Medienbruch: Was doppelte Erfassung Ihren Betrieb im Jahr kostet

Was ist ein Medienbruch?

Ein Medienbruch ist die Stelle, an der eine Information ihr Format wechselt und ein Mensch sie neu erfassen muss. Das klassische Beispiel ist Papier, das abgetippt wird. Heute sieht er meist anders aus: eine Mail, deren Inhalt in ein Programm übertragen wird, oder ein Export, der in eine Tabelle kopiert wird.

Wichtig ist der Unterschied zwischen digital und verbunden. Ein Betrieb kann alle Informationen digital haben und trotzdem an jeder Übergabe abtippen. Digitalisierung bringt Informationen in digitale Form. Automatisierung lässt Abläufe mit diesen Informationen von selbst laufen.

Die Rechnung in drei Zahlen

Für eine erste Schätzung brauchen Sie drei Angaben: wie oft der Vorgang im Monat vorkommt, wie viele Minuten er von Hand dauert und was eine Stunde im Büro kostet. Daraus ergibt sich:

Vorgänge pro Monat × Minuten ÷ 60 × 12 × Stundensatz = Kosten pro Jahr

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten:

Das ist ein einziger Vorgang. In einem typischen Betrieb gibt es mehrere davon: Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine, Arbeitszeiten, Rückmeldungen aus der Werkstatt. Probieren Sie es mit Ihren eigenen Zahlen im Rechner auf unserer Startseite. Ihre Eingaben bleiben im Browser.

Was die Rechnung nicht zeigt

Die Formel misst nur die Zeit für das Übertragen. Drei Kosten tauchen darin nicht auf, und sie sind oft größer.

• Fehler: Studien, die der Wirtschaftsinformatiker Raymond Panko zusammengetragen hat, kommen schon bei sehr einfachen Tätigkeiten auf etwa einen Fehler pro zweihundert Handgriffe. Jeder Fehler kostet später Rückfragen, Korrekturen oder eine falsche Lieferung.
• Wartezeit: Ein Vorgang, der auf das Abtippen wartet, steht still. Der Kunde wartet auf die Bestätigung, die Werkstatt auf den Auftrag, die Buchhaltung auf den Beleg.
• Abhängigkeit: Oft weiß nur eine Person, wie die Übertragung genau geht. Ist sie im Urlaub, stockt der Ablauf.

Für die Entscheidung genügt deshalb meist die Größenordnung. Ob ein Vorgang 8.000 oder 11.000 Euro im Jahr kostet, ändert wenig. Ob es 500 oder 10.000 Euro sind, ändert viel.

So finden Sie die Medienbrüche in Ihrem Betrieb

Medienbrüche fallen im Alltag kaum auf, weil sie zur Routine gehören. Am zuverlässigsten findet man sie an einem echten Fall.

1. Nehmen Sie einen aktuellen Vorgang, zum Beispiel eine Anfrage aus der letzten Woche.
2. Gehen Sie seinen Weg vom Eingang bis zur Rechnung durch, Schritt für Schritt.
3. Markieren Sie jede Stelle, an der jemand etwas abtippt, kopiert oder ausdruckt.
4. Notieren Sie dazu, wer es tut und wie oft im Monat.
5. Rechnen Sie für die zwei oder drei häufigsten Stellen die drei Zahlen von oben durch.

Wer das einmal gemacht hat, sieht seinen Betrieb mit anderen Augen. Bei Prozessaufnahmen von MintCode Solutions zeigt sich häufig, dass der größte Aufwand durch Medienbrüche nicht dort liegt, wo der Betrieb ihn vermutet. Wenn Sie den Weg lieber mit jemandem von außen gehen, ist die Prozessaufnahme vor Ort dafür da.

Verbinden statt neu kaufen

Laut KfW hat im Zeitraum 2022 bis 2024 knapp ein Drittel der mittelständischen Unternehmen ein Digitalisierungsvorhaben abgeschlossen. Die Ausgaben für Digitalisierung sind dabei auf knapp 24 Milliarden Euro gesunken. Große neue Systeme stehen in vielen Betrieben also nicht auf dem Plan.

Das müssen sie auch nicht. Wir bei MintCode Automate erleben, dass die meisten Medienbrüche im Mittelstand zwischen Programmen entstehen, die bereits im Einsatz sind, und nicht durch fehlende Software. Eine Schnittstelle verbindet zwei Programme so, dass niemand mehr etwas kopieren muss. Ein automatisierter Ablauf holt Informationen aus einer Mail und legt sie im richtigen System an. Neue Software ist erst dann sinnvoll, wenn das Vorhandene die Aufgabe wirklich nicht leisten kann.