Mittelpunkt, ist MintCode AI der passende Partner. Die Beratung zeigt, welcher Weg zuerst kommt.

Für welche Betriebe eignet sich unsere Prozessberatung? Auch ohne eigene IT-Abteilung.

Unsere Prozessberatung richtet sich an mittelständische Betriebe, die bereits mit Software arbeiten und spüren, dass zwischen den Programmen noch viel Handarbeit steckt. Typisch sind Unternehmen mit eigener Verwaltung, mehreren Abteilungen und wiederkehrenden Abläufen, etwa in Fertigung, Handel oder Handwerk.

Eine eigene IT-Abteilung ist dafür nicht nötig. Wichtig ist eine Person auf Ihrer Seite, die das Vorhaben begleitet und dafür Zeit bekommt.

Auch die Größe ist kein Ausschlusskriterium. Ob zwanzig oder zweihundert Mitarbeitende, entscheidend ist, dass sich Abläufe regelmäßig wiederholen und mehrere Personen oder Programme daran beteiligt sind.

Für eine gute Beratung braucht es auf Ihrer Seite nicht viel. Wichtig sind eine Ansprechperson für das Vorhaben und die Bereitschaft, Abläufe so zu zeigen, wie sie im Alltag tatsächlich laufen.

Dazu kommt etwas Zeit für Gespräche mit den beteiligten Kolleginnen und Kollegen. Den Umfang stimmen wir gemeinsam ab, damit er gut neben dem Tagesgeschäft machbar bleibt.

Woran Sie eine gute Prozessberatung erkennen

Unabhängig davon, mit wem Sie arbeiten, helfen diese Merkmale bei der Einordnung.

Am Anfang steht Ihr Ablauf und nicht ein bestimmtes Produkt.
Es wird mit den Menschen gesprochen, die die Arbeit täglich erledigen.
Ergebnisse werden schriftlich und nachvollziehbar übergeben.
Vorhandene Programme werden in die Überlegungen einbezogen.
Sie können nach jedem Schritt frei entscheiden, wie es weitergeht.

Beispiel: Vom ersten Gespräch zum ersten Schritt

Handelsbetrieb, rund 50 Mitarbeitende

Ausgangslage: Die Geschäftsführung hat das Gefühl, dass im Büro zu viel Zeit in Abstimmung steckt, kann es aber nicht genau festmachen.
Was sich zeigt: Im Automatisierungscheck fällt auf, dass Auftragsdaten mehrfach erfasst werden. Die Prozessaufnahme vor Ort bestätigt das und zeigt zusätzlich, dass offene Angebote nur in einzelnen Postfächern liegen.
Möglicher erster Schritt: Die Potenzialanalyse empfiehlt die Angebotsverfolgung als ersten Schritt, weil sie schnell spürbar ist und ohne neue Programme auskommt. Die Verbindung der Systeme folgt im Fahrplan als zweite Phase.

Illustratives Szenario auf Basis typischer Abläufe im Mittelstand.

Begriffe kurz erklärt

Prozessberatung: Gemeinsame Betrachtung von Arbeitsabläufen mit dem Ziel, Umwege sichtbar zu machen und den nächsten sinnvollen Schritt festzulegen.
Prozessaufnahme: Strukturierte Bestandsaufnahme eines Arbeitsablaufs vor Ort. Sie zeigt, wie ein Vorgang tatsächlich durch den Betrieb läuft.
Medienbruch: Wechsel einer Information in ein anderes Format mit erneuter Erfassung von Hand. Ein Beispiel ist das Abtippen einer Mail in ein Programm.
Potenzialanalyse: Bewertung möglicher Verbesserungen nach Aufwand und Nutzen. Das Ergebnis ist eine begründete Reihenfolge.
Digitalisierungs-Fahrplan: Plan über mehrere Phasen mit realistischen Zeiträumen und einem Entscheidungspunkt nach jeder Phase.
Workflow-Automatisierung: Ablauf, der nach festen Regeln von selbst startet und Informationen ohne manuelles Übertragen weitergibt.
Stammdaten: Grunddaten zu Kunden, Artikeln oder Lieferanten als Basis aller Vorgänge. Ihre Qualität bestimmt die Qualität jeder Automatisierung.

FAQ

Häufige Fragen.Kurze Antworten zuerst.

Oft hilft der Blick trotzdem. Die wirkungsvollsten Stellen sind häufig andere als die, an die man zuerst gedacht hat. Stimmt Ihre Einschätzung, bestätigt die Aufnahme sie und Sie starten mit belastbaren Zahlen.

Nein. Sie entscheiden nach jedem Schritt neu, ob es weitergeht. Jeder Schritt liefert ein Ergebnis, das auch ohne die folgenden Wert hat.

Das hängt von Ihrem Betrieb ab. Der Automatisierungscheck dauert dreißig Minuten und die Prozessaufnahme findet vor Ort statt. Ein Digitalisierungs-Fahrplan umfasst typischerweise ein bis zwei Jahre.

Die Geschäftsführung für die Entscheidungen sowie die Menschen, die die betroffenen Abläufe täglich erledigen. Zusätzlich braucht es eine Ansprechperson, die das Vorhaben begleitet.

Ja, gern. Ihr IT-Dienstleister kennt Ihre Technik, wir schauen auf die Abläufe. Beides ergänzt sich gut. Für Netzwerk, Datensicherung und IT-Betreuung gibt es zudem MintCode IT aus unserer Unternehmensgruppe.

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