Erfolg messen: Woran Sie sehen, ob sich eine Automatisierung lohnt

Woran Sie ein messbares erstes Vorhaben erkennen

Ob sich ein Erfolg später zeigen lässt, entscheidet sich schon bei der Auswahl. MintCode Solutions achtet bei der Auswahl des ersten Vorhabens auf vier Merkmale.

• Reichweite: Es erreicht viele Menschen im Betrieb.
• Dauer: Es lässt sich in überschaubarer Zeit umsetzen.
• Messbarkeit: Sein Nutzen lässt sich messen.
• Grundlage: Es liefert Daten, auf denen weitere Schritte aufbauen.

Ein Vorhaben, das alle vier Merkmale erfüllt, schafft Vertrauen. Ihr Team erlebt einen sichtbaren Erfolg. Und die nächste Entscheidung stützt sich auf echte Zahlen statt auf Annahmen.

Welche Zahlen Sie vor dem Start festhalten

Für eine Nutzenrechnung genügen Größen, die Sie aus dem Alltag kennen.

• Wie oft kommt der Vorgang pro Woche vor?
• Wie lange dauert er im Durchschnitt?
• Wie viele Personen sind beteiligt?
• Was kostet eine Arbeitsstunde einschließlich Nebenkosten?
• Wie oft kommt es zu Rückfragen oder Fehlern?
• Gibt es Fristen, etwa für Skonto?

Diese Werte beschreiben den Ausgangspunkt. Ohne sie lässt sich später kaum zeigen, was sich verändert hat. MintCode legt die Messpunkte deshalb vor dem Start gemeinsam mit dem Betrieb fest und hält fest, wie viel Zeit der Ablauf heute kostet. Bei einer Anbindung an das Steuerbüro gehört zum Beispiel auch die Dauer bis zur Auswertung dazu.

Wie Sie Kosten und Nutzen gegenüberstellen

Was auf die Nutzenseite gehört

Beim Nutzen zählen mehrere Dinge. Wie viele Stunden fallen weg? Wie viele Fehler werden vermieden? Wie viele Mitarbeitende werden entlastet? Auch schnellere Antworten an Kunden fließen in die Bewertung ein. Je nach Ablauf kommen weitere Posten hinzu, etwa genutzte Skonti, schnellere Abrechnungen oder weniger Rückfragen.

Ein Teil des Nutzens kann außerhalb des Betriebs entstehen. Vollständige digitale Belege können zum Beispiel den Aufwand im Steuerbüro verringern. Ob sich das auf die Kosten auswirkt, klären Sie am besten direkt mit Ihrem Büro.

Was auf die Aufwandseite gehört

Beim Aufwand zählen Technik, Zeit und Menschen. Dazu gehören die Kosten der Umsetzung und der Zeitbedarf Ihres Teams. Wichtig ist auch, wie stark sich Gewohnheiten ändern müssen. Ein technisch einfacher Schritt kann trotzdem aufwendig sein, wenn er viele Menschen betrifft.

Neben den einmaligen Kosten gehören laufende Kosten wie Lizenzen, Betreuung und Pflege in die Rechnung. Ein Beispiel sind ERP-Systeme. Sie bekommen regelmäßig neue Versionen, deshalb muss eine Anbindung vor jedem größeren Update geprüft werden. Dieser Aufwand gehört von Anfang an in die Planung.

Ein Beispiel mit Wochenstunden

Ein Büro verbringt sechs Stunden pro Woche damit, Stundenzettel abzutippen und Rückfragen zu klären. Bei Vollkosten von 45 Euro pro Stunde und 46 Arbeitswochen sind das rund 12.400 Euro im Jahr. Die Kosten von Tippfehlern sind darin noch nicht enthalten.

Stellen Sie diesen Betrag den Kosten der Umsetzung und den laufenden Kosten gegenüber, sehen Sie vor dem Start, nach welcher Zeit sich die Investition ausgleicht. Die Rechnung beruht auf Ihren eigenen Angaben. Deshalb können Sie sie jederzeit selbst nachvollziehen. Wer mehrere Abläufe gegeneinander abwägen will, bekommt in der Potenzialanalyse eine Bewertung von Aufwand und Nutzen je Ablauf.

Welche Messgrößen zu welchem Ablauf passen

Die eingesparte Zeit ist die wichtigste Größe, aber nicht die einzige. Je nach Ablauf zeigen wenige weitere Werte, ob er besser läuft als vorher.

Bei Schnittstellen liefert das Protokoll der Übertragungen viele dieser Werte selbst. Es zeigt, wie viele Vorgänge ohne Handarbeit durchlaufen und wie oft noch jemand nachbessern muss.

Abläufe messen, nicht Personen

Die Werte beschreiben Vorgänge und keine Personen. Sie zeigen, wo eine Verbindung oder ein Ablauf gut arbeitet. Sie bewerten nicht, wie schnell einzelne Kolleginnen und Kollegen arbeiten. Sagen Sie das Ihrem Team vor dem Start. Offene Information beugt Gerüchten vor.

Was sich im Alltag ändert, auch ohne Euro-Betrag

Nicht alles lässt sich in Euro ausdrücken. Weniger Stress im Büro, schnellere Antworten an Kunden oder weniger Abhängigkeit von einzelnen Personen haben ebenfalls einen Wert. MintCode hält diese Punkte in der Bewertung zusätzlich fest, damit sie in die Entscheidung einfließen, auch wenn keine Zahl daneben steht.

Nach dem Start zeigen sich solche Wirkungen meist an drei Stellen.

Im Ablauf

• Jede Information wird nur noch an einer Stelle eingegeben. Tippfehler beim Übertragen, Zahlendreher und vergessene Felder werden selten.
• Vorgänge warten nicht mehr auf die Mappe. Freigaben dauern Stunden statt Tage, auch in arbeitsreichen Wochen.
• Es gibt nur noch einen gültigen Stand, und alle Programme zeigen ihn.
• Rechnungen gehen früher raus, weil Stunden und Material sofort vorliegen.

Im Team

• Das Hinterhertelefonieren fällt weg. Jeder sieht, wo ein Vorgang gerade steht.
• Der Vertrieb muss sich nicht mehr alles merken. Erinnerungen kommen zur richtigen Zeit.
• Weniger Recherche lässt mehr Zeit für Beratung und für Fragen, die wirklich ein Gespräch brauchen.
• Neue Kolleginnen und Kollegen finden sich schneller zurecht. Wer bisher eine wichtige Tabelle gepflegt hat, wird seltener unterbrochen.

In der Geschäftsführung

• Auswertungen beruhen auf dem heutigen Stand statt auf dem der Vorwoche.
• Der Stand offener Angebote ist sichtbar, ohne nachzufragen. Daraus lässt sich ablesen, welche Aufträge wahrscheinlich kommen. Einkauf und Produktion können sich früher darauf einstellen.
• Mit mobiler Erfassung sehen Sie schnell, ob sich ein Auftrag gerechnet hat.
• Mit sauberen Stammdaten stimmen Umsätze nach Kunden und Artikeln wieder, und Auswertungen werden wieder ernst genommen.
• Mehr Anfragen lassen sich mit derselben Besetzung beantworten. Wichtige Aufgaben hängen nicht mehr an einzelnen Personen.

Ob sich diese Wirkungen einstellen, hängt auch davon ab, ob der neue Ablauf genutzt oder umgangen wird. Gute Begleitung plant die Eingewöhnung von Anfang an ein. Anleitungen und Ansprechpersonen im eigenen Team beantworten das meiste, geübt wird ohne Druck in einer Testumgebung.

Wo der Unterschied besonders groß ist

Laut KfW besteht seit Jahren ein deutlicher Abstand zwischen großen und kleinen Mittelständlern bei der Digitalisierung. Die Zahlen von Eurostat zeigen dasselbe Bild bei ERP-Systemen. Kleinere Betriebe haben selten eine eigene IT-Abteilung für Verbindungen zwischen Programmen. Gerade dort bringt eine gut geplante Verbindung viel, weil sie Arbeit abnimmt, die sonst an wenigen Personen hängt.

Nach dem Start: vergleichen, überwachen, nachbessern

Einige Wochen nach dem Start werden die neuen Werte mit dem Ausgangspunkt verglichen. Bei der Angebotsverfolgung geschieht das nach einigen Monaten. So sehen Sie schwarz auf weiß, was die Änderung bewirkt hat.

Der Vergleich zeigt dabei mehr als eine Ersparnis. Häufig wird sichtbar, wo Regeln nachgeschärft werden sollten. Ein Beispiel ist eine Wertgrenze für Freigaben, die zu viele Vorgänge zur Geschäftsführung schickt. Bei Angeboten zeigt sich, ob die Fristen passen und wo sich der Vertrieb noch verbessern kann.

Verbindungen im Hintergrund überwachen

Eine Verbindung zwischen Programmen soll im Hintergrund zuverlässig laufen. Deshalb wird sie nach dem Start überwacht. Bleibt eine Übertragung aus, geht eine Meldung an eine vereinbarte Ansprechperson. So fallen Störungen auf, bevor sie im Alltag Probleme machen. Vorgänge gehen dabei nicht verloren. Sie laufen nach der Behebung automatisch nach.

Aus der Messung wird Verbesserung

Läuft eine Verbindung gut, bleibt sie unverändert. Zeigen sich Schwachstellen, wird nachgebessert. Die Zahlen helfen außerdem beim nächsten Schritt, denn sie zeigen, wo die nächste Verbindung am meisten bewirkt.