Wissen:Fragen, Begriffe und Fristen

Rund um Prozessautomatisierung tauchen viele Fragen und Fachbegriffe auf. Was ist ein Medienbruch? Was verlangt die E-Rechnung? Wann ist eigene Software sinnvoll? Auf dieser Seite bündeln wir die Antworten.

Wir erklären verständlich und ohne Fachchinesisch. Wo wir Zahlen oder Pflichten nennen, belegen wir sie mit seriösen Quellen. Dazu zählen Statistikämter, Kammern, Bundesbehörden und Hochschulen. Werbeaussagen anderer Unternehmen nutzen wir nicht als Quelle.

Die Seite wächst mit. Neue Pflichten, aktuelle Zahlen und häufige Fragen aus Gesprächen mit Betrieben fließen laufend ein. Stand der Inhalte: Oktober 2026.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein reines PDF gilt seitdem nicht mehr als elektronische Rechnung. Zur Pflicht gehört auch eine revisionssichere Archivierung (Quelle: IHK Südlicher Oberrhein, E-Rechnung).

Für die Aufbewahrung gelten die GoBD des Bundesfinanzministeriums und nach der Fassung vom 14. Juli 2025 genügt bei einer E-Rechnung die strukturierte XML-Datei. Ein zusätzliches PDF ist nur bei abweichenden oder zusätzlichen steuerlich relevanten Angaben nötig (Quelle: ZDH, aktualisierte GoBD).

Die steuerliche Bewertung im Einzelfall klären Sie am besten mit Ihrem Steuerbüro. Mehr zur praktischen Umsetzung auf den Seiten zur E-Rechnung und zum Rechnungseingang.

Wichtig ist der Unterschied zwischen Empfangen und Ausstellen. Für den Empfang gilt die Pflicht bereits. Für das Ausstellen entscheidet der Umsatz des Vorjahres über den Termin. Mehr dazu auf der Seite zur E-Rechnung.

Digitalisierung und Automatisierung werden oft gleichgesetzt. Digitalisierung bringt Informationen in digitale Form. Automatisierung lässt Abläufe mit diesen Informationen von selbst laufen. Ein Betrieb kann also sehr digital sein und trotzdem kaum automatisiert.

Ähnlich ist es bei Schnittstelle und Integration. Eine Schnittstelle verbindet genau zwei Programme. Integration meint das Zusammenspiel aller Programme eines Betriebs. Sie besteht meist aus mehreren Schnittstellen.

Auch E-Rechnung und PDF werden oft verwechselt. Eine E-Rechnung enthält ihre Daten in einem strukturierten Format nach europäischer Norm. Ein PDF ist dagegen nur ein Seitenbild, auch wenn es per Mail kommt.

Jeder automatisierte Ablauf folgt demselben Muster. Ein Auslöser startet ihn, etwa eine eingehende Mail oder ein fester Termin. Danach folgen Schritte nach festen Regeln. Am Ende steht ein Ergebnis, zum Beispiel ein angelegter Vorgang.

Für Ausnahmen gibt es immer eine Zuständigkeit. Passt ein Vorgang nicht zur Regel, geht er an eine benannte Person. So bleibt der Mensch dort beteiligt, wo eine Entscheidung nötig ist. Mehr dazu im Bereich Automatisierung.

Automatisierte Abläufe arbeiten mit Geschäftsdaten und deshalb gelten einige Grundsätze. Jeder Zugang erhält nur die Rechte, die er für seine Aufgabe braucht. Personenbezogene Daten werden nur übertragen, wenn sie wirklich gebraucht werden.

Jeder Schritt wird protokolliert. So lässt sich später nachvollziehen, was wann geschehen ist. Fehler melden sich selbst. Und für jeden Ablauf gibt es einen Notfallweg von Hand.

Unsere Server stehen in Deutschland. Dokumentation und Zugänge bleiben in Ihrer Hand. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Daten.

Stammdaten sind die Grunddaten eines Betriebs. Dazu zählen Kunden, Lieferanten und Artikel. Alle Programme greifen auf sie zurück. Sind sie fehlerhaft, verbreiten sich die Fehler in jeden Vorgang.

Vor jeder Verbindung und jeder Automatisierung steht deshalb ein Blick auf die Stammdaten. Doppelte Einträge werden zusammengeführt. Veraltete Angaben werden bereinigt. Mehr dazu bei Stammdaten und Migration.

Der Automatisierungscheck ist ein Gespräch von dreißig Minuten per Video. Im Mittelpunkt steht ein Ablauf, der Sie beschäftigt. Wir fragen nach, hören zu und geben eine erste Einschätzung.

Danach wissen Sie, ob sich ein genauerer Blick anbietet. Oft zeigt sich schon im Gespräch ein möglicher erster Schritt. Eine Vorbereitung ist nicht nötig. Mehr dazu beim Automatisierungscheck.

Am Anfang steht oft nur ein Gefühl. Irgendetwas dauert zu lange und im Workshop wird daraus ein klares Bild. Die Potenzialanalyse bringt die Ideen in eine Reihenfolge.

Danach wird der erste Ablauf gebaut und mit echten Fällen getestet. Nach dem Start zeigt sich, ob er wirkt. Mehr zum Vorgehen auf der Seite So arbeiten wir.

Im Büro geht es oft um Rechnungen, Angebote und Anfragen. Im Lager um Bestände, Lieferscheine und Bestellungen. Im Außendienst um Stunden, Material und Fotos. In der Geschäftsführung um Berichte und Freigaben.

In jedem dieser Bereiche gibt es Abläufe, die sich jede Woche gleich wiederholen. Genau dort setzt Automatisierung an. Die Übersicht der vier Leistungsbereiche zeigt, welche Themen dazugehören.

Für Zahlen und Pflichten nutzen wir nur Quellen, die auch in einer wissenschaftlichen Arbeit bestehen würden. Dazu zählen amtliche Statistiken, Veröffentlichungen von Kammern und Bundesbehörden sowie Studien von Hochschulen.

Die Quelle nennen wir direkt bei der Angabe, verlinkt auf das Original. So können Sie jede Angabe selbst nachprüfen.

Wo eine Zahl älter ist, nennen wir das Jahr der Erhebung.