Fragt man im Büro, was am Rechnungseingang am meisten nervt, hört man fast immer dasselbe Wort: abtippen. Schaut man genauer hin, zeigt sich ein anderes Bild. Das Abtippen dauert ein paar Minuten. Teuer wird es an anderen Stellen, beim Suchen, beim Warten und beim Nachfragen.
In diesem Beitrag gehen wir den Weg einer Rechnung durch einen typischen Betrieb. Wir zeigen, wo die Zeit tatsächlich verloren geht, welche Schritte Software zuverlässig übernimmt und wo ein Mensch weiter entscheiden sollte. Wie wir den Rechnungseingang in Ihrem Betrieb umsetzen, steht auf der Seite Rechnungseingang automatisieren.
Der Weg einer Rechnung durch das Büro
Eine Lieferantenrechnung kommt per Mail. In vielen Betrieben passiert dann ungefähr das hier:
- Jemand öffnet das PDF und druckt es aus oder legt es in einen Ordner.
- Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit werden abgetippt.
- Die passende Bestellung und der Lieferschein werden gesucht, oft in einer Ablagemappe.
- Die Rechnung geht zur Prüfung an den Einkauf oder die Kostenstelle.
- Nach der Freigabe wandert sie zur Buchhaltung oder ans Steuerbüro.
Jeder dieser Schritte ist für sich harmlos. Zusammen ergeben sie einen Ablauf, in dem dieselbe Information mehrfach angefasst wird und die Rechnung zwischendurch tagelang liegen kann.
Abtippen ist selten der größte Zeitfresser
Wenn MintCode Solutions mit Betrieben den Rechnungseingang aufnimmt, liegt der größte Aufwand meist nicht beim Abtippen, sondern an drei Stellen: beim Suchen der Belege, beim Warten auf die Prüfung und beim Nachfragen am Monatsende.
Suchen
Die Rechnung muss zur Bestellung und zum Lieferschein passen. Liegen die Lieferscheine in Papier oder in einem anderen Programm, beginnt die Suche. In vielen Betrieben kostet sie mehr Zeit als das Erfassen selbst.
Warten
Die Prüfung durch den Einkauf oder die Kostenstelle ist nötig. Nur wartet die Rechnung oft auf einem Schreibtisch, bis jemand Zeit hat. Fehlt die zuständige Person, bleibt sie liegen. Skontofristen laufen dabei ab, und irgendwann kommt die erste Mahnung.
Nachfragen
Am Monatsende fragt die Buchhaltung oder das Steuerbüro nach fehlenden Belegen. Dann wird gesammelt, gesucht und nachgereicht. Dieser Aufwand taucht in keiner Zeiterfassung auf, kostet aber jeden Monat Stunden.
Papier, PDF und E-Rechnung: ein Ablauf statt drei
Rechnungen kommen heute auf mehreren Wegen. Ein Teil kommt als PDF per Mail, manche noch auf Papier, ein wachsender Teil als E-Rechnung im XML-Format. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein reines PDF gilt seitdem nicht mehr als elektronische Rechnung.
Viele Betriebe haben die Pflicht so gelöst, dass sie XRechnungen öffnen und dann ausdrucken. Damit ist die Vorgabe erfüllt, gewonnen ist wenig. Mehr bringt ein gemeinsamer Ablauf für alle Wege. Papier wird gescannt, PDFs werden aus dem Postfach geholt, E-Rechnungen direkt übernommen. Danach laufen alle Rechnungen durch dieselben Schritte.
Bei der E-Rechnung liegen Lieferant, Betrag und Positionen bereits als Daten vor. Texterkennung ist nicht nötig, Lesefehler gibt es praktisch nicht. Je mehr Lieferanten umstellen, desto mehr Rechnungen laufen ohne Nacharbeit durch. Wie die Umstellung abläuft, steht auf unserer Seite E-Rechnung einführen. Was die Pflicht für Empfang und IT bedeutet, beschreibt die IT-Checkliste zur E-Rechnung-Pflicht von MintCode IT.
Was Software übernimmt und was beim Menschen bleibt
Ein automatisierter Rechnungseingang folgt fünf Schritten:
- Erfassen: Rechnungen aus Postfach, Portalen und Scanner werden automatisch eingesammelt.
- Auslesen: Lieferant, Nummer, Betrag, Positionen und Fälligkeit werden gelesen. Unsichere Felder werden markiert statt geraten.
- Abgleichen: Die Rechnung wird mit Bestellung und Lieferschein verglichen. Fachleute sprechen vom dreifachen Abgleich.
- Freigeben: Unauffällige Rechnungen laufen nach Regel weiter. Bei Abweichungen, ohne Bestellung oder ab einem Betrag entscheidet ein Mensch.
- Übergeben und ablegen: Die Rechnung geht an die Buchhaltung und liegt revisionssicher am Vorgang.
Der Mensch verschwindet dabei nicht aus dem Ablauf. Er wird an die Stellen geholt, an denen es etwas zu entscheiden gibt. Wer prüft, sieht sofort die Abweichung und die passenden Belege daneben, statt sie erst zusammenzusuchen.
| Fall | Was passiert | Wer entscheidet |
|---|---|---|
| Rechnung passt zur Bestellung | Abgleich ohne Abweichung, Übergabe an die Buchhaltung | Regel, der Vorgang wird protokolliert |
| Einzelpreis liegt über der Bestellung | Abweichung wird markiert | Einkauf |
| Dienstleistung ohne Bestellung | Lieferant und Betrag sind erkannt, Abgleich nicht möglich | Zuständige Kostenstelle |
| Unleserlicher Scan | Einige Felder sind unsicher | Ein Mensch ergänzt nur diese Felder |
| E-Rechnung, passt zur Bestellung | Daten werden direkt übernommen | Regel, der Vorgang wird protokolliert |
Fehler entstehen beim Übertragen
Abtippen ist anstrengender, als es aussieht. Der Wirtschaftsinformatiker Raymond Panko hat Studien zur menschlichen Fehlerquote zusammengetragen. Schon bei sehr einfachen Tätigkeiten liegt sie bei etwa einem Fehler auf zweihundert Handgriffe. Das ist keine Frage der Sorgfalt. So arbeiten Menschen, besonders unter Zeitdruck.
Bei vielen Rechnungen mit vielen Positionen kommt einiges zusammen. Ein Zahlendreher im Betrag fällt oft erst beim Zahlungslauf oder beim Abgleich mit dem Konto auf. Software überträgt die Daten jedes Mal gleich und markiert unsichere Stellen. Das entlastet das Team und macht die Zahlen in der Buchhaltung verlässlicher.
Standpunkt von MintCode Automate
Einordnung von MintCode: mit den häufigsten Lieferanten beginnen
Wir bei MintCode Automate empfehlen, einen automatisierten Rechnungseingang mit den Lieferanten zu beginnen, von denen die meisten Rechnungen kommen, und Sonderfälle erst danach aufzunehmen. Der häufigste Fehler bei der Einführung ist der Versuch, alle Sonderfälle auf einmal zu lösen. Dann dauert das Projekt Monate, und am Ende misstraut das Team dem Ergebnis.
Für die Lieferanten mit den meisten Rechnungen lassen sich Regeln schnell festlegen und prüfen. Ein erster Ablauf ist so in der Regel nach wenigen Wochen im Einsatz. Die übrigen Fälle kommen danach Schritt für Schritt dazu.
An den Anfang gehört außerdem ein Blick auf die Lieferantendaten. Ist ein Lieferant doppelt angelegt, findet auch die beste Software die passende Bestellung nicht. Das ist unspektakuläre Arbeit, aber sie entscheidet darüber, wie viele Rechnungen später ohne Halt durchlaufen.
So messen Sie Ihren Ausgangswert
Bevor über Werkzeuge gesprochen wird, lohnt ein ehrlicher Blick auf den heutigen Stand. Diese Fragen genügen für den Anfang:
- Wie viele Rechnungen kommen im Monat, und auf welchen Wegen?
- Wie lange liegt eine Rechnung im Schnitt, bis sie freigegeben ist?
- Wie oft verfällt Skonto, weil eine Rechnung zu spät geprüft wird?
- Gibt es Bestellungen und Lieferscheine im System, oder nur auf Papier?
- Wie gelangen die Daten heute in die Buchhaltung oder zum Steuerbüro?
Mit der Zahl der Rechnungen und der Minuten pro Rechnung können Sie den Aufwand im Rechner auf unserer Startseite grob schätzen. Den Rest rechnen wir gern mit Ihnen und Ihren echten Zahlen.
Quellen
- IHK Südlicher Oberrhein: E-Rechnungsabwicklung, Einstieg und FAQ
- Panko, Raymond R.: Spreadsheet Errors. What We Know. What We Think We Can Do. Spreadsheet Risk Symposium, Greenwich 2000 (arXiv:0802.3457)
- Zentralverband des Deutschen Handwerks: Veröffentlichung aktualisierter GoBD, 22. August 2025
Stand: 13. Oktober 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Steuerliche Fragen klären Sie bitte mit Ihrem Steuerbüro.
