Automatisierung

Berichte und Dashboards:Zahlen, die sich selbst zusammentragen

Der Geschäftsführer baut sich sonntags eine Excel-Auswertung, mit Zahlen vom letzten Monat. Jeden Montag stellt jemand den Wochenbericht aus drei Systemen zusammen. Beides lässt sich automatisieren und die Zahlen sind dann nicht nur schneller da, sondern auch aktueller.

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Kurz gesagt

Zahlen aus allen Programmen.

Automatische Berichte tragen Zahlen aus mehreren Programmen selbst zusammen.

Ein Dashboard zeigt wichtige Kennzahlen laufend aktuell.
Jede Kennzahl ist eindeutig definiert und rechnet jedes Mal gleich.
Grenzwerte melden Abweichungen, bevor sie groß werden.
Vorhandene Programme und Daten bilden die Grundlage.

Was sind automatische Berichte und Dashboards?

Viele Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer kennen das. Am Wochenende entsteht eine Auswertung in einer Tabelle. Die Zahlen stammen aus drei Programmen und sind schon wieder eine Woche alt. Jeden Montag stellt jemand den Wochenbericht von Hand zusammen.

Ein automatischer Bericht nimmt diese Arbeit ab. Er holt die Zahlen selbst aus den beteiligten Programmen. Er rechnet sie nach festen Regeln zusammen und verschickt das Ergebnis zu einem festen Zeitpunkt. Ein Dashboard zeigt dieselben Kennzahlen laufend aktuell auf dem Bildschirm.

Beides ersetzt nicht das Nachdenken über die Zahlen und es schafft nur Zeit dafür. Statt Daten zu sammeln, kann die Geschäftsführung mit ihnen arbeiten.

Warum Berichte von Hand teurer sind, als sie aussehen Fertig heißt oft schon veraltet.

Ein manueller Bericht kostet nicht nur die Zeit, ihn zu erstellen. Er ist auch fast immer veraltet, wenn er fertig ist. Wer mit Zahlen vom letzten Monat entscheidet, steuert im Rückspiegel.

Dazu kommt die Fehleranfälligkeit. Zahlen werden aus verschiedenen Quellen kopiert. Formeln verrutschen. Niemand prüft, ob die Summe noch stimmt. Ein automatischer Bericht rechnet dagegen jedes Mal gleich.

Woher kommt diese Kennzahl?

Fünf typische Kennzahlen aus dem Mittelstand. Wählen Sie eine Kennzahl und sehen Sie, woher sie kommt und wer sie wann erhält.

QuelleWoher die Zahl kommt
Warenwirtschaft
BerechnungWie sie entsteht
Summe der neuen Aufträge im Zeitraum
RhythmusWann sie aktualisiert wird
Täglich
EmpfängerWer sie sieht
Geschäftsführung und Vertrieb

Wird automatisch zusammengetragen. Niemand muss die Zahl von Hand erstellen.

Typische Beispiele. Welche Kennzahlen Sie brauchen, legen wir gemeinsam fest.

Wie ein automatischer Bericht entsteht

Ein automatischer Bericht holt seine Zahlen selbst aus Ihren Programmen und bereitet sie auf. Er kommt zu einem festen Zeitpunkt per Mail oder steht jederzeit aktuell als Übersicht bereit. Oft ist eine Mischung aus beidem sinnvoll.

Kennzahlen eindeutig definieren Eine Definition für alle.

Was ist der Umsatz einer Woche? Die Antwort scheint klar, ist es aber selten. Deshalb legen wir Ihre Kennzahlen gemeinsam eindeutig fest. Dann reden alle über dieselbe Zahl und Diskussionen über abweichende Tabellen hören auf.

Bericht oder Dashboard? Oft beides.

Ein Bericht kommt zu einem festen Zeitpunkt. Er eignet sich für den regelmäßigen Blick auf die Lage, etwa jeden Montag. Er landet im Postfach und muss nicht gesucht werden.

Ein Dashboard ist jederzeit aktuell. Es eignet sich für Zahlen, die sich laufend ändern. Ein Beispiel sind offene Aufträge oder die Auslastung der Woche.

Viele Betriebe nutzen beides und der Bericht gibt den Rhythmus vor. Das Dashboard beantwortet Fragen zwischendurch. Welche Form zu welcher Kennzahl passt, legen wir gemeinsam fest.

Wichtig ist, dass beide Formen dieselben Zahlen zeigen. Bericht und Dashboard greifen deshalb auf dieselben Definitionen zu. So gibt es keine zwei Wahrheiten im Betrieb.

Bericht und Dashboard im Vergleich

	Bericht	Dashboard
Kommt zu einem festen Zeitpunkt
Landet im Postfach
Jederzeit aktuell
Für Zahlen, die sich laufend ändern
Dieselben Kennzahl-Definitionen

Viele Betriebe nutzen beides

Von der Tabelle zum automatischen Bericht Ihre Tabelle als Grundlage.

Viele Berichte entstehen heute in Tabellen und diese Tabellen haben einen großen Wert. In ihnen steckt das Wissen, welche Zahlen wichtig sind und wie sie berechnet werden.

Deshalb beginnen wir mit Ihrer bestehenden Tabelle. Wir sehen uns an, woher die Zahlen kommen und wie sie verknüpft sind. Daraus entstehen die Regeln für den automatischen Bericht und die Logik bleibt erhalten. Nur das Zusammentragen von Hand entfällt.

Oft zeigen sich dabei kleine Unstimmigkeiten. Eine Formel rechnet anders als gedacht. Ein Wert wird doppelt gezählt. Solche Fehler beheben wir vor dem Start.

Typische Auswertungen im Mittelstand

Eine häufige Auswertung ist die Nachkalkulation. Hat sich ein Auftrag gerechnet? Die Antwort kommt am Tag nach Abschluss statt beim Jahresabschluss. So lassen sich Preise und Planungen früh korrigieren.

Ebenso beliebt ist die Wochenübersicht. Auftragseingang, offene Angebote und Auslastung landen jeden Montag automatisch im Postfach.

Dazu kommen Auswertungen zu offenen Posten, zu Lieferzeiten oder zur Qualität. Welche Zahlen wirklich gebraucht werden, zeigt sich im Gespräch. Weniger ist dabei oft mehr.

Frühwarnung mit Grenzwerten Nachricht, bevor es groß wird.

Nicht jede Zahl muss man ständig im Blick haben. Wichtig ist, dass Abweichungen auffallen. Dafür gibt es Grenzwerte.

Bei Überschreiten eines festgelegten Werts kommt automatisch eine Nachricht. Das kann ein Anstieg der offenen Posten sein oder ein Einbruch beim Auftragseingang. So lässt sich reagieren, bevor ein Problem groß wird.

Grenzwerte legen wir gemeinsam fest. Zu enge Werte erzeugen zu viele Nachrichten. Zu weite Werte schlagen zu spät an. Nach einigen Wochen zeigt sich, ob die Werte passen. Dann lassen sie sich leicht nachjustieren.

Gute Berichte brauchen gute Daten Erst bereinigen, dann auswerten.

Ein Bericht ist nur so gut wie seine Daten. Bei doppelt angelegten Kunden stimmen die Umsätze je Kunde nicht. Fehlende Buchungen verfälschen die Nachkalkulation.

Der erste automatische Bericht zeigt deshalb oft vor allem, wo die Daten nicht stimmen. Das ist unangenehm, aber wertvoll. Bereinigung kommt vor der Auswertung. Mehr dazu bei Stammdaten und Migration und bei den Schnittstellen.

Wer welche Zahlen sieht

Nicht jede Kennzahl ist für alle bestimmt. Umsätze je Kunde oder Kosten je Auftrag sind sensibel. Deshalb legen wir fest, wer welche Berichte erhält und welche Bereiche eines Dashboards sieht.

So erhält der Vertrieb seine Zahlen und die Werkstatt ihre. Die Geschäftsführung sieht das Gesamtbild und die Rechte lassen sich jederzeit anpassen.

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Zahlen für verschiedene Rollen

Unterschiedliche Rollen brauchen unterschiedliche Zahlen. Die Geschäftsführung braucht den Überblick über Umsatz, Auftragseingang und Liquidität. Der Vertrieb braucht offene Angebote und Abschlussquoten. Die Werkstatt braucht Auslastung und Termine.

Deshalb bauen wir Berichte nicht für alle gleich. Jede Rolle erhält die Zahlen, die für ihre Entscheidungen wichtig sind. Das hält die Berichte kurz und lesbar. Und jeder findet schnell, was er sucht.

Berichte einführen

Wir beginnen mit einem Bericht, der heute viel Handarbeit kostet. Meist ist das der Wochenbericht oder eine regelmäßige Auswertung für die Geschäftsführung.

Zuerst definieren wir die Kennzahlen gemeinsam. Danach läuft der automatische Bericht einige Wochen parallel zum alten Weg. So lässt sich vergleichen, ob alle Zahlen stimmen. Erst dann wird der Handbericht eingestellt.

Woran Sie gute
Berichte erkennen Kurz, eindeutig, pünktlich.

Ein guter Bericht ist kurz. Er zeigt wenige Zahlen, die zu Entscheidungen führen. Jede Zahl ist eindeutig definiert. Und er kommt pünktlich, ohne dass jemand nachhelfen muss.

Ein guter Bericht zeigt auch Veränderungen. Eine Zahl allein sagt wenig. Erst der Vergleich mit der Vorwoche oder dem Vorjahr macht sie verständlich. Deshalb planen wir Vergleiche von Anfang an mit ein.

Woran Sie erkennen, dass Berichte zu viel Zeit kosten

Diese Anzeichen kennen viele Betriebe.

Der Wochenbericht entsteht jede Woche von Hand.
Zahlen werden aus mehreren Programmen kopiert.
Verschiedene Tabellen zeigen verschiedene Zahlen.
Die Nachkalkulation kommt erst zum Jahresende.
Abweichungen fallen erst spät auf.
Nur eine Person weiß, wie der Bericht entsteht.

Was automatische Berichte kosten und bringen

Der Aufwand hängt von der Zahl der Quellen und Kennzahlen ab. Ein Wochenbericht aus zwei Programmen ist überschaubar. Ein Dashboard für mehrere Abteilungen braucht mehr Abstimmung.

Dem stehen gewonnene Stunden, aktuellere Zahlen und bessere Entscheidungen gegenüber. Wir beginnen meist mit einem Bericht, der heute viel Handarbeit kostet.

Beispiel: Der Wochenbericht im Metallbau

Metallbau, rund 50 Mitarbeitende

Ausgangslage: Jeden Montag stellt die Büroleitung den Wochenbericht zusammen. Die Zahlen kommen aus Warenwirtschaft, Zeiterfassung und einer Tabelle für offene Angebote.
Was sich zeigt: Der Bericht dauert einen halben Vormittag. Die Zahlen weichen regelmäßig von den Tabellen der Geschäftsführung ab. Die Nachkalkulation einzelner Aufträge fehlt ganz.
Möglicher erster Schritt: Die Kennzahlen werden gemeinsam definiert. Der Bericht entsteht jeden Montag früh automatisch. Ein Grenzwert meldet Aufträge mit deutlicher Kostenüberschreitung.

Illustratives Szenario auf Basis typischer Abläufe im Mittelstand.

Was dazugehört

Ein Bericht ist nur so gut wie seine Daten. Deshalb gehören saubere Stammdaten und funktionierende Schnittstellen dazu. Technisch ist ein wiederkehrender Bericht eine Workflow-Automatisierung. Für Prognosen mit künstlicher Intelligenz ist MintCode AI der richtige Ansprechpartner.

Was Sie danach in der Hand haben

Zu jedem Bericht gehört eine saubere Übergabe.

Eindeutig definierte Kennzahlen
Berichte, die sich selbst erstellen
Grenzwerte mit automatischer Nachricht
Klare Rechte für jede Zahl
Eine feste Ansprechperson

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FAQ

Häufige Fragen.Kurze Antworten zuerst.

Nicht unbedingt. Viele Berichte lassen sich mit vorhandenen Mitteln automatisieren. Ein eigenes Werkzeug wird erst sinnvoll, wenn viele Auswertungen regelmäßig gebraucht werden.

Dann zeigt der erste automatische Bericht vor allem, wo die Daten nicht stimmen. Das ist unangenehm, aber wertvoll. Bereinigung kommt vor der Auswertung.

Sie. Wir helfen bei der Definition und sorgen dafür, dass sie eindeutig berechnet werden.

Nein. Ein Bericht rechnet nach festen Regeln. Prognosen mit künstlicher Intelligenz bietet MintCode AI an.

Nexus Insight misst die Wirkung von KI-Abläufen in Nexus. Unsere Berichte bereiten Kennzahlen aus Ihren Geschäftsprogrammen auf.

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