Arbeitszeiterfassung: Was der Entwurf zum Arbeitszeitgesetz verlangt und wie Betriebe sich vorbereiten

Was schon heute gilt

Mit seinem Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht festgestellt, dass Arbeitgeber die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, ausgelegt im Einklang mit dem Unionsrecht.

Die Pflicht besteht also bereits. Offen gelassen hat das Gericht, in welcher Form erfasst werden muss. Genau das soll die Reform des Arbeitszeitgesetzes regeln.

Was der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 vorsieht

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat am 18. Juni 2026 einen Referentenentwurf vorgelegt. Die wichtigsten Punkte:

• Erfasst werden Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung.
• Die Erfassung soll elektronisch erfolgen. Ein bestimmtes System schreibt der Entwurf nicht vor.
• Arbeitgeber können die Erfassung an die Beschäftigten übertragen. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
• Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Beschäftigte dürfen sie einsehen.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Der Arbeitgeber muss aber von Verstößen gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten erfahren, etwa über automatische Hinweise oder Stichproben.
• Verstöße gegen Erfassung, Aufbewahrung oder Einsicht sollen mit Bußgeldern bis 50.000 Euro geahndet werden können.

Für die elektronische Form sieht der Entwurf Übergangsfristen nach Betriebsgröße vor:

Wichtig ist der Unterschied zwischen Pflicht und Form. Auch ein Betrieb mit acht Beschäftigten muss erfassen. Er darf es nach dem Entwurf nur weiter auf Papier tun.

Noch ist es ein Entwurf

Ein Referentenentwurf ist kein Gesetz. Wirtschaftsverbände und Teile der Regierungskoalition haben Kritik geäußert, Änderungen im parlamentarischen Verfahren gelten als wahrscheinlich. Auch der Bundesrat muss zustimmen. Fristen und Details können sich deshalb noch verschieben.

Für die Vorbereitung ändert das wenig. Die Pflicht zur Erfassung gilt seit 2022, und die Richtung des Entwurfs ist klar: zeitnah, elektronisch, nachvollziehbar.

Wo es im Alltag hakt

Bei der Arbeitszeiterfassung beobachtet MintCode Solutions, dass die meiste Arbeit nicht beim Erfassen entsteht, sondern danach im Büro. Zettel kommen unvollständig zurück, werden im Büro abgetippt und in die Lohnabrechnung übertragen. Für die Nachkalkulation werden dieselben Zeiten noch einmal einem Auftrag zugeordnet.

Wer die Erfassung ohnehin umstellen muss, kann diesen Weg gleich mit lösen. Das gilt besonders für Betriebe mit Montage, Baustelle oder Außendienst, in denen Zeiten heute erst Tage später im Büro ankommen.

So lösen Sie es mit Nutzen

1. Am Ort der Arbeit erfassen: per App auf Smartphone oder Tablet, auch ohne Netz mit späterer Übertragung. Das passt zur Vorgabe „am Tag der Arbeitsleistung“.
2. Einmal erfassen, mehrfach nutzen: Dieselbe Buchung dient der Arbeitszeit, der Lohnabrechnung und der Zuordnung zum Auftrag.
3. Warnungen automatisch: Überschreitungen der Höchstarbeitszeit oder zu kurze Ruhezeiten werden angezeigt. Das deckt auch die Anforderung bei Vertrauensarbeitszeit ab.
4. Aufbewahrung geregelt: Aufzeichnungen liegen nachvollziehbar und mindestens so lange vor, wie es verlangt wird.

Wie das konkret aussieht, beschreibt unsere Seite zur mobilen Erfassung. Oft genügt eine Verbindung zur vorhandenen Lohn- oder Auftragssoftware über eine Schnittstelle.