Prozesse & Beratung
Potenzialanalyse:Aus einer Wunschliste wird eine Reihenfolge
Nach der Prozessaufnahme liegen viele gute Ideen auf dem Tisch. Die Potenzialanalyse bringt sie in eine sinnvolle Reihenfolge und zeigt, wo Aufwand und Nutzen am besten zusammenpassen. So entscheiden Sie auf einer klaren Grundlage, womit Sie beginnen.
Kurz gesagt
Nach Aufwand und Nutzen geordnet.
Die Potenzialanalyse ordnet alle Ansatzpunkte aus der Prozessaufnahme nach Aufwand und Nutzen.
- Gerechnet wird mit Ihren eigenen Zahlen statt mit Werten aus Studien.
- Das Ergebnis ist eine übersichtliche Matrix und ein begründeter erster Schritt.
- Sie erhalten alle Ergebnisse schriftlich.
- Ob und wie es weitergeht, entscheiden Sie.
Was ist eine Potenzialanalyse? Nutzen und Aufwand, mit Ihren Zahlen.
Eine Potenzialanalyse bewertet mögliche Verbesserungen in Ihrem Betrieb. Sie beantwortet zwei Fragen. Wie viel bringt ein Schritt? Wie viel Aufwand steckt darin?
Grundlage sind die Ansatzpunkte aus der Prozessaufnahme. Jeder davon wird mit Zahlen aus Ihrem Alltag bewertet. Am Ende steht eine klare Reihenfolge.
Die Potenzialanalyse ist der dritte Schritt auf unserem Weg. Sie verbindet das Verstehen mit dem Handeln. Ihr Ergebnis fließt direkt in den Digitalisierungs-Fahrplan.
Eine Potenzialanalyse beantwortet damit eine einfache Frage. Womit fangen wir an? Die Antwort stützt sich auf Ihre eigenen Zahlen und auf die Erfahrung Ihres Teams. So entsteht eine Reihenfolge, die Sie nachvollziehen und vertreten können.
Das Ergebnis ist kein dickes Gutachten. Es ist eine klare Übersicht, die in eine Besprechung passt.
Wann eine Potenzialanalyse sinnvoll ist Mehr Ideen als Zeit und Budget.
Diese Situationen sprechen für eine strukturierte Bewertung.
- Es gibt mehr Ideen als Zeit und Budget.
- Verschiedene Abteilungen wünschen sich verschiedene Dinge.
- Ein größeres Vorhaben steht im Raum und soll gut vorbereitet sein.
- Bisherige Digitalisierungsschritte haben nicht den erhofften Nutzen gebracht.
- Sie möchten eine Investition intern gut begründen.
- Nach der Prozessaufnahme liegen viele Ansatzpunkte vor.
Warum Prioritäten
gerade jetzt zählen Erst spürbar, dann groß.
Der Wunsch, gleich das große Thema anzugehen, ist nachvollziehbar. Dort liegt meist auch der größte Nutzen. Große Vorhaben brauchen allerdings Zeit, binden viele Beteiligte und zeigen erst spät, ob sie tragen.
Deshalb empfehlen wir oft einen anderen Einstieg. Ein Schritt, der schnell spürbar ist, entlastet viele Mitarbeitende. Nebenbei liefert er die Daten, die das größere Vorhaben später braucht. So wächst das Vertrauen im Team und das große Thema steht auf einem sicheren Fundament.
So entsteht die Reihenfolge
Drei Schritte, gemeinsam mit Ihnen und auf Grundlage Ihrer eigenen Zahlen.
Ansatzpunkte sammeln
Alles, was wir im Workshop gefunden haben, kommt auf eine gemeinsame Liste.
Gemeinsam bewerten
Wir schätzen mit Ihnen ein, was jeder Ansatzpunkt bringt und was er kostet.
Eine klare Reihenfolge festlegen
Am Ende wissen Sie, womit Sie beginnen und was warten kann.
Worauf es bei der Bewertung ankommt
Nicht jeder Nutzen lässt sich in Euro ausdrücken. Weniger Stress im Büro, schnellere Antworten an Kunden oder weniger Abhängigkeit von einzelnen Personen haben ebenfalls einen Wert. Deshalb fließen sie in Ihre Entscheidung ein, auch wenn keine Zahl daneben steht.
Für die Rechnung genügen Zahlen, die Sie aus Ihrem Alltag kennen. Welche das sind und wie wir Aufwand und Nutzen im Einzelnen gewichten, zeigen wir Ihnen gern an Ihren eigenen Abläufen beim Termin vor Ort.
Fünf versteckte Kostentreiber
Viele Kosten tauchen in keiner Rechnung auf, weil sie im Alltag verschwinden. Wählen Sie einen Kostentreiber und sehen Sie, woran Sie ihn erkennen und wie wir ihn gemeinsam beziffern.
Stundenzettel, Lieferscheine und Mails werden von Hand übertragen.
Jede Woche gehen Bürostunden verloren. Beim Übertragen schleichen sich zudem Fehler ein.
Wie viele Stunden pro Woche überträgt Ihr Büro Zettel und Listen?
Zeichnungen, Lieferscheine und Mails müssen zusammengesucht werden.
Täglich verstreichen Minuten. Oft bleibt dabei unklar, wer zuständig ist.
Wie lange sucht eine Bürokraft am Tag nach Unterlagen?
Ob ein Auftrag Geld verdient hat, zeigt sich erst spät.
Verlustaufträge fallen oft erst beim Jahresabschluss auf.
Wie oft war ein Auftrag im letzten Jahr teurer als kalkuliert?
Nachbestellt wird, wenn jemandem auffällt, dass wenig da ist.
Eilbestellungen bringen Aufschläge, Expressfracht oder sogar Stillstand.
Wie oft im Monat bestellen Sie Material im Eilverfahren?
Wichtige Abläufe kennt nur eine einzige Person.
Heute kostet es nichts. Bei Ausfall oder Ruhestand wird es zum größten Risiko.
Was passiert, wenn diese Person drei Wochen ausfällt?
Ohne Beispielzahlen. Die Werte nennen Sie selbst, im Workshop oder schon vorab im Rechner auf der Startseite.
Typische schnelle Erfolge
Diese Abläufe eignen sich in vielen Betrieben für einen schnellen ersten Schritt. Ob das bei Ihnen genauso ist, zeigt die Analyse.
- Eingangsrechnungen automatisch erfassen, mehr beim Rechnungseingang
- Offene Angebote automatisch nachverfolgen, mehr bei der Angebotsverfolgung
- Wiederkehrende Berichte automatisch erstellen, mehr bei Berichte & Dashboards
- Anfragen aus dem Postfach direkt ins System übernehmen, mehr bei der Workflow-Automatisierung
- Freigaben digital statt per Unterschriftenmappe, mehr bei den digitalen Freigaben
- Erinnerungen, wenn ein Vorgang zu lange liegt
Was Sie danach in der Hand haben
Am Ende steht eine klare Grundlage für Ihre Entscheidungen.
Alle Ansatzpunkte übersichtlich auf einem Blatt, mit einer nachvollziehbaren Einschätzung auf Basis Ihrer eigenen Angaben. Den passenden ersten Schritt wählen wir gemeinsam so aus, dass er schnell spürbar wirkt.
Alle Unterlagen gehören Ihnen. Sie können sie für Ihre Budgetplanung nutzen oder mit anderen Partnern umsetzen. Eine Verpflichtung entsteht durch die Potenzialanalyse nicht.
Wo verliert Ihr Betrieb heute Zeit?
In dreißig Minuten per Video finden wir es gemeinsam heraus. Kostenfrei und ohne Vorbereitung.
Wann sich ein Schritt rechnet Bewusst vorsichtig gerechnet.
Zur Nutzenrechnung gehört auch der Blick auf die Kosten, einmalig wie laufend. Wir rechnen dabei bewusst vorsichtig, denn ein zu optimistisches Ergebnis hilft niemandem. Fällt der Nutzen später größer aus, freut sich jeder.
Wie wir die Ergebnisse vorstellen
und wie es weitergeht
Die Ergebnisse stellen wir Ihnen in einem gemeinsamen Termin vor. Die Matrix bildet dabei den Mittelpunkt. Zu jedem Ansatzpunkt gibt es die Rechnung und eine kurze Begründung.
Im Termin ist Raum für Fragen und Einwände. Oft ergänzt die Geschäftsführung noch einen Punkt, der in den Zahlen fehlt. Am Ende steht eine Entscheidung, die alle Beteiligten nachvollziehen können.
Der begründete erste Schritt kann direkt umgesetzt werden. Sind mehrere Schritte sinnvoll, ordnet der Digitalisierungs-Fahrplan sie über ein bis zwei Jahre.
Sie entscheiden, ob Sie den Weg mit uns gehen. Die Ergebnisse gehören Ihnen. Sie lassen sich auch für Gespräche mit anderen Anbietern nutzen.
Beispielszenario aus dem Fensterbau.
Fensterbau, rund 60 Mitarbeitende
- Ausgangslage
- Die Geschäftsführung wünscht sich digitale Urlaubsanträge, ein neues Warenwirtschaftssystem, digitale Zeiterfassung in der Montage und die automatische Erfassung von Lieferantenrechnungen.
- Was sich zeigt
- Die Urlaubsanträge sind schnell gemacht, bringen aber wenig. Das neue System bringt viel, ist aber groß und riskant. Die Zeiterfassung in der Montage betrifft fast alle Mitarbeitenden, ist in wenigen Wochen umsetzbar und liefert genau die Zeitdaten, die später für die Auswahl eines Systems gebraucht werden.
- Möglicher erster Schritt
- Die digitale Zeiterfassung in der Montage. Das neue System kommt nicht zuerst, aber es wird durch diesen Schritt vorbereitet.
Illustratives Szenario auf Basis typischer Abläufe im Mittelstand.
Woran Sie eine gute Potenzialanalyse erkennen
Fünf Merkmale, an denen Sie eine belastbare Bewertung erkennen.
- Sie rechnet mit Zahlen aus dem eigenen Betrieb.
- Sie macht jede Annahme sichtbar.
- Sie berücksichtigt auch Wirkungen ohne Eurobetrag.
- Sie bezieht das Team ein.
- Sie endet mit einer klaren Empfehlung.
Wo dieser Schritt steht
Drei Schritte mit steigendem Aufwand. Sie entscheiden nach jedem neu, ob es weitergeht.
Was dazugehört
Die Potenzialanalyse baut auf der Prozessaufnahme auf. Wie die Schritte über ein bis zwei Jahre zusammenhängen, zeigt der Digitalisierungs-Fahrplan. Typische erste Schritte sind die Angebotsverfolgung oder die Automatisierung des Rechnungseingangs.
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Häufige Fragen.Kurze Antworten zuerst.
In der Regel ja. Die Potenzialanalyse bewertet die Ansatzpunkte, die bei der Aufnahme sichtbar werden. Ohne diese Grundlage fehlen die Zahlen für eine belastbare Reihenfolge.
Aus Ihrem Betrieb. Wir fragen nach Stunden, Fällen und Kosten, die Sie kennen. Werte aus Studien verwenden wir dafür nicht.
Dann arbeiten wir mit vorsichtigen Schätzungen. Wichtig ist eine nachvollziehbare Größenordnung. Genauigkeit auf den Euro ist nicht nötig.
Ja, wenn das aus Ihrer Sicht richtig ist. Die Analyse zeigt dann, welche Vorarbeiten das große Projekt sicherer machen.
Das hängt von der Zahl der Ansatzpunkte ab. Den Zeitrahmen stimmen wir nach der Prozessaufnahme gemeinsam ab.
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