Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz ist die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre gesunken. Viele Betriebe haben davon gehört, aber ihre Ablage nicht angepasst. Gleichzeitig verlangt die E-Rechnung, dass Daten anders aufbewahrt werden als ein Blatt Papier.
Dieser Beitrag fasst zusammen, welche Fristen gelten und wie eine Ablage aussieht, die sie von selbst einhält.
Welche Fristen gelten
| Unterlagen (§ 147 Abs. 1 AO) | Frist bisher | Frist seit BEG IV |
|---|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare | 10 Jahre | 10 Jahre |
| Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, auch E-Mails | 6 Jahre | 6 Jahre |
| Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | 6 Jahre |
| Buchungsbelege, zum Beispiel Rechnungen | 10 Jahre | 8 Jahre |
Die kürzere Frist gilt für alle Buchungsbelege, deren bisherige Frist beim Inkrafttreten noch nicht abgelaufen war. Seit dem 1. Januar 2025 durften Betriebe deshalb Belege aus dem Jahr 2016 entsorgen. Für Unternehmen unter Aufsicht der BaFin gilt die Verkürzung ein Jahr später.
Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde. Eine Rechnung aus dem März 2026 darf also frühestens nach dem 31. Dezember 2034 vernichtet werden.
E-Rechnungen richtig aufbewahren
Bei der E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das Original. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist er unverändert, im Originalformat und maschinell auswertbar aufzubewahren. Ein PDF-Abbild allein genügt nicht. Empfohlen wird, Datensatz und Bilddatei getrennt zu archivieren.
Nach den GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 genügt bei einer E-Rechnung in der Regel die XML-Datei. Ein zusätzliches PDF ist nur nötig, wenn es abweichende oder zusätzliche steuerlich relevante Angaben enthält. Eine Verfahrensdokumentation bleibt erforderlich.
Was revisionssicher heißt
Revisionssicher bedeutet, dass Unterlagen vollständig, unverändert und auffindbar gespeichert sind und jede Änderung nachvollziehbar bleibt. Ein normaler Dateiordner auf dem Server erfüllt das nicht, weil jeder Dateien umbenennen, verschieben oder löschen kann.
Ein Dokumentenmanagement mit Archivfunktion schützt Belege vor Änderungen, protokolliert Zugriffe und findet Unterlagen über Merkmale wie Lieferant, Rechnungsnummer oder Vorgang.
Fristen, die sich selbst einhalten
Wir bei MintCode Automate beobachten, dass Betriebe, die Aufbewahrungsfristen von Hand verwalten, aus Vorsicht meist alles unbegrenzt aufbewahren. Das kostet Platz und erschwert die Suche. Eine gute Ablage kann es besser:
- Jeder Beleg bekommt beim Ablegen eine Dokumentart und damit seine Frist.
- Die Frist beginnt automatisch mit dem Ende des richtigen Kalenderjahres.
- Abgelaufene Unterlagen werden zur Prüfung vorgelegt, nicht stillschweigend gelöscht.
- Unterlagen, die für eine laufende Prüfung oder einen Streitfall gebraucht werden, lassen sich sperren.
Wir bei MintCode Automate sehen, dass eine automatische Fristenverwaltung am meisten bringt, wenn Belege schon beim Eingang mit Dokumentart und Frist abgelegt werden. Dann ist die Archivierung kein eigener Arbeitsschritt mehr, sondern Teil des Rechnungseingangs.
Standpunkt von MintCode Automate
Einordnung von MintCode: Entlastung nutzen, aber nicht vorschnell
Wir bei MintCode Automate empfehlen, die auf acht Jahre verkürzte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege zu nutzen, alte Belege aber erst nach Rücksprache mit dem Steuerbüro zu vernichten. Die kürzere Frist ist eine echte Entlastung. Bevor Sie Archive leeren, klären Sie, ob einzelne Unterlagen aus anderen Gründen länger gebraucht werden, etwa für Gewährleistung, laufende Verfahren oder Förderprogramme.
Quellen
- IHK Karlsruhe: 4. Bürokratieentlastungsgesetz, Neuerungen im Steuerrecht
- Lexware: Bürokratieentlastungsgesetz IV, Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO
- IHK Köln: Neues BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025
- Zentralverband des Deutschen Handwerks: Veröffentlichung aktualisierter GoBD, 22. August 2025
Stand: 13. Oktober 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Steuerliche Fragen klären Sie bitte mit Ihrem Steuerbüro.
